कर्मचारी के कंपनी छोड़ने पर ग्रुप कार्ड का क्या होता है?

संक्षिप्त उत्तर: SignThisCard पर कार्ड उसी के होते हैं जिसने उन्हें बनाया। जब कोई कर्मचारी आपका टीम अकाउंट छोड़ता है, तो उसके कार्ड उसके अपने अकाउंट में रहते हैं और उसके अपने प्लान पर लौट जाते हैं। कोई सहकर्मी या एडमिन किसी और का कार्ड अपने हाथ में नहीं ले सकता, इसलिए पहले से प्लान करें: एक बैकअप ऑर्गनाइज़र तय करें और किसी के जाने से पहले कार्ड सील करके भेज दें।

HR टीमों की यह आम चिंता है। ऑफिस में कोई आधे जन्मदिन और फेयरवेल कार्ड संभालता है, फिर इस्तीफा दे देता है, और किसी को नहीं पता कि आधे साइन हुए कार्ड का क्या होगा। यह गाइड साफ बताती है कि SignThisCard पर क्या होता है, क्या नहीं होता, और एक छोटा-सा कंटिन्यूटी प्लान जिससे कोई कमी न रहे। कंपनी अकाउंट की पूरी जानकारी के लिए हमारी बिज़नेस के लिए ग्रुप कार्ड वाली गाइड से शुरू करें।

टीम छोड़ने पर कर्मचारी के कार्डों का क्या होता है?

उनके कार्ड उनके अपने अकाउंट में रहते हैं, और वे अपने निजी प्लान पर लौट जाते हैं। न कुछ डिलीट होता है, न कंपनी के पास जाता है।

SignThisCard टीम में एक सीट से कोई व्यक्ति Unlimited प्लान पर कार्ड बना सकता है। जब वह व्यक्ति टीम छोड़ता है, या मालिक या कोई एडमिन उसे हटाता है, तो तीन चीज़ें होती हैं:

• कार्ड उसी के रहते हैं। कार्ड बनाने वाले के होते हैं, टीम या कंपनी के नहीं।
• वह अपने प्लान पर लौट जाता है, जैसे Free प्लान, अगर उसने कभी निजी तौर पर भुगतान नहीं किया।
• उसकी सीट खाली हो जाती है और टीम में किसी और को मिल सकती है।

यह जानबूझकर है: कार्ड एक ग्रुप की तरफ से निजी संदेश है, और उसकी ज़िम्मेदारी ऑर्गनाइज़र की रहती है। लेकिन इसका मतलब है कि कंपनी कार्डों को साझा संपत्ति नहीं मान सकती। अगर आप अभी रोल और हटाने की व्यवस्था सेट कर रहे हैं, तो हमारी कंपनी का ग्रुप कार्ड अकाउंट मैनेज करने वाली गाइड टीम पेज के बारे में सब बताती है।

क्या कार्ड बनाने वाले की गैरमौजूदगी में कोई और कार्ड संभाल सकता है?

नहीं। कार्ड सिर्फ उसे बनाने वाला ही मैनेज कर सकता है। किसी सहकर्मी, टीम एडमिन या मालिक के पास किसी और का कार्ड अपने हाथ में लेने का कोई तरीका नहीं है।

कार्ड मैनेज करने का मतलब है उसे सील करना, भेजना और मैसेज हटाना। ये काम सिर्फ बनाने वाला कर सकता है। ऑर्गनाइज़र बीमार हो, छुट्टी पर हो या कंपनी छोड़ चुका हो, तो क्या चलता है और क्या नहीं:

यानी कार्ड सुरक्षित है और लोग मैसेज जोड़ते रह सकते हैं। लेकिन जब तक बनाने वाला उसे सील करके नहीं भेजता, वह पाने वाले तक नहीं पहुँच सकता।

ऑर्गनाइज़र के जाने पर कार्ड कैसे चलते रखें?

एक आसान कंटिन्यूटी प्लान अपनाएँ: एक तय बैकअप, छुट्टी से पहले कार्ड पूरे करने का नियम, और एक फॉलबैक। इसे तय करने में पाँच मिनट लगते हैं और बाद की बहुत-सी उलझन बच जाती है।

1. हर टीम के लिए एक बैकअप ऑर्गनाइज़र तय करें। अगर प्रिया फाइनेंस के लिए कार्ड ऑर्गनाइज़ करती है, तो तय करें कि उसकी छुट्टी में नए कार्ड राहुल संभालेगा।
2. छुट्टी से पहले सील करके भेजें। ऑर्गनाइज़र से कहें कि छुट्टी के दौरान जिस कार्ड की तारीख पड़ती है, उसे आखिरी दिन से पहले पूरा कर दें। सील करने से साइनिंग बंद हो जाती है और दोबारा नहीं खुलती, इसलिए पहले कार्ड जाँच लें।
3. रिमाइंडर सेट करें। ऑर्गनाइज़र भेजने की तय तारीख से 365 दिन पहले तक का ईमेल रिमाइंडर सेट कर सकते हैं, जो UK समय के अनुसार सुबह लगभग 9 बजे आता है। इसका इस्तेमाल करें ताकि छुट्टी के अगले हफ्ते वाला कार्ड भूल न जाए। हमारी ग्रुप कार्ड शेड्यूल करने वाली गाइड बताती है कि रिमाइंडर कैसे काम करते हैं, क्योंकि कार्ड अपने-आप नहीं भेजे जाते।
4. एग्ज़िट मीटिंग में खुले कार्ड देखें। दूसरे कामों के हैंडओवर के साथ अपनी लीवर चेकलिस्ट में "कोई ग्रुप कार्ड अधूरा तो नहीं?" जोड़ें।
5. तैयार कार्डों की PDF रखें। प्रिंट व्यू से ऑर्गनाइज़र यादगार के तौर पर PDF डाउनलोड कर सकता है। हमारी ग्रुप कार्ड को PDF के रूप में प्रिंट करने वाली गाइड देखें।
6. ज़रूरत हो तो नया कार्ड शुरू करें। अगर ऑर्गनाइज़र जा चुका है और कार्ड अटका है, तो बैकअप एक नया कार्ड शुरू करके नया साइनिंग लिंक शेयर करे।

अगर ऑर्गनाइज़र पहले ही जा चुका हो तो?

पहले उससे संपर्क करें; कार्ड अब भी उसी का है। क्योंकि कार्ड बनाने वाले के अपने अकाउंट में रहते हैं, पुराना सहकर्मी आम तौर पर अब भी लॉग इन करके उसे भेज सकता है। एक दिक्कत: अगर वह ऐसे ऑफिस ईमेल से साइन इन करता है जिसका एक्सेस अब उसके पास नहीं है, तो ईमेल से भेजा गया साइन-इन लिंक उस तक नहीं पहुँचेगा, हालाँकि अगर उसने पासवर्ड सेट किया था तो वह पासवर्ड से लॉग इन कर सकता है।

अगर उससे संपर्क न हो पाए, तो नया कार्ड शुरू करें। साइन करने वालों को दोबारा साइन करना होगा, इसलिए आमंत्रण मैसेज में वजह बता दें, जैसे: "पुराना कार्ड भेजा नहीं जा सका, इसलिए हमने नया कार्ड शुरू किया है। दोबारा कहने के लिए माफ़ी।"

अगर जाने वाला व्यक्ति टीम का मालिक हो तो?

मालिक टीम नहीं छोड़ सकता। अकाउंट किसी और को सौंपने के लिए, उसके जाने से पहले ओनरशिप ट्रांसफर करवाने के लिए हमसे संपर्क करें।

यह इसलिए अहम है क्योंकि सीटें खरीदना और बिलिंग संभालना सिर्फ मालिक का काम है। अगर मालिक बिना हैंडओवर के चला जाए, तो कोई और न सीटें जोड़ सकता है, न पेमेंट कार्ड बदल सकता है। इस रोल वाले व्यक्ति के लिए ओनरशिप ट्रांसफर को अपनी लीवर प्रक्रिया में शामिल करें, और कम से कम एक टीम एडमिन रखें ताकि इस बीच आमंत्रण और हटाने का काम चलता रहे।

जाने वाले व्यक्ति के अपने कार्ड का क्या?

वह फेयरवेल कार्ड है, और सामान्य नियम लागू होते हैं। ऑर्गनाइज़र कोई ऐसा व्यक्ति हो जो कंपनी में रह रहा है, जाने वाला नहीं।

अगर जाने वाला ही आपका नियमित कार्ड ऑर्गनाइज़र है, तो उसका फेयरवेल कार्ड किसी और से बनवाएँ। इससे सरप्राइज़ बना रहता है, और कार्ड उसी व्यक्ति के अकाउंट में नहीं अटकता जिसके लिए वह बना है।

क्या सबके कार्ड देखने की कोई एक जगह है?

नहीं। कंपनी-भर के कार्डों का कोई डैशबोर्ड नहीं है। हर ऑर्गनाइज़र अपने कार्ड हर कार्ड के मैनेजमेंट पेज पर देखता है। टीम पेज पर इस्तेमाल हुई सीटें, रिन्यूअल की तारीख और इनवॉइस दिखते हैं, और मालिक व एडमिन सदस्यों की सूची देखते हैं।

अगर आपको एक जगह सब कुछ देखना है, तो आने वाले कार्डों, उनके ऑर्गनाइज़र और बैकअप की एक शेयर्ड स्प्रेडशीट अच्छा काम करती है। ग्रुप कार्ड एडमिन डैशबोर्ड और रिपोर्टिंग पर हमारी ईमानदार गाइड बताती है कि क्या दिखता है और क्या नहीं, और कब किसी दूसरे तरह का टूल बेहतर है।

मुख्य बातें

• SignThisCard पर कार्ड उसी के होते हैं जिसने उन्हें बनाया, और टीम छोड़ने पर भी उसके अपने अकाउंट में रहते हैं।
• जाने वाले अपने निजी प्लान पर लौट जाते हैं, और उनकी टीम सीट खाली हो जाती है।
• कोई सहकर्मी, एडमिन या मालिक किसी और का कार्ड अपने हाथ में नहीं ले सकता, न सील कर सकता है, न भेज सकता है।
• ऑर्गनाइज़र की गैरमौजूदगी में भी सहकर्मी साइनिंग लिंक से कार्ड पर साइन कर सकते हैं।
• एक बैकअप ऑर्गनाइज़र, छुट्टी से पहले कार्ड सील करके भेजना, और PDF यादगार कार्डों को समय पर रखते हैं।
• टीम का मालिक टीम नहीं छोड़ सकता; ओनरशिप ट्रांसफर के लिए SignThisCard से संपर्क करें।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

क्या एडमिन किसी कार्ड को दूसरे कर्मचारी को ट्रांसफर कर सकता है?

नहीं। कार्ड ट्रांसफर करने या किसी एडमिन के उसे अपने हाथ में लेने का कोई तरीका नहीं है। कार्ड को सील करना, भेजना और मैसेज हटाना सिर्फ बनाने वाला कर सकता है। अगर बनाने वाला उसे पूरा न कर सके, तो व्यावहारिक रास्ता यह है कि बैकअप ऑर्गनाइज़र नया कार्ड शुरू करके नया साइनिंग लिंक शेयर करे।

किसी को टीम से हटाने पर क्या कार्ड डिलीट हो जाएगा?

नहीं। किसी को टीम से हटाने पर उसके कार्ड डिलीट नहीं होते। कार्ड उसके अपने अकाउंट में रहते हैं और वह अपने प्लान पर लौट जाता है। अगर कोई कार्ड या अकाउंट डिलीट करवाना चाहे, तो SignThisCard सपोर्ट से संपर्क कर सकता है, और प्राइवेसी नोटिस बताता है कि डेटा कैसे रखा जाता है।

क्या ऑर्गनाइज़र के छुट्टी पर होने पर भी सहकर्मी साइन कर सकते हैं?

हाँ। साइनिंग लिंक वाला कोई भी व्यक्ति मैसेज जोड़ सकता है, ऑर्गनाइज़र मौजूद हो या न हो। वे बस कार्ड सील या भेज नहीं सकते। अगर कार्ड की तारीख छुट्टी के बीच पड़ती है, तो ऑर्गनाइज़र जाने से पहले उसे सील करके भेज दे।

अगर ऑर्गनाइज़र कार्ड अधूरा छोड़कर चला जाए और संपर्क न हो पाए तो?

बैकअप ऑर्गनाइज़र के साथ नया कार्ड शुरू करें और नया साइनिंग लिंक शेयर करें। साइन करने वालों को अपने मैसेज दोबारा जोड़ने होंगे, इसलिए छोटे में वजह बताएँ और डेडलाइन थोड़ी लंबी रखें। फिर अपनी लीवर प्रक्रिया में खुले कार्डों की जाँच जोड़ें ताकि अगली बार ऐसा न हो।

क्या जाने वाले की सीट चली जाती है?

हाँ। जब कोई टीम छोड़ता है या हटाया जाता है, तो वह अपने निजी प्लान पर लौट जाता है और उसकी सीट दूसरे सदस्य के लिए खाली हो जाती है। सीटें पहले मालिक को, फिर एडमिन को, फिर सदस्यों को उनके जुड़ने के क्रम में मिलती हैं।

क्या हम अपने रिकॉर्ड के लिए कार्डों की कॉपी रख सकते हैं?

ऑर्गनाइज़र प्रिंट व्यू से यादगार के तौर पर PDF डाउनलोड कर सकता है। PDF में म्यूज़िक या एनिमेशन नहीं होते। हमारी राय में रिटायरमेंट और लंबी सेवा वाले कार्डों के लिए यह ज़रूर करना चाहिए, क्योंकि लोग अक्सर इन्हें सालों तक संभालकर रखते और दोबारा पढ़ते हैं।

निष्कर्ष

जब कोई कर्मचारी कंपनी छोड़ता है, तो उसके ग्रुप कार्ड उसके साथ जाते हैं: वे बनाने वाले के अपने अकाउंट में रहते हैं, और कोई और उन्हें अपने हाथ में नहीं ले सकता। इसलिए एक आसान कंटिन्यूटी प्लान ज़रूरी है: एक बैकअप ऑर्गनाइज़र, छुट्टी से पहले सील करके भेजे गए कार्ड, और अहम कार्डों की PDF। अपनी टीम SignThisCard के टीम पेज पर सेट करें, या अगर कोई कार्ड अटका है, तो कुछ ही मिनटों में नया कार्ड शुरू करें।