Comment gérer le compte de cartes de groupe de votre entreprise

Réponse rapide : pour gérer un compte de cartes de groupe d'entreprise sur SignThisCard, le propriétaire crée une équipe depuis la page Équipe et paie des places. Chaque place permet à une personne de créer des cartes avec la formule Unlimited. Le propriétaire et les administrateurs invitent jusqu'à 25 personnes à la fois, retirent des membres et peuvent laisser les collègues rejoindre l'équipe avec leur e-mail professionnel.

Gérer un compte d'entreprise revient surtout à répondre à une question : qui doit pouvoir créer des cartes ? Ce guide explique les places, les trois rôles, l'ajout et le retrait de personnes, ainsi que les limites de l'adhésion par e-mail professionnel, pour que vous puissiez tout configurer en une seule fois. Pour une vue d'ensemble de l'usage des cartes de groupe en entreprise, consultez notre guide sur les cartes de groupe pour les entreprises.

Tous les salariés peuvent-ils créer des cartes avec une formule d'entreprise ?

Non, seules les personnes qui ont une place peuvent créer des cartes avec la formule de l'équipe. Tout le monde peut signer gratuitement. C'est le point essentiel pour votre budget.

Une place permet à une personne de créer des cartes avec la formule Unlimited pendant l'année payée. Signer une carte ne demande jamais de place, et les signataires n'ont même pas besoin de compte. Une entreprise de 300 personnes n'a donc parfois besoin de places que pour la poignée de personnes qui organisent réellement les cartes : RH, office managers, responsables d'équipe et assistants.

Le propriétaire occupe toujours une place. Les places sont attribuées d'abord au propriétaire, puis aux administrateurs, puis aux membres dans l'ordre de leur arrivée. Les nouvelles invitations et les adhésions par domaine d'entreprise sont bloquées tant que toutes les places sont occupées. Si vous réduisez ensuite le nombre de places au renouvellement et que vous avez plus de membres que de places, ce sont les derniers arrivés qui se retrouvent sans place : achetez donc suffisamment de places avant d'inviter d'autres personnes. Notre guide pour ajouter des places à une formule équipe explique comment compléter en cours d'année.

Toute personne sans place dans l'équipe peut toujours utiliser SignThisCard avec sa propre formule individuelle, par exemple la formule Gratuite (une carte, jusqu'à 15 signataires).

Que peuvent faire le propriétaire, les administrateurs et les membres ?

Le propriétaire gère la facturation ; le propriétaire et les administrateurs gèrent les personnes ; les membres créent des cartes. Voici la répartition.

À notre avis, deux administrateurs suffisent dans la plupart des entreprises : assez pour couvrir les congés, assez peu pour que chacun sache à qui s'adresser.

Comment configurer et gérer un compte équipe, étape par étape ?

Créez l'équipe, payez les places, puis invitez les personnes. Les invitations restent bloquées tant que les places ne sont pas payées.

1. Créez l'équipe. Connectez-vous avec un e-mail confirmé, ouvrez la page Équipe et saisissez le nom de votre entreprise ou de votre équipe. Vous en devenez le propriétaire. La nouvelle équipe n'est pas encore active.
2. Achetez des places. En tant que propriétaire, choisissez le nombre de places (trois minimum) et payez par carte bancaire via Stripe. Il s'agit d'un paiement annuel unique pour toute l'équipe. Les prix par place selon les paliers figurent sur la page des formules.
3. Invitez vos collègues. Saisissez jusqu'à 25 adresses e-mail à la fois. Chaque lien d'invitation ne fonctionne qu'une fois et reste valable 14 jours.
4. Laissez les invités rejoindre l'équipe. Une nouvelle personne ouvre le lien et crée son compte en une étape : nom et mot de passe. L'invitation confirme son e-mail et elle rejoint l'équipe immédiatement. Les personnes qui ont déjà un compte se connectent et cliquent sur Rejoindre.
5. Nommez des administrateurs. Choisissez un ou deux membres à promouvoir administrateurs, pour que les invitations et les retraits ne dépendent pas tous de vous.
6. Décidez pour l'adhésion par e-mail professionnel. Si vous le souhaitez, laissez les collègues disposant d'un e-mail confirmé sur le domaine de votre entreprise rejoindre l'équipe sans invitation (voir ci-dessous).
7. Relisez la liste régulièrement. Retirez les personnes qui n'organisent plus de cartes ou qui sont parties, pour que les places aillent aux bonnes personnes.

Conseils pour les invitations

• Procédez par lots. Avec 25 adresses par envoi, une liste de 60 organisateurs demande trois envois.
• Prévenez les personnes concernées. Un petit message sur Slack ou Microsoft Teams évite que l'invitation soit prise pour du spam.
• Réinvitez après 14 jours. Un lien expiré ne fonctionne plus : envoyez une nouvelle invitation.

Les salariés peuvent-ils rejoindre l'équipe automatiquement avec leur e-mail professionnel ?

Oui, si le propriétaire active l'adhésion par domaine d'entreprise, mais avec des limites. C'est une facilité, pas un provisionnement automatique complet.

Lorsque l'adhésion par domaine est activée, toute personne disposant d'un e-mail confirmé sur le domaine de l'entreprise du propriétaire (par exemple @acme.fr) peut rejoindre l'équipe sans invitation, tant qu'il reste des places libres. Gardez ces limites en tête :

• Les messageries personnelles ne comptent pas. Les adresses Gmail, Outlook, Hotmail, Yahoo, iCloud et similaires ne peuvent pas servir à l'adhésion par domaine.
• Seul le domaine du propriétaire est reconnu. Les collègues sur un autre domaine, comme une société sœur, ont toujours besoin d'une invitation.
• Elle s'arrête quand il n'y a plus de places. L'adhésion par domaine ne fonctionne que s'il reste des places libres.
• Pas de synchronisation d'annuaire. Il n'existe aucun autre provisionnement automatique : pas de SSO, pas d'intégration avec un SIRH (HRIS) et pas d'import CSV des salariés.

Si votre service informatique s'attend à ce que les nouveaux arrivants apparaissent automatiquement depuis Microsoft Entra ID, Okta ou un SIRH, SignThisCard n'est pas conçu pour cela aujourd'hui. Les invitations ou l'adhésion par domaine sont les seules options.

Comment retirer quelqu'un de l'équipe ?

Le propriétaire ou un administrateur le retire de la liste des membres sur la page Équipe. Les membres peuvent aussi partir d'eux-mêmes.

La suite compte pour la continuité :

• Leurs cartes restent à eux. Les cartes appartiennent à la personne qui les a créées et restent dans son propre compte. Elle repasse simplement sur sa formule individuelle.
• Personne ne peut reprendre leurs cartes. Un administrateur ou un collègue n'a aucun moyen de gérer la carte d'une autre personne. Les signataires peuvent continuer à signer avec le lien de signature, mais seul le créateur peut sceller et envoyer la carte.
• Leur place se libère pour quelqu'un d'autre dans l'équipe.

Avant de retirer un organisateur actif, vérifiez donc s'il a une carte en cours. Notre guide sur ce qui se passe quand un salarié quitte l'entreprise détaille les plans de passation.

Une personne peut-elle appartenir à plusieurs équipes ?

Non. Une personne ne peut faire partie que d'une équipe à la fois. Si quelqu'un est déjà dans une autre équipe, il doit la quitter avant de rejoindre la vôtre.

C'est rarement un problème au sein d'une même entreprise, mais cela peut surprendre des prestataires ou des personnes qui ont créé leur propre petite équipe pour un essai. Notez aussi que le propriétaire ne peut pas quitter sa propre équipe ; pour confier le compte à quelqu'un d'autre, contactez-nous afin de transférer la propriété.

Les administrateurs peuvent-ils voir toutes les cartes de l'équipe ?

Non. Il n'existe pas de tableau de bord des cartes à l'échelle de l'entreprise. Les administrateurs voient la liste des membres et le propriétaire voit les places, la date de renouvellement et les factures, mais chaque carte n'est gérée que par son créateur. Si vous avez besoin d'un suivi ou de rapports sur la reconnaissance, lisez notre analyse honnête des tableaux de bord et rapports pour les cartes de groupe.

Points clés à retenir

• Dans une équipe SignThisCard, seules les personnes qui ont une place créent des cartes avec la formule Unlimited ; signer est gratuit et ne demande pas de compte.
• Les places vont d'abord au propriétaire, puis aux administrateurs, puis aux membres dans l'ordre de leur arrivée.
• Le propriétaire et les administrateurs invitent jusqu'à 25 adresses e-mail à la fois ; chaque lien d'invitation fonctionne une fois pendant 14 jours.
• L'adhésion par e-mail professionnel ne fonctionne qu'avec le domaine de l'entreprise du propriétaire, jamais avec une messagerie personnelle, et seulement s'il reste des places.
• Une personne ne peut faire partie que d'une équipe à la fois, et les membres retirés conservent leurs propres cartes.
• Seul le propriétaire achète des places et gère la facturation.

Questions fréquentes

Les signataires ont-ils besoin d'une place ou d'un compte ?

Non. Signer une carte ne demande jamais de place et c'est gratuit. Toute personne disposant du lien de signature peut ajouter un message sans créer de compte. Les places sont réservées aux personnes qui créent des cartes avec la formule Unlimited de l'équipe : vous payez pour les organisateurs, pas pour tous ceux qui signent.

Combien de places faut-il au minimum ?

Le minimum est de trois places, dont une pour le propriétaire. Comptez les personnes qui organisent régulièrement des cartes, comme les RH, les office managers et les responsables d'équipe, plutôt que votre effectif total. Le prix par place dépend du palier dans lequel tombe votre commande et figure sur la page des formules.

Les administrateurs peuvent-ils acheter des places supplémentaires ?

Non. Seul le propriétaire achète des places et gère la facturation. Les administrateurs peuvent inviter et retirer des personnes, mais s'il n'y a plus de places, le propriétaire doit en ajouter depuis la page Équipe. Les nouvelles places fonctionnent dès que le paiement est confirmé.

Que faire si un lien d'invitation a expiré ?

Chaque lien d'invitation ne fonctionne qu'une fois et reste valable 14 jours. S'il a expiré, le propriétaire ou un administrateur envoie simplement une nouvelle invitation à la même adresse e-mail. Prévenez la personne pour qu'elle l'ouvre avant qu'elle n'expire à nouveau.

Peut-on empêcher les adhésions avec le domaine de notre entreprise ?

L'adhésion par domaine est une option que le propriétaire choisit d'autoriser : laissez-la désactivée si vous voulez inviter chaque membre individuellement. Quand elle est activée, seuls les e-mails confirmés sur le domaine de l'entreprise du propriétaire peuvent rejoindre l'équipe, et seulement s'il reste des places.

Que deviennent les cartes quand on retire quelqu'un ?

Ses cartes restent dans son propre compte et la personne repasse sur sa formule individuelle. Personne d'autre ne peut reprendre ni gérer ces cartes. Si elle a une carte en cours, demandez-lui de la sceller et de l'envoyer, ou convenez de qui en créera une nouvelle.

Le compte équipe prend-il en charge l'authentification unique (SSO) ?

Non. Il n'y a pas de SSO avec SAML, Microsoft ou Google. Les utilisateurs se connectent avec un e-mail et un mot de passe, ou avec un lien de connexion et un code reçus par e-mail. Si le SSO est une exigence ferme pour votre entreprise, une plateforme conçue pour la gestion des identités en entreprise vous conviendra mieux.

Conclusion

Gérer le compte de cartes de groupe d'une entreprise repose sur trois habitudes : donner les places aux personnes qui organisent réellement les cartes, garder un administrateur de secours et mettre à jour la liste des membres quand les gens changent de poste ou partent. Tous les autres signent gratuitement. Quand vous êtes prêt, créez votre équipe sur la page Équipe de SignThisCard et invitez vos premiers organisateurs.