ملازم کمپنی چھوڑ دے تو گروپ کارڈز کا کیا ہوتا ہے؟
اس صفحے پر
- جب ملازم ٹیم چھوڑے تو اس کے کارڈز کا کیا ہوتا ہے؟
- اگر کارڈ بنانے والا موجود نہ ہو تو کیا کوئی اور کارڈ سنبھال سکتا ہے؟
- منتظم کے جانے پر کارڈز کا سلسلہ کیسے جاری رکھیں؟
- اگر جانے والا شخص ٹیم کا مالک ہو تو کیا ہوتا ہے؟
- جانے والے شخص کے اپنے کارڈ کا کیا؟
- کیا سب کے کارڈز دیکھنے کی کوئی مرکزی جگہ ہے؟
- اہم نکات
- اکثر پوچھے جانے والے سوالات
- نتیجہ
مختصر جواب: SignThisCard پر کارڈز اسی شخص کی ملکیت ہوتے ہیں جس نے انہیں بنایا۔ جب کوئی ملازم آپ کا ٹیم اکاؤنٹ چھوڑتا ہے تو اس کے کارڈز اس کے اپنے اکاؤنٹ میں رہتے ہیں اور اس کے اپنے پلان پر واپس چلے جاتے ہیں۔ کوئی ساتھی یا ایڈمن کسی دوسرے کا کارڈ نہیں سنبھال سکتا، اس لیے پہلے سے منصوبہ بنائیں: ایک بیک اپ منتظم طے کریں اور کسی کے جانے سے پہلے کارڈز سیل کر کے بھیج دیں۔
HR ٹیموں کے لیے یہ ایک عام فکر ہے۔ دفتر میں کوئی شخص آدھے سالگرہ اور الوداعی کارڈز چلاتا ہے، استعفیٰ دے دیتا ہے، اور کسی کو معلوم نہیں ہوتا کہ آدھے دستخط شدہ کارڈ کا کیا ہو گا۔ یہ گائیڈ بالکل واضح بتاتی ہے کہ SignThisCard پر کیا ہوتا ہے، کیا نہیں ہوتا، اور ایک مختصر منصوبہ جو کسی خلا سے بچاتا ہے۔ کمپنی اکاؤنٹس کے مجموعی جائزے کے لیے ہماری گائیڈ بزنس کے لیے گروپ کارڈز سے شروع کریں۔
جب ملازم ٹیم چھوڑے تو اس کے کارڈز کا کیا ہوتا ہے؟
ان کے کارڈز ان کے اپنے اکاؤنٹ میں رہتے ہیں، اور وہ اپنے انفرادی پلان پر واپس چلے جاتے ہیں۔ نہ کچھ ڈیلیٹ ہوتا ہے اور نہ کمپنی کو منتقل ہوتا ہے۔
SignThisCard ٹیم میں ایک نشست کسی شخص کو Unlimited پلان پر کارڈ بنانے دیتی ہے۔ جب وہ شخص ٹیم چھوڑتا ہے، یا مالک یا ایڈمن اسے ہٹاتا ہے، تو تین چیزیں ہوتی ہیں:
- کارڈز انہی کے رہتے ہیں۔ کارڈز بنانے والے کی ملکیت ہیں، ٹیم یا کمپنی کی نہیں۔
- وہ اپنے پلان پر واپس چلے جاتے ہیں، مثلاً Free پلان، اگر انہوں نے کبھی ذاتی طور پر کوئی پلان نہیں خریدا۔
- ان کی نشست خالی ہو جاتی ہے اور ٹیم میں کسی اور کو مل سکتی ہے۔
ایسا جان بوجھ کر رکھا گیا ہے: کارڈ ایک گروپ کی طرف سے ذاتی پیغام ہے، اور اس کی ذمہ داری منتظم پر رہتی ہے۔ لیکن اس کا مطلب یہ ہے کہ کمپنی کارڈز کو مشترکہ اثاثہ نہیں سمجھ سکتی۔ اگر آپ ابھی کردار اور ہٹانے کا طریقہ ترتیب دے رہے ہیں تو ہماری گائیڈ کمپنی کا گروپ کارڈ اکاؤنٹ منظم کرنا ٹیم کے صفحے کی پوری وضاحت کرتی ہے۔
اگر کارڈ بنانے والا موجود نہ ہو تو کیا کوئی اور کارڈ سنبھال سکتا ہے؟
نہیں۔ کارڈ صرف اس کا بنانے والا منظم کر سکتا ہے۔ کسی ساتھی، ٹیم ایڈمن یا مالک کے لیے کسی دوسرے کا کارڈ سنبھالنے کا کوئی طریقہ نہیں۔
کارڈ منظم کرنے کا مطلب ہے اسے سیل کرنا، بھیجنا اور پیغامات ہٹانا۔ یہ کام صرف بنانے والا کر سکتا ہے۔ جب منتظم بیمار ہو، چھٹی پر ہو یا جا چکا ہو، تو کیا اب بھی ممکن ہے اور کیا نہیں:
| کام | منتظم کے بغیر اب بھی ممکن؟ |
|---|---|
| ساتھی دستخط کے لنک سے دستخط کریں | ہاں |
| وصول کنندہ پہلے سے بھیجا گیا کارڈ کھولے | ہاں |
| کارڈ سیل کرنا | نہیں |
| مکمل کارڈ بھیجنا | نہیں |
| کوئی پیغام ہٹانا | نہیں |
| کارڈ کسی اور کے حوالے کرنا | نہیں |
یعنی کارڈ محفوظ ہے اور لوگ پیغامات شامل کرتے رہ سکتے ہیں۔ لیکن جب تک بنانے والا اسے سیل کر کے نہ بھیجے، یہ وصول کنندہ تک نہیں پہنچ سکتا۔
منتظم کے جانے پر کارڈز کا سلسلہ کیسے جاری رکھیں؟
ایک سادہ منصوبہ اپنائیں: نامزد بیک اپ، چھٹی سے پہلے کارڈ مکمل کرنے کا اصول، اور ایک متبادل راستہ۔ اسے طے کرنے میں پانچ منٹ لگتے ہیں اور یہ بہت سی شرمندگی سے بچاتا ہے۔
- ہر ٹیم کے لیے بیک اپ منتظم نامزد کریں۔ اگر عائشہ فنانس کے کارڈز کا انتظام کرتی ہیں تو طے کر لیں کہ ان کی غیر موجودگی میں نئے کارڈز بلال سنبھالیں گے۔
- چھٹی سے پہلے سیل کر کے بھیج دیں۔ منتظمین سے کہیں کہ چھٹی کے دوران جو کارڈ جانا ہے، اسے آخری دن سے پہلے مکمل کر دیں۔ سیل کرنے سے دستخط بند ہو جاتے ہیں اور دوبارہ نہیں کھلتے، اس لیے پہلے کارڈ دیکھ لیں۔
- ریمائنڈر لگائیں۔ منتظمین بھیجنے کی منصوبہ بند تاریخ سے 365 دن پہلے تک کا ای میل ریمائنڈر لگا سکتے ہیں، جو برطانیہ کے وقت کے مطابق تقریباً صبح 9 بجے آتا ہے۔ اسے استعمال کریں تاکہ چھٹی کے اگلے ہفتے والا کارڈ بھول نہ جائے۔ ہماری گائیڈ گروپ کارڈ شیڈول کرنا بتاتی ہے کہ ریمائنڈر کیسے کام کرتے ہیں، کیونکہ کارڈ خود بخود نہیں بھیجا جاتا۔
- ایگزٹ میٹنگ میں کھلے کارڈز چیک کریں۔ اپنی رخصتی چیک لسٹ میں دوسرے کام کی منتقلی کے ساتھ "کوئی گروپ کارڈ زیرِ تکمیل ہے؟" بھی شامل کریں۔
- مکمل کارڈز کی PDF رکھیں۔ پرنٹ ویو سے منتظم یادگار کے طور پر PDF ڈاؤن لوڈ کر سکتا ہے۔ ہماری گائیڈ گروپ کارڈ کو PDF کے طور پر پرنٹ کرنا دیکھیں۔
- ضرورت ہو تو نیا کارڈ شروع کریں۔ اگر منتظم جا چکا ہے اور کارڈ اٹکا ہوا ہے تو بیک اپ نیا کارڈ شروع کر کے نیا دستخطی لنک شیئر کرے۔
اگر منتظم پہلے ہی جا چکا ہو تو؟
پہلے ان سے رابطہ کریں؛ کارڈ اب بھی انہی کا ہے۔ چونکہ کارڈز بنانے والے کے اپنے اکاؤنٹ میں رہتے ہیں، سابق ساتھی عموماً اب بھی لاگ ان کر کے اسے بھیج سکتا ہے۔ ایک مسئلہ: اگر وہ اس دفتری ای میل سے سائن اِن کرتے ہیں جس تک اب ان کی رسائی نہیں، تو ای میل پر بھیجا گیا سائن اِن لنک ان تک نہیں پہنچے گا، البتہ اگر انہوں نے پاس ورڈ بنایا تھا تو وہ اسے استعمال کر سکتے ہیں۔
اگر ان سے رابطہ نہ ہو سکے تو نیا کارڈ شروع کریں۔ دستخط کرنے والوں کو دوبارہ دستخط کرنے ہوں گے، اس لیے دعوتی پیغام میں وجہ بتا دیں، مثلاً: "پچھلا کارڈ بھیجا نہیں جا سکا، اس لیے ہم نے نیا کارڈ شروع کیا ہے۔ دوبارہ زحمت دینے پر معذرت۔"
اگر جانے والا شخص ٹیم کا مالک ہو تو کیا ہوتا ہے؟
مالک ٹیم نہیں چھوڑ سکتا۔ اکاؤنٹ کسی اور کو دینے کے لیے ان کے جانے سے پہلے ملکیت منتقل کروانے کی خاطر ہم سے رابطہ کریں۔
یہ اس لیے اہم ہے کہ نشستیں صرف مالک خریدتا ہے اور بلنگ بھی وہی سنبھالتا ہے۔ اگر مالک منتقلی کے بغیر چلا جائے تو کوئی اور نشستیں شامل نہیں کر سکتا اور نہ ادائیگی کا کارڈ اپ ڈیٹ کر سکتا ہے۔ اس کردار پر موجود شخص کے لیے ملکیت کی منتقلی اپنے رخصتی کے عمل میں شامل کریں، اور کم از کم ایک ٹیم ایڈمن رکھیں تاکہ اس دوران دعوتیں اور ہٹانے کا کام چلتا رہے۔
جانے والے شخص کے اپنے کارڈ کا کیا؟
وہ الوداعی کارڈ ہے، اور عام اصول لاگو ہوتے ہیں۔ منتظم کوئی ایسا شخص ہونا چاہیے جو کمپنی میں رہ رہا ہو، جانے والا نہیں۔
اگر جانے والا ہی آپ کا معمول کا کارڈ منتظم ہے تو اس کا الوداعی کارڈ کسی اور سے بنوائیں۔ اس سے سرپرائز برقرار رہتا ہے، اور کارڈ اسی شخص کے اکاؤنٹ میں نہیں اٹکتا جس کے لیے وہ بنا ہے۔
کیا سب کے کارڈز دیکھنے کی کوئی مرکزی جگہ ہے؟
نہیں۔ کمپنی بھر کا کوئی کارڈ ڈیش بورڈ نہیں ہے۔ ہر منتظم اپنے کارڈز ہر کارڈ کے مینجمنٹ صفحے پر دیکھتا ہے۔ ٹیم کا صفحہ استعمال شدہ نشستیں، تجدید کی تاریخ اور انوائسز دکھاتا ہے، اور مالک اور ایڈمن اراکین کی فہرست دیکھتے ہیں۔
اگر آپ کو مرکزی منظر چاہیے تو ایک مشترکہ اسپریڈشیٹ جس میں آنے والے کارڈز، ان کے منتظم اور بیک اپ درج ہوں، اچھا کام کرتی ہے۔ ہماری دیانت دار گائیڈ گروپ کارڈ ایڈمن ڈیش بورڈ اور رپورٹنگ بتاتی ہے کہ کیا نظر آتا ہے اور کیا نہیں، اور کب کوئی دوسری قسم کا ٹول بہتر رہتا ہے۔
اہم نکات
- SignThisCard پر کارڈز اپنے بنانے والے کی ملکیت ہیں اور ٹیم چھوڑنے پر ان کے اپنے اکاؤنٹ میں رہتے ہیں۔
- جانے والے اپنے انفرادی پلان پر واپس چلے جاتے ہیں اور ان کی ٹیم نشست خالی ہو جاتی ہے۔
- کوئی ساتھی، ایڈمن یا مالک کسی دوسرے کا کارڈ نہ سنبھال سکتا ہے، نہ سیل کر سکتا ہے اور نہ بھیج سکتا ہے۔
- منتظم کی غیر موجودگی میں بھی ساتھی دستخط کے لنک سے کارڈ پر دستخط کر سکتے ہیں۔
- بیک اپ منتظم، چھٹی سے پہلے سیل کر کے بھیجنا، اور PDF یادگار کارڈز کو راستے پر رکھتے ہیں۔
- ٹیم کا مالک ٹیم نہیں چھوڑ سکتا؛ ملکیت منتقل کروانے کے لیے SignThisCard سے رابطہ کریں۔
اکثر پوچھے جانے والے سوالات
کیا ایڈمن کارڈ کسی دوسرے ملازم کو منتقل کر سکتا ہے؟
نہیں۔ کارڈ منتقل کرنے یا ایڈمن کے اسے سنبھالنے کا کوئی طریقہ نہیں۔ کارڈ کو سیل کرنا، بھیجنا اور پیغامات ہٹانا صرف اس کا بنانے والا کر سکتا ہے۔ اگر بنانے والا اسے مکمل نہ کر سکے تو عملی راستہ یہ ہے کہ بیک اپ منتظم نیا کارڈ شروع کر کے نیا دستخطی لنک شیئر کرے۔
کیا ٹیم سے ہٹانے پر کارڈ ڈیلیٹ ہو جائے گا؟
نہیں۔ کسی کو ٹیم سے ہٹانے سے ان کے کارڈز ڈیلیٹ نہیں ہوتے۔ کارڈز ان کے اپنے اکاؤنٹ میں رہتے ہیں اور وہ اپنے پلان پر واپس چلے جاتے ہیں۔ اگر کوئی کارڈ یا اکاؤنٹ ڈیلیٹ کروانا چاہے تو SignThisCard سپورٹ سے رابطہ کر سکتا ہے، اور پرائیویسی نوٹس بتاتا ہے کہ ڈیٹا کیسے رکھا جاتا ہے۔
اگر منتظم چھٹی پر ہو تو کیا ساتھی پھر بھی دستخط کر سکتے ہیں؟
ہاں۔ دستخط کا لنک رکھنے والا کوئی بھی شخص منتظم کی موجودگی یا غیر موجودگی میں پیغام لکھ سکتا ہے۔ وہ صرف کارڈ سیل یا بھیج نہیں سکتے۔ اگر کارڈ چھٹی کے دوران جانا ہے تو منتظم کو جانے سے پہلے اسے سیل کر کے بھیج دینا چاہیے۔
اگر منتظم کارڈ ادھورا چھوڑ کر چلا جائے اور رابطہ نہ ہو سکے تو؟
بیک اپ منتظم کے ساتھ نیا کارڈ شروع کریں اور نیا دستخطی لنک شیئر کریں۔ دستخط کرنے والوں کو اپنے پیغامات دوبارہ لکھنے ہوں گے، اس لیے مختصر وضاحت کریں اور آخری تاریخ میں گنجائش رکھیں۔ پھر اپنے رخصتی کے عمل میں کھلے کارڈز کی جانچ شامل کریں تاکہ اگلی بار ایسا نہ ہو۔
کیا جانے والے کی نشست ختم ہو جاتی ہے؟
ہاں۔ جب کوئی ٹیم چھوڑتا ہے یا ہٹایا جاتا ہے تو وہ اپنے انفرادی پلان پر واپس چلا جاتا ہے اور اس کی نشست کسی دوسرے رکن کے لیے خالی ہو جاتی ہے۔ نشستیں پہلے مالک کو، پھر ایڈمنز کو، پھر اراکین کو شمولیت کی ترتیب سے ملتی ہیں۔
کیا ہم اپنے ریکارڈ کے لیے کارڈز کی کاپی رکھ سکتے ہیں؟
منتظم پرنٹ ویو سے یادگار کے طور پر PDF ڈاؤن لوڈ کر سکتا ہے۔ PDF میں موسیقی یا اینیمیشنز شامل نہیں ہوتیں۔ ہماری رائے میں ریٹائرمنٹ اور طویل خدمت کے کارڈز کے لیے یہ ضرور کرنا چاہیے، کیونکہ لوگ انہیں سالوں تک سنبھال کر رکھتے اور دوبارہ پڑھتے ہیں۔
نتیجہ
جب کوئی ملازم جاتا ہے تو اس کے گروپ کارڈز اس کے ساتھ جاتے ہیں: وہ بنانے والے کے اپنے اکاؤنٹ میں رہتے ہیں اور کوئی اور انہیں نہیں سنبھال سکتا۔ اسی لیے ایک سادہ منصوبہ ضروری ہے: بیک اپ منتظم، چھٹی سے پہلے سیل کر کے بھیجے گئے کارڈز، اور اہم کارڈز کی PDF یادگار۔ اپنی ٹیم SignThisCard کے ٹیم صفحے پر ترتیب دیں، یا اگر کوئی کارڈ اٹکا ہوا ہے تو چند منٹ میں نیا کارڈ شروع کریں۔