So verwalten Sie ein Firmenkonto für Gruppenkarten

Kurze Antwort: Um ein Firmenkonto für Gruppenkarten bei SignThisCard zu verwalten, erstellt der Inhaber auf der Team-Seite ein Team und bezahlt Plätze. Jeder Platz erlaubt einer Person, Karten im Unlimited-Tarif zu erstellen. Inhaber und Team-Admins laden bis zu 25 Personen auf einmal ein, entfernen Mitglieder und können den Beitritt per Firmen-E-Mail erlauben.

Bei einem Firmenkonto dreht sich fast alles um eine Frage: Wer soll Karten erstellen dürfen? Dieser Ratgeber erklärt Plätze, die drei Rollen, das Hinzufügen und Entfernen von Personen und die Grenzen des Beitritts per Firmen-E-Mail – so richten Sie alles in einem Rutsch ein. Den größeren Zusammenhang, wie Unternehmen Gruppenkarten nutzen, finden Sie in unserem Ratgeber zu Gruppenkarten für Unternehmen.

Kann jeder Mitarbeitende im Firmentarif Karten erstellen?

Nein, nur Personen mit einem Platz können im Tarif des Teams Karten erstellen. Unterschreiben kann jeder kostenlos. Das ist der entscheidende Punkt für Ihr Budget.

Ein Platz erlaubt einer Person, für das bezahlte Jahr Karten im Unlimited-Tarif zu erstellen. Zum Unterschreiben braucht man nie einen Platz, und wer unterschreibt, braucht überhaupt kein Konto. Ein Büro mit 300 Personen benötigt also unter Umständen nur Plätze für die wenigen, die tatsächlich Karten organisieren: HR, Office-Management, Teamleitungen und Assistenzen.

Der Inhaber belegt immer einen Platz. Plätze werden in dieser Reihenfolge vergeben: zuerst der Inhaber, dann die Team-Admins, dann die Mitglieder in der Reihenfolge ihres Beitritts. Solange alle Plätze belegt sind, sind neue Einladungen und Beitritte über die Firmendomain gesperrt. Wenn Sie die Zahl der Plätze später zur Verlängerung reduzieren und mehr Mitglieder als Plätze haben, gehen die zuletzt Beigetretenen leer aus. Kaufen Sie also genug Plätze, bevor Sie weitere Personen einladen. Unser Ratgeber zum Hinzufügen von Plätzen zu einem Team-Tarif erklärt, wie Sie im laufenden Jahr aufstocken.

Wer keinen Platz im Team hat, kann SignThisCard trotzdem mit einem eigenen Einzeltarif nutzen, etwa mit dem Free-Tarif (eine Karte, bis zu 15 Unterschriften).

Was dürfen Inhaber, Admins und Mitglieder?

Der Inhaber kümmert sich um die Abrechnung, Inhaber und Admins verwalten die Personen, Mitglieder erstellen Karten. So ist die Aufgabenteilung:

Aus unserer Sicht sind zwei Admins für die meisten Unternehmen eine gute Zahl: genug Vertretung für die Urlaubszeit und wenige genug, damit alle wissen, an wen sie sich wenden.

Wie richte ich ein Team-Konto Schritt für Schritt ein und verwalte es?

Team anlegen, Plätze bezahlen, dann Personen einladen. Einladungen bleiben gesperrt, bis die Plätze bezahlt sind.

1. Team anlegen. Melden Sie sich mit einer bestätigten E-Mail-Adresse an, öffnen Sie die Team-Seite und geben Sie den Namen Ihres Unternehmens oder Teams ein. Sie werden damit Inhaber. Das neue Team ist noch nicht aktiv.
2. Plätze kaufen. Wählen Sie als Inhaber die Anzahl der Plätze (mindestens drei) und bezahlen Sie per Karte über Stripe. Es ist eine jährliche Zahlung für das ganze Team. Die Preise pro Platz nach Staffel finden Sie auf der Tarifseite.
3. Kolleginnen und Kollegen einladen. Geben Sie bis zu 25 E-Mail-Adressen auf einmal ein. Jeder Einladungslink funktioniert einmal und ist 14 Tage gültig.
4. Eingeladene beitreten lassen. Neue Personen öffnen den Link und erstellen in einem Schritt ein Konto: Name und Passwort. Die Einladung bestätigt ihre E-Mail-Adresse, und sie treten sofort bei. Wer schon ein Konto hat, meldet sich an und klickt auf „Beitreten“.
5. Admins ernennen. Ernennen Sie ein oder zwei Mitglieder zu Team-Admins, damit Einladungen und Entfernungen nicht allein an Ihnen hängen.
6. Über den Beitritt per Firmen-E-Mail entscheiden. Auf Wunsch können Kolleginnen und Kollegen mit bestätigter E-Mail-Adresse Ihrer Firmendomain ohne Einladung beitreten (siehe unten).
7. Die Liste regelmäßig prüfen. Entfernen Sie Personen, die keine Karten mehr organisieren oder das Unternehmen verlassen haben, damit die Plätze bei den Richtigen landen.

Tipps für Einladungen

• Liste aufteilen. Bei 25 Adressen pro Durchgang brauchen Sie für 60 Organisatoren drei Runden.
• Vorab Bescheid geben. Ein kurzer Hinweis in Slack oder Microsoft Teams verhindert, dass die Einladung für Spam gehalten wird.
• Nach 14 Tagen neu einladen. Ein abgelaufener Link funktioniert nicht mehr, also schicken Sie eine neue Einladung.

Können Mitarbeitende automatisch mit ihrer Firmen-E-Mail-Adresse beitreten?

Ja, wenn der Inhaber den Beitritt über die Firmendomain aktiviert – allerdings mit Grenzen. Es ist eine Erleichterung, keine vollautomatische Bereitstellung.

Ist der Beitritt über die Domain aktiviert, kann jede Person mit einer bestätigten E-Mail-Adresse der Firmendomain des Inhabers (zum Beispiel @acme.de) ohne Einladung beitreten, solange Plätze frei sind. Beachten Sie diese Grenzen:

• Private E-Mail-Anbieter zählen nicht. Adressen von Gmail, Outlook, Hotmail, Yahoo, iCloud und ähnlichen Diensten funktionieren für den Domain-Beitritt nicht.
• Es zählt nur die Domain des Inhabers. Kolleginnen und Kollegen mit einer anderen Domain, etwa aus einer Schwesterfirma, brauchen weiterhin eine Einladung.
• Es stoppt, wenn keine Plätze mehr frei sind. Der Domain-Beitritt funktioniert nur, solange Plätze verfügbar sind.
• Keine Verzeichnissynchronisierung. Eine andere automatische Bereitstellung gibt es nicht: kein SSO, keine Anbindung an ein HR-System (HRIS) und kein CSV-Import von Mitarbeitenden.

Wenn Ihre IT erwartet, dass neue Mitarbeitende automatisch aus Microsoft Entra ID, Okta oder einem HR-System übernommen werden: Dafür ist SignThisCard derzeit nicht gebaut. Ihre Optionen sind Einladungen oder der Domain-Beitritt.

Wie entferne ich jemanden aus dem Team?

Der Inhaber oder ein Team-Admin entfernt die Person auf der Team-Seite aus der Mitgliederliste. Mitglieder können das Team auch selbst verlassen.

Was danach passiert, ist für die Kontinuität wichtig:

• Ihre Karten bleiben bei ihr. Karten gehören der Person, die sie erstellt hat, und bleiben in deren eigenem Konto. Sie wechselt einfach zurück in ihren eigenen Einzeltarif.
• Niemand kann ihre Karten übernehmen. Weder Admins noch Kolleginnen und Kollegen können die Karte einer anderen Person verwalten. Über den Link zum Unterschreiben kann weiter unterschrieben werden, aber nur die Person, die die Karte erstellt hat, kann sie versiegeln und versenden.
• Ihr Platz wird frei für jemand anderen im Team.

Prüfen Sie also vor dem Entfernen einer aktiven Organisatorin oder eines aktiven Organisators, ob noch eine Karte in Arbeit ist. Unser Ratgeber dazu, was passiert, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, beschreibt Übergabepläne im Detail.

Kann eine Person mehreren Teams angehören?

Nein. Eine Person kann immer nur in einem Team sein. Ist jemand bereits in einem anderen Team, muss er es verlassen, bevor er Ihrem beitreten kann.

Innerhalb eines Unternehmens spielt das selten eine Rolle, kann aber Freiberufler betreffen oder Personen, die zum Testen ein eigenes kleines Team angelegt haben. Beachten Sie außerdem: Der Inhaber kann sein eigenes Team nicht verlassen. Wenn Sie das Konto an jemand anderen übergeben möchten, kontaktieren Sie uns, um den Inhaber zu übertragen.

Können Admins alle Karten des Teams sehen?

Nein. Es gibt kein unternehmensweites Karten-Dashboard. Admins sehen die Mitgliederliste, der Inhaber sieht Plätze, Verlängerungsdatum und Rechnungen – aber jede Karte wird nur von der Person verwaltet, die sie erstellt hat. Wenn Sie Überblick oder Auswertungen zur Wertschätzung brauchen, lesen Sie unseren ehrlichen Blick auf Admin-Dashboards und Berichte für Gruppenkarten.

Das Wichtigste in Kürze

• In einem SignThisCard Team erstellen nur Personen mit Platz Karten im Unlimited-Tarif; Unterschreiben ist kostenlos und braucht kein Konto.
• Plätze gehen zuerst an den Inhaber, dann an die Team-Admins, dann an die Mitglieder in der Reihenfolge ihres Beitritts.
• Inhaber und Admins laden bis zu 25 E-Mail-Adressen auf einmal ein; jeder Einladungslink funktioniert einmal und gilt 14 Tage.
• Der Beitritt per Firmen-E-Mail funktioniert nur mit der Firmendomain des Inhabers, nie mit privaten E-Mail-Anbietern und nur, solange Plätze frei sind.
• Eine Person kann nur in einem Team gleichzeitig sein, und entfernte Mitglieder behalten ihre eigenen Karten.
• Nur der Inhaber kauft Plätze und verwaltet die Abrechnung.

Häufig gestellte Fragen

Brauchen Unterschreibende einen Platz oder ein Konto?

Nein. Zum Unterschreiben braucht man nie einen Platz, und es ist kostenlos. Jede Person mit dem Link zum Unterschreiben kann ohne Konto eine Nachricht hinzufügen. Plätze sind nur für Personen, die im Unlimited-Tarif des Teams Karten erstellen – Sie bezahlen also für die Organisatoren, nicht für alle, die unterschreiben.

Wie viele Plätze brauchen wir mindestens?

Das Minimum sind drei Plätze, und einer davon gehört dem Inhaber. Zählen Sie die Personen, die regelmäßig Karten organisieren, etwa HR, Office-Management und Teamleitungen – nicht Ihre gesamte Belegschaft. Die Preise pro Platz hängen von der Staffel ab, in die Ihre Bestellung fällt, und stehen auf der Tarifseite.

Können Team-Admins weitere Plätze kaufen?

Nein. Nur der Inhaber kauft Plätze und verwaltet die Abrechnung. Team-Admins können Personen einladen und entfernen, aber wenn die Plätze ausgehen, muss der Inhaber auf der Team-Seite weitere hinzufügen. Neue Plätze sind nutzbar, sobald die Zahlung bestätigt ist.

Was tun, wenn ein Einladungslink abgelaufen ist?

Jeder Einladungslink funktioniert einmal und ist 14 Tage gültig. Ist er abgelaufen, schickt der Inhaber oder ein Admin einfach eine neue Einladung an dieselbe E-Mail-Adresse. Sagen Sie der Person Bescheid, dass sie unterwegs ist, damit sie sie öffnet, bevor sie wieder abläuft.

Können wir den Beitritt über unsere Firmendomain verhindern?

Der Domain-Beitritt ist etwas, das der Inhaber bewusst erlaubt. Lassen Sie ihn also ausgeschaltet, wenn jedes Mitglied einzeln eingeladen werden soll. Ist er aktiviert, können nur bestätigte E-Mail-Adressen der Firmendomain des Inhabers beitreten, und nur, solange Plätze frei sind.

Was passiert mit den Karten, wenn wir jemanden entfernen?

Die Karten bleiben im eigenen Konto der Person, und sie wechselt zurück in ihren eigenen Einzeltarif. Niemand sonst kann diese Karten übernehmen oder verwalten. Hat sie noch eine Karte in Arbeit, bitten Sie sie, diese zu versiegeln und zu versenden, oder vereinbaren Sie, wer eine neue Karte startet.

Unterstützt das Team-Konto Single Sign-on?

Nein. Es gibt kein SSO mit SAML, Microsoft oder Google. Die Anmeldung erfolgt mit E-Mail-Adresse und Passwort oder mit einem per E-Mail geschickten Anmeldelink samt Code. Wenn SSO für Ihr Unternehmen zwingend ist, passt eine Plattform, die für Identitätsmanagement in Großunternehmen gebaut ist, besser.

Fazit

Ein Firmenkonto für Gruppenkarten zu verwalten, läuft auf drei Gewohnheiten hinaus: Plätze an die Personen vergeben, die wirklich Karten organisieren, einen zweiten Admin als Vertretung haben und die Mitgliederliste aufräumen, wenn jemand geht. Alle anderen unterschreiben kostenlos. Wenn Sie so weit sind, legen Sie Ihr Team auf der Team-Seite von SignThisCard an und laden Sie Ihre ersten Organisatoren ein.