कंपनी का ग्रुप कार्ड अकाउंट कैसे मैनेज करें

संक्षिप्त उत्तर: SignThisCard पर कंपनी का ग्रुप कार्ड अकाउंट मैनेज करने के लिए मालिक टीम पेज पर टीम शुरू करता है और सीटों का भुगतान करता है। हर सीट से एक व्यक्ति Unlimited प्लान पर कार्ड बना सकता है। मालिक और टीम एडमिन एक बार में 25 लोगों तक को आमंत्रित कर सकते हैं, सदस्यों को हटा सकते हैं और सहकर्मियों को कंपनी ईमेल से जुड़ने दे सकते हैं।

कंपनी अकाउंट चलाने में असल सवाल एक ही है: कार्ड बनाने का अधिकार किसे मिलना चाहिए? यह गाइड सीटें, तीन रोल, लोगों को जोड़ने और हटाने का तरीका, और कंपनी ईमेल से जुड़ने की सीमाएँ समझाती है, ताकि आप एक ही बार में सब सेट कर सकें। कंपनियाँ ग्रुप कार्ड का इस्तेमाल कैसे करती हैं, इसकी पूरी तस्वीर के लिए हमारी बिज़नेस के लिए ग्रुप कार्ड वाली गाइड देखें।

क्या कंपनी प्लान पर हर कर्मचारी कार्ड बना सकता है?

नहीं, टीम के प्लान पर सिर्फ वही लोग कार्ड बना सकते हैं जिनके पास सीट है। साइन हर कोई फ्री में कर सकता है। बजट बनाते समय यही सबसे अहम बात है।

एक सीट से एक व्यक्ति भुगतान किए गए साल भर Unlimited प्लान पर कार्ड बना सकता है। कार्ड पर साइन करने के लिए कभी सीट नहीं चाहिए, और साइन करने वालों को अकाउंट की भी ज़रूरत नहीं होती। इसलिए 300 लोगों के ऑफिस को शायद सिर्फ उन चंद लोगों के लिए सीट चाहिए जो असल में कार्ड ऑर्गनाइज़ करते हैं: HR, ऑफिस मैनेजर, टीम लीड और PA।

मालिक हमेशा एक सीट लेता है। सीटें बाँटते समय पहले मालिक को, फिर टीम एडमिन को, और फिर सदस्यों को उनके जुड़ने के क्रम में मिलती हैं। जब सारी सीटें भरी हों, तो नए आमंत्रण और कंपनी डोमेन से जुड़ना बंद रहता है। अगर आप बाद में रिन्यूअल पर सीटें कम करते हैं और सदस्य सीटों से ज़्यादा हैं, तो सबसे आखिर में जुड़ने वाले लोग बिना सीट के रह जाते हैं, इसलिए ज़्यादा लोगों को आमंत्रित करने से पहले पर्याप्त सीटें खरीद लें। हमारी टीम प्लान में सीटें जोड़ने वाली गाइड बताती है कि साल के बीच में सीटें कैसे बढ़ाएँ।

जिसके पास टीम सीट नहीं है, वह भी अपने निजी प्लान पर SignThisCard इस्तेमाल कर सकता है, जैसे Free प्लान (एक कार्ड, 15 साइनर तक)।

मालिक, एडमिन और सदस्य क्या-क्या कर सकते हैं?

बिलिंग मालिक के हाथ में है; लोगों को मालिक और एडमिन संभालते हैं; सदस्य कार्ड बनाते हैं। बँटवारा कुछ ऐसा है।

हमारी राय में ज़्यादातर कंपनियों के लिए दो एडमिन सही संख्या है: छुट्टियों में काम चलता रहे, और इतने कम कि सबको पता हो किससे पूछना है।

टीम अकाउंट स्टेप बाय स्टेप कैसे सेट और मैनेज करें?

टीम शुरू करें, सीटों का भुगतान करें, फिर लोगों को आमंत्रित करें। सीटों का भुगतान होने तक आमंत्रण बंद रहते हैं।

1. टीम शुरू करें। कन्फर्म ईमेल से लॉग इन करें, टीम पेज खोलें और अपनी कंपनी या टीम का नाम डालें। आप मालिक बन जाते हैं। नई टीम अभी एक्टिव नहीं होती।
2. सीटें खरीदें। मालिक के तौर पर सीटों की संख्या चुनें (कम से कम तीन) और Stripe के ज़रिए कार्ड से भुगतान करें। पूरी टीम के लिए यह एक सालाना भुगतान है। हर टियर की सीट की कीमत प्लान पेज पर है।
3. सहकर्मियों को आमंत्रित करें। एक बार में 25 ईमेल पते तक डालें। हर आमंत्रण लिंक एक बार चलता है और 14 दिन तक वैध रहता है।
4. आमंत्रित लोगों को जुड़ने दें। नया व्यक्ति लिंक खोलकर एक ही स्टेप में अकाउंट बनाता है: नाम और पासवर्ड। आमंत्रण से उसका ईमेल कन्फर्म हो जाता है और वह तुरंत जुड़ जाता है। जिनका पहले से अकाउंट है, वे लॉग इन करके Join पर क्लिक करते हैं।
5. एडमिन बनाएँ। एक-दो सदस्यों को टीम एडमिन बनाएँ ताकि आमंत्रण और हटाने का सारा काम आप पर निर्भर न रहे।
6. कंपनी ईमेल से जुड़ने का फैसला करें। चाहें तो आपकी कंपनी के डोमेन पर कन्फर्म ईमेल वाले सहकर्मियों को बिना आमंत्रण जुड़ने दें (नीचे देखें)।
7. सूची नियमित रूप से देखें। जो लोग अब कार्ड ऑर्गनाइज़ नहीं करते या कंपनी छोड़ चुके हैं, उन्हें हटाएँ ताकि सीटें सही लोगों के पास रहें।

आमंत्रण के लिए सुझाव

• सूची को बैच में भेजें। हर राउंड में 25 पते, यानी 60 ऑर्गनाइज़र की सूची तीन राउंड में जाएगी।
• लोगों को पहले बता दें। Slack या Microsoft Teams में एक छोटा-सा मैसेज आमंत्रण को स्पैम समझे जाने से बचाता है।
• 14 दिन बाद दोबारा आमंत्रित करें। एक्सपायर हुआ लिंक काम नहीं करेगा, इसलिए नया आमंत्रण भेजें।

क्या कर्मचारी अपने ऑफिस ईमेल से अपने-आप जुड़ सकते हैं?

हाँ, अगर मालिक कंपनी डोमेन से जुड़ना चालू करे, लेकिन इसकी सीमाएँ हैं। यह एक सुविधा है, पूरी ऑटोमैटिक प्रोविज़निंग नहीं।

डोमेन जॉइनिंग चालू होने पर मालिक के अपने कंपनी डोमेन पर कन्फर्म ईमेल (जैसे @acme.co.in) वाला कोई भी व्यक्ति बिना आमंत्रण टीम से जुड़ सकता है, बशर्ते सीटें खाली हों। ये सीमाएँ ध्यान में रखें:

• पर्सनल ईमेल नहीं चलते। Gmail, Outlook, Hotmail, Yahoo, iCloud और ऐसे पतों से डोमेन जॉइनिंग नहीं हो सकती।
• यह सिर्फ मालिक के डोमेन से मेल खाता है। किसी दूसरे डोमेन वाले सहकर्मियों को, जैसे सिस्टर कंपनी के लोगों को, अब भी आमंत्रण चाहिए।
• सीटें खत्म होते ही यह रुक जाता है। डोमेन जॉइनिंग सिर्फ तब तक चलती है जब तक सीटें खाली हैं।
• कोई डायरेक्टरी सिंक नहीं। और कोई ऑटोमैटिक प्रोविज़निंग नहीं है: न SSO, न HR सिस्टम (HRIS) इंटीग्रेशन, न कर्मचारियों का CSV इंपोर्ट।

अगर आपकी IT टीम चाहती है कि नए कर्मचारी Microsoft Entra ID, Okta या किसी HR सिस्टम से अपने-आप जुड़ जाएँ, तो SignThisCard आज इसके लिए नहीं बना है। आमंत्रण या डोमेन जॉइनिंग ही विकल्प हैं।

किसी को टीम से कैसे हटाएँ?

मालिक या कोई टीम एडमिन उन्हें टीम पेज पर सदस्यों की सूची से हटाता है। सदस्य खुद भी टीम छोड़ सकते हैं।

इसके बाद क्या होता है, यह काम जारी रखने के लिए अहम है:

• उनके कार्ड उन्हीं के पास रहते हैं। कार्ड उसी के होते हैं जिसने उन्हें बनाया, और उसके अपने अकाउंट में रहते हैं। वह व्यक्ति बस अपने निजी प्लान पर लौट जाता है।
• कोई उनके कार्ड अपने हाथ में नहीं ले सकता। किसी एडमिन या सहकर्मी के पास किसी और का कार्ड मैनेज करने का कोई तरीका नहीं है। साइन करने वाले साइनिंग लिंक से साइन करते रह सकते हैं, लेकिन सील करके भेज सिर्फ बनाने वाला सकता है।
• उनकी सीट खाली हो जाती है और टीम में किसी और को मिल सकती है।

इसलिए किसी एक्टिव ऑर्गनाइज़र को हटाने से पहले देख लें कि उसका कोई कार्ड अधूरा तो नहीं है। हमारी कर्मचारी के कंपनी छोड़ने पर क्या होता है वाली गाइड में हैंडओवर प्लान विस्तार से है।

क्या एक व्यक्ति एक से ज़्यादा टीम में रह सकता है?

नहीं। एक व्यक्ति एक समय में एक ही टीम में रह सकता है। अगर कोई पहले से किसी दूसरी टीम में है, तो आपकी टीम से जुड़ने से पहले उसे वह टीम छोड़नी होगी।

एक कंपनी के अंदर इससे शायद ही फर्क पड़ता है, लेकिन कॉन्ट्रैक्टर या ट्रायल के दौरान अपनी छोटी टीम बना चुके लोग इसमें अटक सकते हैं। यह भी ध्यान रखें कि मालिक अपनी टीम नहीं छोड़ सकता; अकाउंट किसी और को सौंपने के लिए ओनरशिप ट्रांसफर करवाने हेतु हमसे संपर्क करें।

क्या एडमिन टीम के सारे कार्ड देख सकते हैं?

नहीं। कंपनी-भर के कार्डों का कोई डैशबोर्ड नहीं है। एडमिन सदस्यों की सूची देखते हैं और मालिक सीटें, रिन्यूअल की तारीख और इनवॉइस देखता है, लेकिन हर कार्ड सिर्फ उसे बनाने वाला ही मैनेज करता है। अगर आपको निगरानी या रिकग्निशन रिपोर्टिंग चाहिए, तो ग्रुप कार्ड एडमिन डैशबोर्ड और रिपोर्टिंग पर हमारी ईमानदार गाइड पढ़ें।

मुख्य बातें

• SignThisCard टीम में सिर्फ सीट वाले लोग Unlimited प्लान पर कार्ड बनाते हैं; साइन करना फ्री है और इसके लिए अकाउंट नहीं चाहिए।
• सीटें पहले मालिक को, फिर टीम एडमिन को, फिर सदस्यों को उनके जुड़ने के क्रम में मिलती हैं।
• मालिक और एडमिन एक बार में 25 ईमेल पते तक आमंत्रित करते हैं; हर आमंत्रण लिंक 14 दिन तक एक बार चलता है।
• ऑफिस ईमेल से जुड़ना सिर्फ मालिक के कंपनी डोमेन के लिए काम करता है, पर्सनल ईमेल के लिए कभी नहीं, और सिर्फ तब तक जब तक सीटें खाली हैं।
• एक व्यक्ति एक समय में एक ही टीम में रह सकता है, और हटाए गए सदस्य अपने कार्ड अपने पास रखते हैं।
• सीटें खरीदना और बिलिंग संभालना सिर्फ मालिक का काम है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

क्या साइन करने वालों को सीट या अकाउंट चाहिए?

नहीं। कार्ड पर साइन करने के लिए कभी सीट नहीं चाहिए और यह फ्री है। साइनिंग लिंक वाला कोई भी व्यक्ति बिना अकाउंट बनाए मैसेज जोड़ सकता है। सीटें सिर्फ उन लोगों के लिए हैं जो टीम के Unlimited प्लान पर कार्ड बनाते हैं, यानी आप ऑर्गनाइज़र के लिए भुगतान करते हैं, हर साइन करने वाले के लिए नहीं।

कम से कम कितनी सीटें चाहिए?

कम से कम तीन सीटें, और उनमें से एक मालिक लेता है। कुल कर्मचारियों के बजाय उन लोगों को गिनें जो नियमित रूप से कार्ड ऑर्गनाइज़ करते हैं, जैसे HR, ऑफिस मैनेजर और टीम लीड। प्रति सीट कीमत इस पर निर्भर है कि आपका ऑर्डर किस टियर में आता है, और यह प्लान पेज पर दी गई है।

क्या टीम एडमिन और सीटें खरीद सकते हैं?

नहीं। सीटें खरीदना और बिलिंग संभालना सिर्फ मालिक का काम है। टीम एडमिन लोगों को आमंत्रित कर सकते हैं और हटा सकते हैं, लेकिन सीटें खत्म होने पर मालिक को टीम पेज पर और सीटें जोड़नी होंगी। भुगतान कन्फर्म होते ही नई सीटें काम करने लगती हैं।

अगर आमंत्रण लिंक एक्सपायर हो गया हो तो?

हर आमंत्रण लिंक एक बार चलता है और 14 दिन तक वैध रहता है। एक्सपायर होने पर मालिक या कोई एडमिन उसी ईमेल पते पर नया आमंत्रण भेज दे। उस व्यक्ति को बता दें कि आमंत्रण आ रहा है, ताकि वह दोबारा एक्सपायर होने से पहले उसे खोल ले।

क्या हम लोगों को अपने कंपनी डोमेन से जुड़ने से रोक सकते हैं?

डोमेन जॉइनिंग मालिक अपनी मर्ज़ी से चालू करता है, इसलिए अगर आप हर सदस्य को अलग से आमंत्रित करना चाहते हैं तो इसे बंद रहने दें। चालू होने पर भी सिर्फ मालिक के अपने कंपनी डोमेन वाले कन्फर्म ईमेल जुड़ सकते हैं, और सिर्फ तब तक जब तक सीटें खाली हैं।

किसी को हटाने पर कार्डों का क्या होता है?

उनके कार्ड उनके अपने अकाउंट में रहते हैं और वे अपने निजी प्लान पर लौट जाते हैं। कोई और उन कार्डों को अपने हाथ में नहीं ले सकता या मैनेज नहीं कर सकता। अगर उनका कोई कार्ड अधूरा है, तो उनसे उसे सील करके भेजने को कहें, या तय करें कि नया कार्ड कौन शुरू करेगा।

क्या टीम अकाउंट सिंगल साइन-ऑन सपोर्ट करता है?

नहीं। SAML, Microsoft या Google के साथ कोई SSO नहीं है। लोग ईमेल और पासवर्ड से, या ईमेल से भेजे गए साइन-इन लिंक और कोड से साइन इन करते हैं। अगर आपकी कंपनी के लिए SSO ज़रूरी है, तो एंटरप्राइज़ आइडेंटिटी मैनेजमेंट के लिए बना प्लेटफॉर्म बेहतर रहेगा।

निष्कर्ष

कंपनी का ग्रुप कार्ड अकाउंट मैनेज करना तीन आदतों पर टिका है: सीटें उन्हीं को दें जो असल में कार्ड ऑर्गनाइज़ करते हैं, एक बैकअप एडमिन रखें, और लोगों के जाने पर सदस्यों की सूची साफ करते रहें। बाकी सब फ्री में साइन करते हैं। जब आप तैयार हों, तो SignThisCard के टीम पेज पर अपनी टीम शुरू करें और पहले ऑर्गनाइज़र को आमंत्रित करें।