Que deviennent les cartes de groupe quand un salarié quitte l'entreprise ?

Réponse rapide : sur SignThisCard, les cartes appartiennent à la personne qui les a créées. Quand un salarié quitte votre compte équipe, ses cartes restent dans son propre compte et repassent sur sa formule personnelle. Aucun collègue ni administrateur ne peut reprendre la carte d'une autre personne : anticipez en désignant un organisateur de secours et en faisant sceller et envoyer les cartes avant tout départ.

C'est une inquiétude fréquente pour les équipes RH. Une personne gère la moitié des cartes d'anniversaire et de départ du bureau, pose sa démission, et personne ne sait ce que devient la carte à moitié signée. Ce guide explique précisément ce qui se passe sur SignThisCard, ce qui ne se passe pas, et un court plan de continuité qui évite les trous. Pour une vue d'ensemble des comptes d'entreprise, commencez par notre guide sur les cartes de groupe pour les entreprises.

Que deviennent les cartes d'un salarié qui quitte l'équipe ?

Ses cartes restent dans son propre compte, et il repasse sur sa formule individuelle. Rien n'est supprimé ni transféré à l'entreprise.

Dans une équipe SignThisCard, une place permet à une personne de créer des cartes avec la formule Unlimited. Lorsque cette personne quitte l'équipe, ou que le propriétaire ou un administrateur la retire, trois choses se produisent :

• Les cartes restent les siennes. Les cartes appartiennent à leur créateur, pas à l'équipe ni à l'entreprise.
• Elle repasse sur sa propre formule, par exemple la formule Gratuite si elle n'en a jamais payé à titre personnel.
• Sa place se libère pour quelqu'un d'autre dans l'équipe.

C'est voulu : une carte est un message personnel d'un groupe, et l'organisateur en reste responsable. Mais cela signifie qu'une entreprise ne peut pas traiter les cartes comme des ressources partagées. Si vous configurez les rôles et les retraits en ce moment, notre guide pour gérer le compte de cartes de groupe de votre entreprise présente la page Équipe pas à pas.

Quelqu'un d'autre peut-il reprendre une carte si son créateur est absent ?

Non. Seul le créateur d'une carte peut la gérer. Un collègue, un administrateur ou le propriétaire n'a aucun moyen de reprendre la carte d'une autre personne.

Gérer une carte, c'est la sceller, l'envoyer et supprimer des messages. Seul le créateur peut le faire. Voici ce qui fonctionne encore, et ce qui ne fonctionne pas, quand l'organisateur est en arrêt maladie, en congés ou a quitté l'entreprise :

La carte est donc en sécurité et chacun peut continuer à ajouter des messages. Mais elle ne peut pas parvenir au destinataire tant que son créateur ne l'a pas scellée et envoyée.

Comment assurer la continuité des cartes quand un organisateur part ?

Appliquez un plan de continuité simple : un organisateur de secours désigné, une règle pour terminer les cartes avant une absence, et une solution de repli. Il faut cinq minutes pour se mettre d'accord, et cela évite bien des situations gênantes.

1. Désignez un organisateur de secours pour chaque équipe. Si Camille organise les cartes du service financier, convenez que Thomas prend en charge les nouvelles cartes pendant son absence.
2. Scellez et envoyez avant les congés. Demandez aux organisateurs de terminer, avant leur dernier jour, toute carte prévue pendant leur absence. Sceller clôt les signatures et ne peut pas être annulé : ils doivent donc vérifier la carte avant.
3. Programmez un rappel. Les organisateurs peuvent programmer un rappel par e-mail jusqu'à 365 jours avant la date d'envoi prévue, envoyé vers 9 h (heure du Royaume-Uni). Utilisez-le pour qu'une carte prévue la semaine suivant des congés ne soit pas oubliée. Notre guide pour programmer une carte de groupe explique le fonctionnement des rappels, car il n'existe pas d'envoi automatique.
4. Vérifiez les cartes ouvertes lors de l'entretien de départ. Ajoutez « Des cartes de groupe en cours ? » à votre checklist de départ, avec la passation des autres dossiers.
5. Gardez un PDF des cartes terminées. Depuis la vue impression, l'organisateur peut télécharger un PDF en souvenir. Consultez notre guide pour imprimer une carte de groupe en PDF.
6. Créez une nouvelle carte si nécessaire. Si l'organisateur est parti et qu'une carte est bloquée, l'organisateur de secours crée une nouvelle carte et partage un nouveau lien de signature.

Et si l'organisateur est déjà parti ?

Contactez-le d'abord : la carte lui appartient toujours. Comme les cartes restent dans le compte de leur créateur, un ancien collègue peut généralement encore se connecter et l'envoyer. Un bémol : s'il se connecte avec un e-mail professionnel auquel il n'a plus accès, le lien de connexion envoyé par e-mail ne lui parviendra pas, mais il peut toujours utiliser son mot de passe s'il en a défini un.

Si vous ne parvenez pas à le joindre, créez une nouvelle carte. Les signataires devront signer à nouveau : expliquez pourquoi dans le message d'invitation, par exemple : « La première carte n'a pas pu être envoyée, nous en avons donc créé une nouvelle. Désolés de vous solliciter deux fois. »

Que se passe-t-il quand la personne qui part est le propriétaire de l'équipe ?

Le propriétaire ne peut pas quitter l'équipe. Pour confier le compte à quelqu'un d'autre, contactez-nous afin de transférer la propriété avant son départ.

C'est important, car seul le propriétaire achète des places et gère la facturation. Si le propriétaire part sans passation, personne d'autre ne peut ajouter de places ni mettre à jour la carte de paiement. Intégrez le transfert de propriété à votre procédure de départ pour la personne qui occupe ce rôle, et gardez au moins un administrateur pour que les invitations et les retraits puissent continuer entre-temps.

Et la carte pour la personne qui part ?

C'est une carte de départ, et les règles habituelles s'appliquent. L'organisateur doit être quelqu'un qui reste, pas la personne qui s'en va.

Si la personne qui part est aussi votre organisateur habituel, demandez à quelqu'un d'autre de préparer sa carte de départ. Cela préserve la surprise, et la carte ne se retrouve pas bloquée dans le compte de la personne à qui elle est destinée.

Existe-t-il un endroit centralisé pour voir les cartes de tout le monde ?

Non. Il n'existe pas de tableau de bord des cartes à l'échelle de l'entreprise. Chaque organisateur voit ses propres cartes sur la page de gestion de chaque carte. La page Équipe affiche les places utilisées, la date de renouvellement et les factures, et le propriétaire et les administrateurs voient la liste des membres.

Si vous avez besoin d'une vue centralisée, un tableur partagé listant les cartes à venir, leur organisateur et son remplaçant fonctionne très bien. Notre guide honnête sur les tableaux de bord et rapports pour les cartes de groupe explique ce qui est visible ou non, et quand un autre type d'outil convient mieux.

Points clés à retenir

• Sur SignThisCard, les cartes appartiennent à la personne qui les a créées et restent dans son propre compte quand elle quitte une équipe.
• Les personnes qui partent repassent sur leur formule individuelle, et leur place dans l'équipe se libère.
• Aucun collègue, administrateur ou propriétaire ne peut reprendre, sceller ou envoyer la carte d'une autre personne.
• Les collègues peuvent continuer à signer une carte avec le lien de signature pendant l'absence de l'organisateur.
• Un organisateur de secours, des cartes scellées et envoyées avant les absences et un PDF souvenir permettent de garder le cap.
• Le propriétaire de l'équipe ne peut pas la quitter ; contactez SignThisCard pour transférer la propriété.

Questions fréquentes

Un administrateur peut-il transférer une carte à un autre salarié ?

Non. Il n'est pas possible de transférer une carte ni, pour un administrateur, de la reprendre. Seul le créateur de la carte peut la sceller, l'envoyer et supprimer des messages. Si le créateur ne peut pas la terminer, la solution pratique est qu'un organisateur de secours crée une nouvelle carte et partage un nouveau lien de signature.

Une carte est-elle supprimée quand quelqu'un est retiré de l'équipe ?

Non. Retirer quelqu'un de l'équipe ne supprime pas ses cartes. Elles restent dans son propre compte et la personne repasse sur sa propre formule. Si quelqu'un souhaite faire supprimer une carte ou un compte, il peut contacter l'assistance SignThisCard ; la politique de confidentialité explique comment les données sont conservées.

Les collègues peuvent-ils encore signer si l'organisateur est en congés ?

Oui. Toute personne disposant du lien de signature peut ajouter un message, que l'organisateur soit là ou non. En revanche, personne ne peut sceller ni envoyer la carte. Si la carte doit partir pendant les congés, l'organisateur doit la sceller et l'envoyer avant de partir.

Et si un organisateur part en pleine collecte et reste injoignable ?

Créez une nouvelle carte avec un organisateur de secours et partagez le nouveau lien de signature. Les signataires devront ajouter leur message une nouvelle fois : expliquez-le brièvement et prévoyez un délai confortable. Ajoutez ensuite une vérification des cartes ouvertes à votre procédure de départ pour que cela ne se reproduise pas.

La personne qui part perd-elle sa place ?

Oui. Quand quelqu'un quitte l'équipe ou en est retiré, il repasse sur sa formule individuelle et sa place se libère pour un autre membre. Les places sont attribuées d'abord au propriétaire, puis aux administrateurs, puis aux membres dans l'ordre de leur arrivée.

Peut-on conserver une copie des cartes pour nos archives ?

L'organisateur peut télécharger un PDF depuis la vue impression, en souvenir. Le PDF n'inclut ni la musique ni les animations. À notre avis, cela vaut la peine pour les cartes de départ à la retraite et d'ancienneté, que l'on aime souvent garder et relire pendant des années.

Conclusion

Quand un salarié part, ses cartes de groupe partent avec lui : elles restent dans le compte de leur créateur, et personne d'autre ne peut les reprendre. D'où l'importance d'un plan de continuité simple : un organisateur de secours, des cartes scellées et envoyées avant les absences, et un PDF souvenir pour celles qui comptent. Configurez votre équipe sur la page Équipe de SignThisCard ou, si une carte est bloquée, créez une nouvelle carte en quelques minutes.