Lässt sich eine Gruppenkarte für ein bestimmtes Datum planen?

Kurze Antwort: SignThisCard verschickt Karten nicht automatisch an einem festgelegten Datum. Sie tragen das geplante Versanddatum ein, stellen eine Erinnerungs-E-Mail ein (0 bis 365 Tage vorher, Ankunft gegen 9 Uhr britischer Zeit) und verschicken die Karte selbst. Für eine genaue Uhrzeit versiegeln Sie die Karte und planen den Link zur fertigen Karte in Outlook, Gmail, Teams oder Slack.

Die Karte soll um 9 Uhr an Jos Geburtstag in ihrem Postfach sein. Sie selbst sitzen dann im Zug, in einem Meeting oder sind im Urlaub. Können Sie eine Gruppenkarte planen und vergessen? Dieser Ratgeber gibt Ihnen eine ehrliche Antwort für SignThisCard, erklärt die Erinnerungs-E-Mail und zeigt die Umwege, mit denen eine Karte genau dann ankommt, wann Sie es möchten, egal mit welchem Werkzeug.

Wenn Sie bei null anfangen, erklärt unser ausführlicher Ratgeber zum Erstellen einer Gruppenkarte online jeden Schritt vor dem Versand.

Kann ich bei SignThisCard eine Gruppenkarte zeitgesteuert versenden?

Nicht automatisch. Eine Funktion für geplanten Versand gibt es nicht; die organisierende Person verschickt die Karte selbst. Ein Datum auf der Karte hält nur den geplanten Versandtag fest.

Was Sie bekommen, ist eine Erinnerungs-E-Mail:

• Sie bestimmen, wann sie kommt: irgendwann zwischen 0 und 365 Tagen vor dem geplanten Versanddatum.
• Sie wird gegen 9 Uhr britischer Zeit verschickt (in Deutschland, Österreich und der Schweiz also gegen 10 Uhr).
• Nutzen Sie sie als Anstoß, die Karte zu prüfen, zu versiegeln und zu verschicken.

Warum nicht automatisch? Der Versand einer Gruppenkarte erfordert eine Abwägung. Vielleicht möchten Sie noch auf eine Unterschrift warten, einen doppelten Eintrag entfernen oder eine Nachricht prüfen. Das Versiegeln beendet das Unterschreiben endgültig; ein menschlicher Blick vor dem Versand lohnt sich also.

Wie stelle ich sicher, dass die Karte am richtigen Tag ankommt?

Erinnerung einstellen, Link mit einer Frist vor dem Tag teilen, dann selbst versiegeln und versenden oder die Planungsfunktion Ihres E-Mail- oder Chat-Programms nutzen. Ein verlässlicher Zeitplan für eine Geburtstagskarte am Freitag:

So haben Sie einen Puffer, falls etwas schiefgeht. Mehr zum Timing finden Sie in unserem Ratgeber zum Versenden einer Gruppenkarte an Kolleginnen und Kollegen.

Wie plane ich die fertige Karte in Outlook, Gmail, Teams oder Slack?

Karte versiegeln, Link zur fertigen Karte kopieren, dann die Funktion „Senden planen“ Ihres E-Mail- oder Chat-Programms nutzen. Die beschenkte Person bekommt den Link zur gewählten Zeit.

Schritt für Schritt

1. Warten Sie, bis alle unterschrieben haben. Das Versiegeln beendet das Unterschreiben und lässt sich nicht wieder öffnen.
2. Sehen Sie sich jede Seite in der Vorschau an.
3. Versiegeln Sie die Karte.
4. Kopieren Sie den Link zur fertigen Karte.
5. Schreiben Sie Ihre Nachricht an die beschenkte Person, mit dem Link.
6. Planen Sie sie in Ihrem Programm.

Wo Sie „Senden planen“ finden

• Outlook: Microsoft beschreibt eine Option „Senden planen“ im neuen Outlook und in Outlook im Web sowie „Übermittlung verzögern“ im klassischen Outlook für Windows. Beim klassischen Outlook weist Microsoft darauf hin, dass Outlook für die verzögerte Übermittlung online und verbunden sein muss.
• Gmail: Über den Pfeil neben „Senden“ wählen Sie „Senden planen“. Laut Google können geplante E-Mails ein paar Minuten nach der gewählten Zeit verschickt werden.
• Microsoft Teams: In Teams lassen sich Chatnachrichten planen, ebenso Kanalnachrichten.
• Slack: Über den Pfeil neben dem Senden-Button (oder am Handy durch langes Tippen) planen Sie eine Nachricht.

Die Menüs unterscheiden sich je nach Version und Unternehmenseinstellungen; testen Sie es zuerst mit einer Nachricht an sich selbst.

Der Haken am frühen Versiegeln

Um den Link vorab zu planen, müssen Sie die Karte zuerst versiegeln, was das Unterschreiben beendet. Wer am Morgen des Geburtstags noch unterschreiben wollte, geht leer aus. Aus unserer Sicht ist der beste Kompromiss, am Vorabend zu versiegeln und für den Morgen zu planen, mit einer klaren Frist, damit niemand überrascht ist.

Was, wenn bis zur letzten Minute unterschrieben werden soll?

Dann verschicken Sie die Karte selbst, statt sie zu planen. Lassen Sie sich von der Erinnerungs-E-Mail anstoßen und stellen Sie eine Handy- oder Kalendererinnerung für den Moment, in dem Sie versenden möchten.

Am Tag selbst:

1. Öffnen Sie die Verwaltungsseite der Karte und prüfen Sie die Zahl der Unterschriften.
2. Sehen Sie sich die Vorschau an.
3. Versiegeln Sie die Karte.
4. Geben Sie die E-Mail-Adresse der beschenkten Person ein und nutzen Sie den E-Mail-Versand, oder kopieren Sie den Link zur fertigen Karte in eine Nachricht.

Das dauert ein paar Minuten und hält das Unterschreiben so lange wie möglich offen.

Verdirbt ein früher Versand die Überraschung?

Nein, solange die beschenkte Person nie den Link zum Unterschreiben bekommt. Sie sieht die Karte erst, wenn Sie ihr den Link zur fertigen Karte schicken. Wenn Sie diesen Link planen, behalten Sie die Kontrolle über den großen Moment.

Vorsicht bei:

• Geplanten Nachrichten in einem Kanal, in dem die beschenkte Person ist, die vor der richtigen Zeit sichtbar werden. Nutzen Sie einen privaten Chat oder eine E-Mail.
• Erinnerungen zum Unterschreiben im falschen Kanal.
• Kalendereinträgen wie „Geburtstagskarte für Jo“, die die beschenkte Person in einem geteilten Kalender sieht.

Unser Ratgeber, wie die Karte geheim bleibt, behandelt weitere solche Fallen.

Was ist mit Zeitzonen?

Planen Sie für den Morgen der beschenkten Person, nicht für Ihren. Die Erinnerungs-E-Mail von SignThisCard kommt gegen 9 Uhr britischer Zeit an, was für eine Kollegin in New York oder Sydney mitten in der Nacht sein kann. Wenn Sie den Link zur fertigen Karte in Outlook, Gmail, Teams oder Slack planen, prüfen Sie, welche Zeitzone das Programm nutzt. Laut Google verwendet Gmail zum Beispiel die Zeitzone, die Sie beim Planen gewählt haben.

Für Remote- und internationale Teams gilt eine einfache Regel: „9 Uhr, wo auch immer die Person gerade ist.“

Häufige Fehler beim Planen einer Gruppenkarte

• Annehmen, dass die Karte sich selbst verschickt. Das tut sie nicht; stellen Sie eine Erinnerung ein und klären Sie, wer versendet.
• Zu früh versiegeln, um planen zu können, und damit Nachzügler ausschließen. Nennen Sie eine klare Frist.
• Den Link zum Unterschreiben statt den Link zur fertigen Karte planen. Prüfen Sie den Link.
• Zeitzonen ignorieren.
• Von einem Laptop aus planen, der dann ausgeschaltet ist. Im klassischen Outlook braucht die verzögerte Übermittlung ein verbundenes Outlook.
• Feiertage vergessen. Fällt das Datum aufs Wochenende oder in den Urlaub, verschicken Sie die Karte lieber am letzten Arbeitstag davor.

Bewährte Praxis für Geburtstage, Abschiede und Jubiläen

• Geburtstage: morgens verschicken, damit sich die Person den ganzen Tag über die Nachrichten freut. Tipps dazu finden Sie in unserem Beitrag zur Geburtstagskarte für Kollegen, die das ganze Team unterschreibt.
• Abschiedskarten: ein paar Stunden vor dem endgültigen Abschied verschicken, nicht in den letzten zehn Minuten. Verliert die Person den Zugriff auf ihr dienstliches Postfach, schicken Sie die Karte an eine private Adresse, die sie Ihnen freigegeben hat.
• Ruhestand: am Vortag oder am Morgen der Feier verschicken und dann ein PDF als Andenken ausdrucken.
• Jubiläen und Willkommenskarten: gleich am Morgen des Tages ist am besten.

Das Wichtigste in Kürze

• SignThisCard verschickt Gruppenkarten nicht automatisch an einem geplanten Datum.
• Das Datum auf der Karte hält nur den geplanten Versandtag fest.
• Eine Erinnerungs-E-Mail lässt sich 0 bis 365 Tage vor dem geplanten Datum einstellen und kommt gegen 9 Uhr britischer Zeit an.
• Für eine genaue Uhrzeit versiegeln Sie die Karte und planen den Link zur fertigen Karte in Outlook, Gmail, Teams oder Slack.
• Das Versiegeln beendet das Unterschreiben dauerhaft; setzen Sie also vor dem Versiegeln und Planen eine Frist.

Häufig gestellte Fragen

Verschickt SignThisCard meine Karte automatisch an dem eingestellten Datum?

Nein. Das Datum hält fest, wann Sie die Karte verschicken möchten, der Versand erfolgt aber manuell. Sie können eine Erinnerungs-E-Mail 0 bis 365 Tage vor diesem Datum einstellen, die gegen 9 Uhr britischer Zeit ankommt. Dann sehen Sie sich die Vorschau an, versiegeln und verschicken die Karte selbst oder planen den Link in einem anderen Programm.

Kann ich die Erinnerung für den Tag selbst einstellen?

Ja. Die Erinnerung lässt sich 0 bis 365 Tage vor dem geplanten Versanddatum einstellen; 0 bedeutet, dass sie am Tag selbst gegen 9 Uhr britischer Zeit ankommt. Wir empfehlen den Vortag, dann bleibt Zeit, Nachzügler anzustoßen und die Karte in der Vorschau anzusehen.

Kann ich die Karte in Outlook planen?

Sie können die E-Mail planen, die den Link zur fertigen Karte enthält. Versiegeln Sie die Karte, kopieren Sie den Link, schreiben Sie Ihre E-Mail und nutzen Sie in Outlook „Senden planen“ oder „Übermittlung verzögern“. Laut Microsoft muss das klassische Outlook für die verzögerte Übermittlung zu diesem Zeitpunkt online und verbunden sein.

Kann ich die Karte in Microsoft Teams oder Slack planen?

Ja. In Teams und Slack lassen sich Nachrichten planen. Versiegeln Sie die Karte, fügen Sie den Link zur fertigen Karte in einen privaten Chat mit der beschenkten Person ein und planen Sie die Nachricht. Prüfen Sie Uhrzeit und Zeitzone und achten Sie darauf, dass niemand im Chat ist, der den Link nicht sehen soll.

Was passiert, wenn jemand unterschreibt, nachdem ich den Link geplant habe?

Das geht nicht. Um den Link zur fertigen Karte zu bekommen, versiegeln Sie die Karte, was das Unterschreiben dauerhaft beendet. Wer bis dahin nicht unterschrieben hat, ist nicht dabei. Deshalb sind eine klare Frist, eine Erinnerung an die Unterzeichnenden und ein letzter Blick auf die Zahl der Unterschriften vor dem Versiegeln so wichtig.

Ist es besser, zu planen oder selbst zu verschicken?

Aus unserer Sicht sollten Sie selbst verschicken, wenn es geht: So bleibt das Unterschreiben am längsten offen, und Sie können eine persönliche Notiz ergänzen. Planen Sie, wenn Sie im entscheidenden Moment unterwegs, auf Reisen oder in Meetings sind. In jedem Fall sollten Sie die Erinnerungs-E-Mail einstellen, damit das Datum nicht durchrutscht.

Fazit

Bei SignThisCard verschickt sich eine Gruppenkarte nicht von selbst, aber Sie erreichen dasselbe Ergebnis. Stellen Sie eine Erinnerungs-E-Mail ein, teilen Sie den Link zum Unterschreiben mit einer Frist, versiegeln Sie dann die Karte und verschicken Sie sie am Tag selbst oder planen Sie den Link zur fertigen Karte in Outlook, Gmail, Teams oder Slack.

Steht ein Termin an? Erstellen Sie die Karte jetzt, stellen Sie Ihre Erinnerung ein und sammeln Sie die Nachrichten vor dem großen Tag.