Gruppenkarten-Rechnung für Unternehmen: Zahlung, Bestellnummern und Umsatzsteuer erklärt

Kurze Antwort: Team-Tarife von SignThisCard werden per Karte über Stripe gekauft, und zu jeder Zahlung gibt es eine Stripe-Rechnung, die Sie auf der Team-Seite ansehen und als PDF herunterladen können. Auf Rechnungen von SignThisCard wird derzeit keine Umsatzsteuer (VAT) ausgewiesen. Wenn Sie per Überweisung oder mit Bestellnummer zahlen müssen, kontaktieren Sie SignThisCard, um eine Vereinbarung zu besprechen.

Die Finanzabteilung möchte vor jedem Kauf „eine Rechnung, eine Bestellnummer und den Umsatzsteuerausweis“. Verständlich. Hier lesen Sie genau, was SignThisCard heute bietet, was nicht – und was Sie tun können, wenn Ihr Prozess etwas anderes verlangt.

Wenn Sie noch überlegen, ob ein Team-Tarif zu Ihrem Unternehmen passt, ist unser Überblick über Gruppenkarten für Unternehmen der bessere Einstieg.

Können wir einen Gruppenkarten-Tarif auf Rechnung bezahlen?

Nicht auf Ziel. Team-Tarife im Self-Service werden im Voraus per Karte über Stripe bezahlt, und zu jeder Zahlung wird eine Rechnung erstellt. Wenn Ihr Unternehmen nur per Überweisung gegen Rechnung zahlen kann, kontaktieren Sie zuerst SignThisCard.

So funktioniert die Zahlung im Self-Service:

• Der Inhaber des Teams zahlt per Karte über den sicheren Checkout von Stripe.
• Es ist eine Zahlung für das ganze Team, angezeigt als eine Position, etwa „Team plan, 51 seats, 1 year“.
• Den Tarif gibt es nur jährlich, und er verlängert sich automatisch.
• Stripe schickt einen Zahlungsbeleg per E-Mail.
• Zu jeder Zahlung gibt es eine Stripe-Rechnung, die der Inhaber auf der Team-Seite ansehen und als PDF herunterladen kann.

Kartendaten werden von Stripe verarbeitet und nicht von SignThisCard gespeichert.

Die Preise pro Platz hinter dieser einen Zahlung finden Sie in unserem Ratgeber zu Gruppenkarten-Preisen für Unternehmen.

Können wir mit Bestellnummer oder per Überweisung zahlen?

Möglicherweise, aber nur nach Absprache. Im Self-Service ist nur Kartenzahlung möglich – Unternehmen, die eine Bestellnummer (PO), eine Überweisung oder mehr als 500 Plätze brauchen, sollten SignThisCard kontaktieren. Das Team kann nach Absprache eingerichtet werden, verbindlich ist aber erst, was direkt mit Ihnen vereinbart wurde.

Bitte gehen Sie nicht davon aus,

• dass eine Bestellnummer akzeptiert wird,
• dass Zahlungsziele wie 30 Tage netto möglich sind,
• oder dass eine Rechnung zur späteren Zahlung erstellt werden kann.

Fragen Sie vorher. Erklären Sie, was Ihr Prozess verlangt, wie viele Plätze Sie möchten und bis wann. Es geht schneller, das vor der nächsten fälligen Abschiedskarte zu klären als danach.

Zum Vergleich: Zum Zeitpunkt der Erstellung (November 2026) steht auf der Preisseite von Kudoboard, dass Kundinnen und Kunden, die per Bestellnummer, Scheck oder ACH zahlen möchten, das über den Enterprise-Tarif ab 501 Nutzern tun. Größere Unternehmen mit strengen Einkaufsregeln sind bei einem Anbieter mit eigenem Enterprise-Prozess womöglich besser aufgehoben. Unsere Seite zu Gruppenkarten für große Unternehmen geht darauf genauer ein.

Stellen Sie Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis für Firmenkäufe aus?

Nein. Auf Rechnungen von SignThisCard wird derzeit keine Umsatzsteuer (VAT) ausgewiesen – es sind also keine Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis (VAT invoices), und es gibt keine Umsatzsteuer, die Sie zurückfordern könnten. Finanzteams mit besonderen Anforderungen an Rechnungen sollten SignThisCard kontaktieren.

Was das in der Praxis bedeutet:

• Der Rechnungsbetrag ist der Betrag, den Sie zahlen. Eine Umsatzsteuerzeile gibt es nicht.
• Da keine Umsatzsteuer berechnet wird, enthält die Rechnung keine Vorsteuer, die ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen abziehen könnte.
• Wenn Ihr System in der Kreditorenbuchhaltung von jedem Lieferanten eine Umsatzsteuer-ID verlangt, sprechen Sie das vor dem Kauf bei SignThisCard an.

Warum ist der Unterschied wichtig?

Im Vereinigten Königreich sagt die GOV.UK-Anleitung, dass Unternehmen VAT-Rechnungen verwenden müssen, wenn sowohl Verkäufer als auch Kunde für die VAT registriert sind, und dass VAT-Rechnungen mehr Angaben enthalten als gewöhnliche Rechnungen. Der VAT-Leitfaden der britischen Steuerbehörde HMRC (VAT Notice 700) legt fest, was auf einer VAT-Rechnung stehen muss.

Eine Stripe-Rechnung ohne Umsatzsteuer ist eine normale Rechnung für Ihre Unterlagen. Wie Sie sie verbuchen, ist eine Frage für Ihre Finanzabteilung oder Ihre Steuerberatung, nicht für uns. Aus unserer Sicht lohnt sich vor dem ersten Kauf eine kurze Rückfrage dort, damit es am Monatsende keine Überraschungen gibt.

Was sollten Finanzteams tun?

Laden Sie die Stripe-Rechnung auf der Team-Seite herunter, ordnen Sie sie der richtigen Kostenstelle zu und klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, wie ein Kauf ohne Umsatzsteuer zu behandeln ist. Wenn Ihr Prozess mehr verlangt, fragen Sie vor dem Kauf bei SignThisCard nach.

Eine einfache Checkliste:

1. Legen Sie fest, wer Inhaber ist. Nur der Inhaber kauft Plätze und verwaltet die Abrechnung – wählen Sie also jemanden mit Zugriff auf die Firmenkarte und die Rechnungen. Der Inhaber kann das Team nicht verlassen; eine Übertragung der Inhaberschaft läuft über den Support von SignThisCard.
2. Bestätigen Sie die Zahl der Plätze. Nur wer Karten erstellt, braucht einen Platz. Unterschreiben ist immer kostenlos.
3. Zahlen Sie per Karte über Stripe oder kontaktieren Sie SignThisCard, wenn Kartenzahlung bei Ihnen nicht erlaubt ist.
4. Laden Sie nach jeder Zahlung das Rechnungs-PDF von der Team-Seite herunter, auch bei unterjährigen Aufstockungen.
5. Notieren Sie das Verlängerungsdatum. Der Tarif verlängert sich jedes Jahr automatisch, und Stripe schickt vorher Erinnerungen.
6. Planen Sie einen Prüftermin ein paar Wochen vor der Verlängerung, um die Plätze anzupassen oder den Firmentarif zu kündigen, wenn er nicht mehr gebraucht wird.

Unterjährige Aufstockungen

Fügt der Inhaber im Lauf des Jahres Plätze hinzu, gibt es eine separate anteilige Zahlung für die Differenz – mit einer eigenen Stripe-Rechnung. Legen Sie sie zur ursprünglichen Rechnung.

Unternehmen in den USA

Es gilt derselbe Ablauf: Kartenzahlung über Stripe und eine Stripe-Rechnung pro Zahlung, mit Preisen in britischen Pfund. Ihre Bank kann eine Gebühr für die Währungsumrechnung berechnen. Klären Sie mit Ihrer Kreditorenbuchhaltung, wie Abos in Fremdwährung erfasst werden sollen.

Was passiert, wenn die Kartenzahlung bei der Verlängerung fehlschlägt?

Es gibt eine Kulanzfrist von 7 Tagen. Danach fallen die Mitglieder auf ihre eigenen Tarife zurück, und Einladungen sind gesperrt, bis die Zahlung durchgeht.

Stripe verschickt Erinnerungen vor der Verlängerung und Hinweise zu fehlgeschlagenen Zahlungen mit einem Link, über den Sie die Karte auf einer von Stripe gehosteten Seite aktualisieren. Wenn sich die Firmenkarte ändert, aktualisieren Sie sie vor dem Verlängerungsdatum, um Unterbrechungen zu vermeiden.

Häufige Fehler

• Die Rechnung als Rechnung mit Umsatzsteuerausweis behandeln. Das ist sie nicht, und Umsatzsteuer (VAT) wird derzeit nicht ausgewiesen.
• Ohne Absprache eine Bestellnummer anlegen und später zahlen. Im Self-Service ist nur Kartenzahlung möglich; Sondervereinbarungen müssen vorher abgestimmt sein.
• Ohne Freigabe eine private Karte nutzen. Klären Sie intern, wer zahlt und wie Auslagen erstattet werden.
• Rechnungen verlieren. Laden Sie jedes PDF von der Team-Seite herunter, sobald es erstellt ist.
• Die Verlängerung vergessen. Tarife verlängern sich jedes Jahr automatisch.

Das Wichtigste in Kürze

• Team-Tarife von SignThisCard werden per Karte über Stripe bezahlt, als eine Jahreszahlung für das ganze Team.
• Zu jeder Zahlung gibt es eine Stripe-Rechnung, als PDF auf der Team-Seite verfügbar.
• Auf Rechnungen von SignThisCard wird derzeit keine Umsatzsteuer (VAT) ausgewiesen; es sind also keine Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis.
• Überweisung, Bestellnummern und Bestellungen über 500 Plätze erfordern vorher ein Gespräch mit SignThisCard.
• Fragen Sie Ihre Steuerberatung, wie ein Kauf ohne Umsatzsteuer zu verbuchen ist.

Häufig gestellte Fragen

Enthalten Rechnungen von SignThisCard Umsatzsteuer?

Nein. Auf Rechnungen von SignThisCard wird derzeit keine Umsatzsteuer (VAT) ausgewiesen; sie enthalten also keinen Umsatzsteuerbetrag und sind keine Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis. Wenn Ihre Finanzabteilung besondere Anforderungen an Rechnungen hat, kontaktieren Sie SignThisCard vor dem Kauf. Wie der Kauf zu verbuchen ist, klären Sie mit Ihrer eigenen Steuerberatung.

Wo finde ich die Rechnung für unseren Team-Tarif?

Auf der Team-Seite. Zu jeder Zahlung gibt es eine Stripe-Rechnung, die der Inhaber ansehen und als PDF herunterladen kann. Stripe schickt außerdem nach jeder Zahlung einen Beleg per E-Mail, auch bei unterjährigen Zahlungen für zusätzliche Plätze.

Können wir mit Bestellnummer bezahlen?

Im Self-Service ist nur Kartenzahlung möglich. Wenn Ihr Unternehmen mit einer Bestellnummer arbeiten muss, kontaktieren Sie SignThisCard, um die Einrichtung eines Teams nach Absprache zu besprechen. Eine Zusage gibt es nicht automatisch – fragen Sie also, bevor Sie die Bestellung anlegen oder jemandem einen Starttermin versprechen.

Können wir per Überweisung bezahlen?

Nicht über den Self-Service-Checkout, der Kartenzahlungen über Stripe abwickelt. Unternehmen, die per Überweisung zahlen müssen, können SignThisCard kontaktieren, um eine Vereinbarung zu besprechen. Eingerichtet wird erst, was direkt mit Ihnen vereinbart wurde.

Bieten Sie ein Zahlungsziel von 30 Tagen an?

Bei Self-Service-Tarifen gibt es keine Zahlungsziele; Sie zahlen das Jahr im Voraus per Karte. Wenn Ihr Unternehmen besondere Anforderungen hat, kontaktieren Sie SignThisCard und erklären Sie, was Sie brauchen. Gehen Sie nicht von bestimmten Konditionen aus, solange sie nicht direkt mit Ihnen vereinbart sind.

Kann außer dem Inhaber noch jemand Rechnungen herunterladen?

Die Abrechnung verwaltet nur der Inhaber des Teams. Team-Admins können Mitglieder einladen und entfernen, verwalten aber nicht die Abrechnung. Braucht die Finanzabteilung die Rechnungen, kann der Inhaber die PDFs auf der Team-Seite herunterladen und weiterleiten – oder die Finanzabteilung übernimmt selbst die Rolle des Inhabers.

Ist der Preis in Pfund oder in Dollar?

Die Preise für Team-Tarife sind in britischen Pfund (GBP). Unternehmen in den USA zahlen per Karte in GBP, und ihre Bank kann eine Umrechnungsgebühr berechnen. Klären Sie mit Ihrer Kreditorenbuchhaltung, wie Abos in Fremdwährung erfasst werden sollen.

Fazit

Eine Gruppenkarten-Rechnung für Unternehmen ist bei SignThisCard unkompliziert: per Karte zahlen, die Stripe-Rechnung auf der Team-Seite herunterladen und beachten, dass derzeit keine Umsatzsteuer (VAT) ausgewiesen wird. Wenn Ihr Unternehmen eine Bestellnummer, eine Überweisung oder bestimmte Angaben auf der Rechnung braucht, fragen Sie vor dem Kauf nach.

Kontaktieren Sie SignThisCard zu Rechnungen oder Sondervereinbarungen oder lassen Sie den Inhaber Ihres Teams Plätze auf der Team-Seite kaufen, wenn Sie so weit sind.