Was passiert mit Gruppenkarten, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen?

Kurze Antwort: Bei SignThisCard gehören Karten der Person, die sie erstellt hat. Verlässt jemand Ihr Team-Konto, bleiben seine Karten in seinem eigenen Konto und wechseln in seinen eigenen Tarif. Weder Kolleginnen und Kollegen noch Admins können die Karte einer anderen Person übernehmen. Planen Sie deshalb vor: mit einer Vertretung und indem Karten vor dem Weggang versiegelt und versendet werden.

Diese Sorge kennen viele HR-Teams. Jemand im Büro organisiert die Hälfte aller Geburtstags- und Abschiedskarten, reicht die Kündigung ein – und niemand weiß, was aus der halb unterschriebenen Karte wird. Dieser Ratgeber erklärt genau, was bei SignThisCard passiert, was nicht, und wie ein kurzer Kontinuitätsplan Lücken vermeidet. Einen Überblick über Firmenkonten bietet unser Ratgeber zu Gruppenkarten für Unternehmen.

Was passiert mit den Karten von Mitarbeitenden, wenn sie das Team verlassen?

Ihre Karten bleiben in ihrem eigenen Konto, und sie wechseln zurück in ihren eigenen Einzeltarif. Nichts wird gelöscht oder an das Unternehmen übertragen.

In einem SignThisCard Team erlaubt ein Platz, Karten im Unlimited-Tarif zu erstellen. Verlässt diese Person das Team oder wird sie vom Inhaber oder einem Admin entfernt, passieren drei Dinge:

• Die Karten bleiben ihre. Karten gehören der Person, die sie erstellt hat, nicht dem Team oder dem Unternehmen.
• Sie wechselt zurück in ihren eigenen Tarif, zum Beispiel in den Free-Tarif, wenn sie privat nie einen bezahlt hat.
• Ihr Platz wird frei für jemand anderen im Team.

Das ist so gewollt: Eine Karte ist eine persönliche Botschaft einer Gruppe, und die organisierende Person bleibt dafür verantwortlich. Es bedeutet aber auch, dass ein Unternehmen Karten nicht als gemeinsamen Besitz behandeln kann. Wenn Sie gerade Rollen und Entfernungen einrichten, führt Sie unser Ratgeber zum Verwalten eines Firmenkontos für Gruppenkarten durch die Team-Seite.

Kann jemand anderes eine Karte übernehmen, wenn die Erstellerin abwesend ist?

Nein. Nur die Person, die die Karte erstellt hat, kann sie verwalten. Weder Kolleginnen und Kollegen noch Team-Admins oder der Inhaber können die Karte einer anderen Person übernehmen.

Eine Karte zu verwalten heißt: sie versiegeln, versenden und Nachrichten entfernen. Das kann nur die Person, die sie erstellt hat. Das funktioniert noch und das nicht, wenn die organisierende Person krank, im Urlaub oder schon weg ist:

Die Karte ist also sicher, und es können weiter Nachrichten hinzukommen. Sie erreicht die beschenkte Person aber erst, wenn die Person, die sie erstellt hat, sie versiegelt und versendet.

Wie sorge ich dafür, dass Karten weiterlaufen, wenn jemand geht?

Mit einem einfachen Kontinuitätsplan: eine benannte Vertretung, eine Regel, Karten vor der Abwesenheit abzuschließen, und ein Plan B. Das ist in fünf Minuten vereinbart und erspart viel Peinlichkeit.

1. Für jedes Team eine Vertretung benennen. Wenn Petra die Karten für die Buchhaltung organisiert, vereinbaren Sie, dass Tobias neue Karten übernimmt, solange sie weg ist.
2. Vor dem Urlaub versiegeln und versenden. Bitten Sie Organisatoren, alle Karten, die während ihrer Abwesenheit fällig sind, vor dem letzten Arbeitstag abzuschließen. Das Versiegeln beendet das Unterschreiben und lässt sich nicht rückgängig machen – die Karte sollte also vorher geprüft werden.
3. Eine Erinnerung einstellen. Organisatoren können eine E-Mail-Erinnerung bis zu 365 Tage vor dem geplanten Versanddatum einstellen, die gegen 9 Uhr britischer Zeit kommt. So gerät eine Karte, die eine Woche nach dem Urlaub fällig ist, nicht in Vergessenheit. Unser Ratgeber zum Planen einer Gruppenkarte erklärt, wie Erinnerungen funktionieren, denn einen automatischen Versand gibt es nicht.
4. Offene Karten im Abschlussgespräch ansprechen. Nehmen Sie „Gibt es noch Gruppenkarten in Arbeit?“ in Ihre Checkliste für ausscheidende Mitarbeitende auf, neben der Übergabe anderer Aufgaben.
5. Ein PDF der fertigen Karten aufbewahren. In der Druckansicht kann die organisierende Person ein PDF als Andenken herunterladen. Siehe unseren Ratgeber zum Drucken einer Gruppenkarte als PDF.
6. Bei Bedarf eine neue Karte starten. Ist die organisierende Person weg und eine Karte hängt fest, startet die Vertretung eine neue Karte und teilt einen neuen Link zum Unterschreiben.

Was, wenn die organisierende Person schon gegangen ist?

Kontaktieren Sie sie zuerst – ihr gehört die Karte nach wie vor. Da Karten im eigenen Konto der Person bleiben, kann sich eine ehemalige Kollegin oder ein ehemaliger Kollege in der Regel noch anmelden und die Karte versenden. Ein Haken: Wer sich mit einer Firmen-E-Mail anmeldet, auf die er keinen Zugriff mehr hat, bekommt den per E-Mail geschickten Anmeldelink nicht. Mit einem Passwort, falls eines festgelegt wurde, klappt die Anmeldung trotzdem.

Ist die Person nicht erreichbar, starten Sie eine neue Karte. Alle müssen dann noch einmal unterschreiben, erklären Sie das also in der Einladung, zum Beispiel: „Die ursprüngliche Karte konnte leider nicht verschickt werden, deshalb haben wir eine neue angelegt. Entschuldigt, dass wir zweimal fragen.“

Was passiert, wenn der Team-Inhaber geht?

Der Inhaber kann das Team nicht verlassen. Um das Konto an jemand anderen zu übergeben, kontaktieren Sie uns vor dem Weggang, damit wir den Inhaber übertragen.

Das ist wichtig, weil nur der Inhaber Plätze kauft und die Abrechnung verwaltet. Geht der Inhaber ohne Übergabe, kann niemand sonst Plätze hinzufügen oder die Zahlungskarte aktualisieren. Bauen Sie die Übertragung des Inhabers in Ihren Offboarding-Prozess für die Person ein, die diese Rolle hat, und halten Sie mindestens einen Team-Admin, damit Einladungen und Entfernungen in der Zwischenzeit weiterlaufen.

Und die Karte für die Person, die geht?

Das ist eine Abschiedskarte, und es gelten die üblichen Regeln. Organisieren sollte sie jemand, der bleibt – nicht die Person, die geht.

Ist die ausscheidende Person sonst diejenige, die Karten organisiert, bitten Sie jemand anderen, ihre Abschiedskarte zu übernehmen. So bleibt die Überraschung erhalten, und die Karte landet nicht im Konto genau der Person, für die sie gedacht ist.

Gibt es einen zentralen Ort, an dem man alle Karten sieht?

Nein. Es gibt kein unternehmensweites Karten-Dashboard. Jede organisierende Person sieht ihre eigenen Karten auf der jeweiligen Verwaltungsseite. Die Team-Seite zeigt belegte Plätze, Verlängerungsdatum und Rechnungen, und Inhaber und Admins sehen die Mitgliederliste.

Wenn Sie einen zentralen Überblick brauchen, hilft eine gemeinsame Tabelle mit anstehenden Karten, ihrer organisierenden Person und deren Vertretung. Unser ehrlicher Ratgeber zu Admin-Dashboards und Berichten für Gruppenkarten erklärt, was sichtbar ist und was nicht – und wann eine andere Art von Tool besser passt.

Das Wichtigste in Kürze

• Bei SignThisCard gehören Karten der Person, die sie erstellt hat, und bleiben in ihrem eigenen Konto, wenn sie ein Team verlässt.
• Ausscheidende wechseln zurück in ihren eigenen Einzeltarif, und ihr Platz im Team wird frei.
• Weder Kolleginnen und Kollegen noch Admins oder der Inhaber können die Karte einer anderen Person übernehmen, versiegeln oder versenden.
• Über den Link zum Unterschreiben kann weiter unterschrieben werden, während die organisierende Person abwesend ist.
• Eine Vertretung, Versiegeln und Versenden vor der Abwesenheit und ein PDF als Andenken halten Karten auf Kurs.
• Der Team-Inhaber kann das Team nicht verlassen; für eine Übertragung kontaktieren Sie SignThisCard.

Häufig gestellte Fragen

Kann ein Admin eine Karte auf andere Mitarbeitende übertragen?

Nein. Es gibt keine Möglichkeit, eine Karte zu übertragen oder als Admin zu übernehmen. Nur die Person, die die Karte erstellt hat, kann sie versiegeln, versenden und Nachrichten entfernen. Kann sie die Karte nicht abschließen, ist der praktische Weg, dass eine Vertretung eine neue Karte startet und einen neuen Link zum Unterschreiben teilt.

Wird eine Karte gelöscht, wenn jemand aus dem Team entfernt wird?

Nein. Wer aus dem Team entfernt wird, verliert seine Karten nicht. Die Karten bleiben im eigenen Konto, und die Person wechselt zurück in ihren eigenen Tarif. Wenn jemand eine Karte oder ein Konto löschen lassen möchte, kann er sich an den Support von SignThisCard wenden; die Datenschutzerklärung erklärt, wie Daten aufbewahrt werden.

Können Kolleginnen und Kollegen unterschreiben, wenn die organisierende Person im Urlaub ist?

Ja. Jede Person mit dem Link zum Unterschreiben kann eine Nachricht hinzufügen, egal ob die organisierende Person da ist oder nicht. Versiegeln oder versenden kann sie die Karte aber nicht. Ist die Karte während des Urlaubs fällig, sollte die organisierende Person sie vorher versiegeln und versenden.

Was, wenn jemand mitten in einer Karte geht und nicht erreichbar ist?

Starten Sie mit einer Vertretung eine neue Karte und teilen Sie den neuen Link zum Unterschreiben. Alle müssen ihre Nachrichten erneut schreiben, erklären Sie es also kurz und setzen Sie eine großzügige Frist. Nehmen Sie danach die Frage nach offenen Karten in Ihren Offboarding-Prozess auf, damit es nicht wieder passiert.

Verliert die ausscheidende Person ihren Platz?

Ja. Wer das Team verlässt oder entfernt wird, wechselt zurück in seinen eigenen Einzeltarif, und sein Platz wird für ein anderes Mitglied frei. Plätze werden zuerst dem Inhaber, dann den Admins und dann den Mitgliedern in der Reihenfolge ihres Beitritts zugewiesen.

Können wir eine Kopie der Karten für unsere Unterlagen behalten?

Die organisierende Person kann in der Druckansicht ein PDF als Andenken herunterladen. Das PDF enthält keine Musik und keine Animationen. Aus unserer Sicht lohnt sich das besonders bei Karten zum Ruhestand und zu Dienstjubiläen, die viele über Jahre aufbewahren und immer wieder lesen.

Fazit

Wenn Mitarbeitende gehen, nehmen sie ihre Gruppenkarten mit: Die Karten bleiben im eigenen Konto der Person, die sie erstellt hat, und niemand sonst kann sie übernehmen. Deshalb ist ein einfacher Kontinuitätsplan so wichtig: eine Vertretung, Karten, die vor der Abwesenheit versiegelt und versendet werden, und ein PDF als Andenken für die Karten, auf die es ankommt. Richten Sie Ihr Team auf der Team-Seite von SignThisCard ein – oder starten Sie eine neue Karte in wenigen Minuten, wenn eine Karte festhängt.