Peut-on programmer l'envoi d'une carte de groupe à une date précise ?

Réponse rapide : SignThisCard n'envoie pas les cartes automatiquement à une date donnée. Vous enregistrez la date d'envoi prévue, programmez un e-mail de rappel (de 0 à 365 jours avant, reçu vers 9 h, heure du Royaume-Uni) et envoyez la carte vous-même. Pour un envoi à une heure précise, scellez la carte et programmez le lien de la carte terminée dans Outlook, Gmail, Teams ou Slack.

Vous voulez que la carte arrive dans la boîte mail de Julie à 9 h le jour de son anniversaire. Vous serez dans le train, en réunion ou vous-même en congé. Peut-on programmer une carte de groupe et ne plus y penser ? Ce guide donne une réponse honnête pour SignThisCard, explique l'e-mail de rappel et présente les solutions pour qu'une carte arrive exactement quand vous le souhaitez, quel que soit l'outil utilisé.

Si vous partez de zéro, notre guide complet pour créer une carte de groupe en ligne couvre toutes les étapes avant l'envoi.

Peut-on programmer une carte de groupe sur SignThisCard ?

Pas automatiquement. Il n'existe pas de fonction d'envoi programmé ; l'organisateur envoie la carte manuellement. La date que vous indiquez sur la carte enregistre uniquement la date d'envoi prévue.

Vous disposez en revanche d'un e-mail de rappel :

• Vous choisissez quand il arrive : entre 0 et 365 jours avant la date d'envoi prévue.
• Il est envoyé vers 9 h, heure du Royaume-Uni.
• Servez-vous-en comme signal pour vérifier la carte, la sceller et l'envoyer.

Pourquoi pas d'envoi automatique ? Envoyer une carte de groupe demande un peu de jugement. Vous voudrez peut-être attendre une dernière signature, supprimer un doublon ou vérifier un message avant l'envoi. Sceller ferme définitivement les signatures : une vérification humaine avant l'envoi a donc toute sa valeur.

Comment s'assurer que la carte arrive le bon jour ?

Programmez le rappel, partagez le lien avec une échéance avant le jour J, puis scellez et envoyez vous-même ou utilisez la programmation de votre messagerie ou de votre chat. Voici un calendrier fiable pour une carte d'anniversaire un vendredi :

Ce plan vous laisse une marge en cas d'imprévu. Pour en savoir plus sur le bon moment, consultez notre guide pour envoyer une carte de groupe à vos collègues.

Comment programmer la carte terminée avec Outlook, Gmail, Teams ou Slack ?

Scellez la carte, copiez le lien de la carte terminée, puis utilisez la fonction d'envoi programmé de votre messagerie ou de votre chat. Le destinataire reçoit le lien à l'heure choisie.

Étape par étape

1. Attendez que les signatures soient terminées. Sceller ferme les signatures et la carte ne peut pas être rouverte.
2. Prévisualisez chaque page.
3. Scellez la carte.
4. Copiez le lien de la carte terminée.
5. Rédigez votre message au destinataire, avec le lien.
6. Programmez-le dans votre application.

Où trouver l'envoi programmé

• Outlook : Microsoft documente une option d'envoi programmé dans le nouvel Outlook et Outlook sur le web, et une option de remise différée dans Outlook classique pour Windows. Pour Outlook classique, Microsoft précise qu'Outlook doit être en ligne et connecté pour que la remise différée fonctionne.
• Gmail : utilisez la flèche à côté du bouton Envoyer et choisissez « Programmer l'envoi ». Google précise que les e-mails programmés peuvent partir quelques minutes après l'heure choisie.
• Microsoft Teams : Teams permet de programmer des messages de chat, ainsi que des messages de canal.
• Slack : utilisez la flèche à côté du bouton d'envoi (ou appui long sur mobile) pour programmer un message.

Les menus varient selon les versions et les paramètres de l'entreprise : faites d'abord un test en vous envoyant un message.

L'inconvénient de sceller tôt

Pour programmer le lien à l'avance, vous devez d'abord sceller la carte, ce qui met fin aux signatures. Quelqu'un qui comptait signer le matin de l'anniversaire sera exclu. À notre avis, le meilleur équilibre consiste à sceller la veille au soir et à programmer pour le matin, avec une échéance de signature claire pour que personne ne soit pris au dépourvu.

Et si je veux que les gens puissent signer jusqu'à la dernière minute ?

Envoyez alors la carte vous-même plutôt que de la programmer. Servez-vous de l'e-mail de rappel, et programmez une alarme sur votre téléphone ou un rappel dans votre agenda pour le moment de l'envoi.

Le jour J :

1. Ouvrez la page de gestion de la carte et vérifiez le nombre de signatures.
2. Prévisualisez la carte.
3. Scellez-la.
4. Saisissez l'adresse e-mail du destinataire et utilisez le bouton d'envoi par e-mail, ou copiez le lien de la carte terminée dans un message.

Cela prend quelques minutes et garde les signatures ouvertes le plus longtemps possible.

Envoyer la carte en avance gâche-t-il la surprise ?

Non, tant que le destinataire ne reçoit jamais le lien de signature. Il ne voit la carte que lorsque vous lui envoyez le lien de la carte terminée. Programmer ce lien vous laisse la maîtrise de la révélation.

Attention :

• À la programmation dans un canal dont le destinataire fait partie avant le bon moment. Utilisez une conversation privée ou un e-mail.
• Aux relances de signature publiées dans le mauvais canal.
• Aux invitations d'agenda intitulées « Carte d'anniversaire de Julie » que le destinataire peut voir dans un agenda partagé.

Notre guide pour garder la carte secrète passe en revue d'autres pièges de ce type.

Et les fuseaux horaires ?

Programmez pour le matin du destinataire, pas le vôtre. L'e-mail de rappel de SignThisCard arrive vers 9 h, heure du Royaume-Uni, ce qui peut tomber en pleine nuit pour un collègue à Montréal ou à Sydney. En programmant le lien de la carte terminée dans Outlook, Gmail, Teams ou Slack, vérifiez quel fuseau horaire l'application utilise. Google indique par exemple que la programmation dans Gmail utilise le fuseau horaire choisi au moment de programmer.

Pour les équipes à distance et internationales, « 9 h là où se trouve la personne » est une règle simple.

Erreurs fréquentes en programmant une carte de groupe

• Croire que la carte s'envoie toute seule. Ce n'est pas le cas : programmez un rappel et décidez qui l'enverra.
• Sceller trop tôt pour programmer et exclure les retardataires. Fixez une échéance de signature claire.
• Programmer le lien de signature au lieu du lien de la carte terminée. Vérifiez bien le lien.
• Ignorer les fuseaux horaires.
• Programmer depuis un ordinateur qui sera éteint. Dans Outlook classique, la remise différée nécessite qu'Outlook soit en ligne et connecté.
• Oublier les jours fériés et les congés. Si la date tombe un week-end ou pendant un congé, envisagez d'envoyer la carte le dernier jour ouvré précédent.

Bonnes pratiques pour les anniversaires, les départs et les dates anniversaires

• Anniversaires : envoyez le matin pour que le destinataire profite des messages toute la journée. Consultez nos conseils pour une carte d'anniversaire signée par toute l'équipe.
• Cartes de départ : envoyez quelques heures avant les adieux, pas dans les dix dernières minutes. Si la personne perd l'accès à sa messagerie professionnelle, envoyez la carte à une adresse personnelle qu'elle a accepté de communiquer.
• Retraite : envoyez la veille ou le matin du pot, puis imprimez un PDF en souvenir.
• Anniversaires d'ancienneté et cartes de bienvenue : dès le début de la journée, c'est l'idéal.

Points clés à retenir

• SignThisCard n'envoie pas les cartes de groupe automatiquement à une date programmée.
• La date de la carte enregistre uniquement la date d'envoi prévue.
• Un e-mail de rappel peut être programmé de 0 à 365 jours avant la date prévue et arrive vers 9 h, heure du Royaume-Uni.
• Pour un envoi à une heure précise, scellez la carte et programmez le lien de la carte terminée dans Outlook, Gmail, Teams ou Slack.
• Sceller ferme définitivement les signatures : fixez une échéance de signature avant de sceller et de programmer.

Questions fréquentes

SignThisCard enverra-t-il ma carte automatiquement à la date choisie ?

Non. La date indique quand vous prévoyez d'envoyer la carte, mais l'envoi est manuel. Vous pouvez programmer un e-mail de rappel de 0 à 365 jours avant cette date, reçu vers 9 h, heure du Royaume-Uni. Ensuite, vous prévisualisez, scellez et envoyez la carte vous-même, ou programmez le lien dans une autre application.

Puis-je programmer le rappel pour le jour même ?

Oui. Vous pouvez programmer le rappel de 0 à 365 jours avant la date d'envoi prévue : 0 signifie que le rappel arrive le jour même, vers 9 h, heure du Royaume-Uni. Nous conseillons plutôt la veille, ce qui laisse le temps de relancer les retardataires et de prévisualiser la carte.

Puis-je programmer la carte dans Outlook ?

Vous pouvez programmer l'e-mail qui contient le lien de la carte terminée. Scellez la carte, copiez le lien, rédigez votre e-mail et utilisez l'option d'envoi programmé ou de remise différée d'Outlook. Microsoft précise que, dans Outlook classique, la remise différée nécessite qu'Outlook soit en ligne et connecté au moment voulu.

Puis-je programmer la carte dans Microsoft Teams ou Slack ?

Oui. Teams comme Slack permettent de programmer des messages. Scellez la carte, collez le lien de la carte terminée dans une conversation privée avec le destinataire et programmez-le. Vérifiez l'heure et le fuseau horaire programmés, et assurez-vous que la conversation n'inclut personne qui ne devrait pas voir le lien.

Que se passe-t-il si quelqu'un signe après que j'ai programmé le lien ?

Ce n'est pas possible. Pour obtenir le lien de la carte terminée, vous scellez la carte, ce qui ferme définitivement les signatures. Les personnes qui n'ont pas signé à ce moment-là sont exclues. C'est pourquoi une échéance claire, une relance aux signataires et une dernière vérification du nombre de signatures comptent avant de sceller.

Vaut-il mieux programmer ou envoyer manuellement ?

À notre avis, envoyez manuellement si vous le pouvez : les signatures restent ouvertes plus longtemps et vous pouvez ajouter un mot personnel. Programmez quand vous serez absent, en déplacement ou en réunion au moment clé. Dans les deux cas, programmez l'e-mail de rappel pour ne pas laisser passer la date.

Conclusion

Sur SignThisCard, une carte de groupe ne peut pas s'envoyer toute seule à une date programmée, mais vous pouvez obtenir le même résultat. Programmez un e-mail de rappel, partagez le lien de signature avec une échéance, puis scellez la carte et envoyez-la le jour J ou programmez le lien de la carte terminée dans Outlook, Gmail, Teams ou Slack.

Une date approche ? Créez la carte dès maintenant, programmez votre rappel et laissez les messages arriver avant le grand jour.