کمپنی کا گروپ کارڈ اکاؤنٹ کیسے منظم کریں

مختصر جواب: SignThisCard پر کمپنی کا گروپ کارڈ اکاؤنٹ چلانے کے لیے مالک ٹیم کے صفحے پر ٹیم شروع کرتا ہے اور نشستوں کی ادائیگی کرتا ہے۔ ہر نشست ایک شخص کو Unlimited پلان پر کارڈ بنانے دیتی ہے۔ مالک اور ٹیم ایڈمن ایک وقت میں 25 لوگوں تک کو مدعو کرتے ہیں، اراکین کو ہٹاتے ہیں، اور ساتھیوں کو کمپنی ای میل سے شامل ہونے کی اجازت دے سکتے ہیں۔

کمپنی اکاؤنٹ چلانا دراصل ایک سوال کے گرد گھومتا ہے: کارڈ بنانے کا اختیار کس کے پاس ہونا چاہیے؟ یہ گائیڈ نشستیں، تین کردار، لوگوں کو شامل کرنے اور ہٹانے کا طریقہ، اور کمپنی ای میل سے شامل ہونے کی حدود بتاتی ہے، تاکہ آپ ایک ہی بار میں سب کچھ ترتیب دے سکیں۔ کمپنیاں گروپ کارڈز کیسے استعمال کرتی ہیں، اس کی مکمل تصویر کے لیے ہماری گائیڈ بزنس کے لیے گروپ کارڈز دیکھیں۔

کیا کمپنی پلان پر ہر ملازم کارڈ بنا سکتا ہے؟

نہیں، ٹیم کے پلان پر صرف وہی لوگ کارڈ بنا سکتے ہیں جن کے پاس نشست ہو۔ دستخط ہر کوئی مفت کر سکتا ہے۔ بجٹ بناتے وقت یہی سب سے اہم بات ہے۔

ایک نشست ایک شخص کو ادا شدہ سال کے دوران Unlimited پلان پر کارڈ بنانے دیتی ہے۔ کارڈ پر دستخط کے لیے کبھی نشست کی ضرورت نہیں ہوتی، اور دستخط کرنے والوں کو اکاؤنٹ بھی نہیں چاہیے۔ یعنی 300 افراد کے دفتر کو شاید صرف ان چند لوگوں کے لیے نشستیں چاہئیں جو واقعی کارڈز کا انتظام کرتے ہیں: HR، آفس مینیجرز، ٹیم لیڈز اور پی اے۔

مالک ہمیشہ ایک نشست لیتا ہے۔ نشستیں تقسیم ہوتے وقت پہلے مالک کو، پھر ٹیم ایڈمنز کو، پھر اراکین کو اس ترتیب سے ملتی ہیں جس میں وہ شامل ہوئے۔ جب تمام نشستیں بھر جائیں تو نئی دعوتیں اور کمپنی ڈومین سے شمولیت بند ہو جاتی ہے۔ اگر بعد میں تجدید پر آپ نشستیں کم کریں اور اراکین نشستوں سے زیادہ ہوں، تو سب سے آخر میں شامل ہونے والے لوگ نشست کے بغیر رہ جاتے ہیں، اس لیے مزید لوگوں کو مدعو کرنے سے پہلے کافی نشستیں خرید لیں۔ ہماری گائیڈ ٹیم پلان میں نشستیں شامل کرنا بتاتی ہے کہ سال کے بیچ میں نشستیں کیسے بڑھائیں۔

جس کے پاس ٹیم کی نشست نہیں، وہ پھر بھی اپنے انفرادی پلان پر SignThisCard استعمال کر سکتا ہے، جیسے Free پلان (ایک کارڈ، 15 دستخط کرنے والوں تک)۔

مالک، ایڈمن اور رکن کیا کیا کر سکتے ہیں؟

بلنگ مالک کے ہاتھ میں ہے؛ لوگوں کا انتظام مالک اور ایڈمن کرتے ہیں؛ اراکین کارڈ بناتے ہیں۔ تقسیم یہ ہے:

ہماری رائے میں زیادہ تر کمپنیوں کے لیے دو ایڈمن مناسب تعداد ہے: چھٹیوں میں کام چلانے کے لیے کافی، اور اتنے کم کہ سب کو معلوم ہو کس سے پوچھنا ہے۔

ٹیم اکاؤنٹ قدم بہ قدم کیسے سیٹ اپ اور منظم کریں؟

ٹیم شروع کریں، نشستوں کی ادائیگی کریں، پھر لوگوں کو مدعو کریں۔ نشستوں کی ادائیگی تک دعوتیں بند رہتی ہیں۔

1. ٹیم شروع کریں۔ تصدیق شدہ ای میل سے لاگ ان کریں، ٹیم کا صفحہ کھولیں اور اپنی کمپنی یا ٹیم کا نام لکھیں۔ آپ مالک بن جاتے ہیں۔ نئی ٹیم ابھی فعال نہیں ہوتی۔
2. نشستیں خریدیں۔ مالک کے طور پر نشستوں کی تعداد چنیں (کم از کم تین) اور Stripe کے ذریعے کارڈ سے ادائیگی کریں۔ پوری ٹیم کے لیے یہ ایک سالانہ ادائیگی ہے۔ ہر درجے کی نشست کی قیمتیں پلانز کے صفحے پر ہیں۔
3. ساتھیوں کو مدعو کریں۔ ایک وقت میں 25 ای میل پتے تک درج کریں۔ ہر دعوتی لنک ایک بار کام کرتا ہے اور 14 دن تک چلتا ہے۔
4. مدعو افراد کو شامل ہونے دیں۔ نیا شخص لنک کھول کر ایک ہی قدم میں اکاؤنٹ بناتا ہے: نام اور پاس ورڈ۔ دعوت ان کی ای میل کی تصدیق کر دیتی ہے اور وہ فوراً شامل ہو جاتے ہیں۔ جن کا پہلے سے اکاؤنٹ ہے وہ لاگ ان کر کے Join پر کلک کرتے ہیں۔
5. ایڈمن بنائیں۔ ایک یا دو اراکین کو ٹیم ایڈمن بنا دیں تاکہ دعوتیں اور ہٹانے کا کام سارا آپ پر نہ ہو۔
6. کمپنی ای میل سے شمولیت کا فیصلہ کریں۔ چاہیں تو آپ کی کمپنی ڈومین پر تصدیق شدہ ای میل والے ساتھیوں کو دعوت کے بغیر شامل ہونے دیں (نیچے دیکھیں)۔
7. فہرست باقاعدگی سے دیکھیں۔ جو لوگ اب کارڈز کا انتظام نہیں کرتے یا کمپنی چھوڑ چکے ہیں انہیں ہٹا دیں، تاکہ نشستیں صحیح لوگوں کو ملیں۔

دعوت بھیجنے کے مشورے

• فہرست کو حصوں میں بانٹیں۔ ہر بار 25 پتوں کے حساب سے، 60 منتظمین کی فہرست تین مرحلوں میں جائے گی۔
• لوگوں کو پہلے بتا دیں۔ Slack یا Microsoft Teams پر ایک مختصر پیغام دعوت کو اسپام سمجھے جانے سے بچاتا ہے۔
• 14 دن بعد دوبارہ مدعو کریں۔ میعاد ختم ہونے والا لنک کام نہیں کرے گا، اس لیے نئی دعوت بھیجیں۔

کیا ملازمین کمپنی ای میل سے خود بخود شامل ہو سکتے ہیں؟

ہاں، اگر مالک کمپنی ڈومین سے شمولیت آن کر دے، لیکن اس کی کچھ حدود ہیں۔ یہ ایک سہولت ہے، مکمل خودکار پروویژننگ نہیں۔

ڈومین شمولیت آن ہونے پر، مالک کی اپنی کمپنی ڈومین پر تصدیق شدہ ای میل (مثلاً @acme.co.uk) رکھنے والا کوئی بھی شخص دعوت کے بغیر ٹیم میں شامل ہو سکتا ہے، بشرطیکہ نشستیں خالی ہوں۔ یہ حدود یاد رکھیں:

• ذاتی ای میل فراہم کنندگان شمار نہیں ہوتے۔ Gmail، Outlook، Hotmail، Yahoo، iCloud اور اس جیسے پتے ڈومین شمولیت کے لیے استعمال نہیں ہو سکتے۔
• یہ صرف مالک کی ڈومین سے ملاتی ہے۔ کسی دوسری ڈومین پر کام کرنے والے ساتھیوں، جیسے کسی سسٹر کمپنی کے لوگوں، کو پھر بھی دعوت چاہیے۔
• نشستیں ختم ہوتے ہی رک جاتی ہے۔ ڈومین شمولیت صرف تب کام کرتی ہے جب نشستیں خالی ہوں۔
• کوئی ڈائریکٹری سنک نہیں۔ کوئی اور خودکار پروویژننگ نہیں ہے: نہ SSO، نہ HR سسٹم (HRIS) انٹیگریشن، اور نہ ملازمین کی CSV امپورٹ۔

اگر آپ کی IT ٹیم توقع رکھتی ہے کہ نئے ملازمین Microsoft Entra ID، Okta یا کسی HR سسٹم سے خود بخود شامل ہو جائیں، تو SignThisCard فی الحال اس کے لیے نہیں بنا۔ دعوتیں یا ڈومین شمولیت ہی دستیاب راستے ہیں۔

ٹیم سے کسی کو کیسے ہٹائیں؟

مالک یا ٹیم ایڈمن انہیں ٹیم کے صفحے پر اراکین کی فہرست سے ہٹاتا ہے۔ اراکین خود بھی ٹیم چھوڑ سکتے ہیں۔

اس کے بعد جو ہوتا ہے وہ کام کے تسلسل کے لیے اہم ہے:

• ان کے کارڈز انہی کے پاس رہتے ہیں۔ کارڈز ان کے بنانے والے کی ملکیت ہیں اور ان کے اپنے اکاؤنٹ میں رہتے ہیں۔ وہ بس اپنے انفرادی پلان پر واپس چلے جاتے ہیں۔
• کوئی ان کے کارڈز نہیں سنبھال سکتا۔ کسی ایڈمن یا ساتھی کے لیے کسی دوسرے کا کارڈ منظم کرنے کا کوئی طریقہ نہیں۔ دستخط کرنے والے دستخط کے لنک سے دستخط جاری رکھ سکتے ہیں، لیکن کارڈ سیل کرنا اور بھیجنا صرف بنانے والا کر سکتا ہے۔
• ان کی نشست خالی ہو جاتی ہے اور ٹیم میں کسی اور کو مل سکتی ہے۔

اس لیے کسی سرگرم منتظم کو ہٹانے سے پہلے دیکھ لیں کہ ان کا کوئی کارڈ زیرِ تکمیل تو نہیں۔ ہماری گائیڈ جب کوئی ملازم کمپنی چھوڑ دے تو کیا ہوتا ہے میں کام کی منتقلی کے منصوبے تفصیل سے بیان ہیں۔

کیا کوئی شخص ایک سے زیادہ ٹیموں میں ہو سکتا ہے؟

نہیں۔ ایک شخص ایک وقت میں ایک ہی ٹیم میں ہو سکتا ہے۔ اگر کوئی پہلے سے کسی اور ٹیم میں ہے تو آپ کی ٹیم میں آنے سے پہلے اسے وہ ٹیم چھوڑنی ہو گی۔

ایک کمپنی کے اندر یہ کم ہی مسئلہ بنتا ہے، لیکن کنٹریکٹرز یا ان لوگوں کے ساتھ ہو سکتا ہے جنہوں نے آزمائش کے دوران اپنی چھوٹی ٹیم بنا لی ہو۔ یہ بھی یاد رکھیں کہ مالک اپنی ٹیم نہیں چھوڑ سکتا؛ اکاؤنٹ کسی اور کو دینے کے لیے ملکیت منتقل کروانے کی خاطر ہم سے رابطہ کریں۔

کیا ایڈمن ٹیم کے بنائے ہوئے سارے کارڈز دیکھ سکتے ہیں؟

نہیں۔ کمپنی بھر کا کوئی کارڈ ڈیش بورڈ نہیں ہے۔ ایڈمن اراکین کی فہرست دیکھتے ہیں اور مالک نشستیں، تجدید کی تاریخ اور انوائسز دیکھتا ہے، لیکن ہر کارڈ صرف اس کا بنانے والا منظم کرتا ہے۔ اگر آپ کو نگرانی یا ریکگنیشن رپورٹنگ چاہیے تو ہمارا دیانت دار جائزہ گروپ کارڈ ایڈمن ڈیش بورڈ اور رپورٹنگ پڑھیں۔

اہم نکات

• SignThisCard ٹیم میں صرف نشست والے لوگ Unlimited پلان پر کارڈ بناتے ہیں؛ دستخط مفت ہیں اور اکاؤنٹ کی ضرورت نہیں۔
• نشستیں پہلے مالک کو، پھر ٹیم ایڈمنز کو، پھر اراکین کو شمولیت کی ترتیب سے ملتی ہیں۔
• مالک اور ایڈمن ایک وقت میں 25 ای میل پتے تک مدعو کرتے ہیں؛ ہر دعوتی لنک 14 دن کے لیے ایک بار کام کرتا ہے۔
• کمپنی ای میل سے شمولیت صرف مالک کی کمپنی ڈومین کے لیے ہے، ذاتی ای میل فراہم کنندگان کے لیے کبھی نہیں، اور صرف تب جب نشستیں خالی ہوں۔
• ایک شخص ایک وقت میں ایک ہی ٹیم میں ہو سکتا ہے، اور ہٹائے گئے اراکین اپنے کارڈز اپنے پاس رکھتے ہیں۔
• نشستیں صرف مالک خریدتا ہے اور بلنگ بھی وہی سنبھالتا ہے۔

اکثر پوچھے جانے والے سوالات

کیا دستخط کرنے والوں کو نشست یا اکاؤنٹ چاہیے؟

نہیں۔ کارڈ پر دستخط کے لیے کبھی نشست نہیں چاہیے اور یہ مفت ہے۔ دستخط کا لنک رکھنے والا کوئی بھی شخص اکاؤنٹ بنائے بغیر پیغام لکھ سکتا ہے۔ نشستیں صرف ان لوگوں کے لیے ہیں جو ٹیم کے Unlimited پلان پر کارڈ بناتے ہیں، یعنی آپ منتظمین کی ادائیگی کرتے ہیں، ہر دستخط کرنے والے کی نہیں۔

ہمیں کم از کم کتنی نشستیں چاہئیں؟

کم از کم تین نشستیں ہیں، اور ان میں سے ایک مالک لیتا ہے۔ اپنے کل ملازمین کے بجائے ان لوگوں کو گنیں جو باقاعدگی سے کارڈز کا انتظام کرتے ہیں، جیسے HR، آفس مینیجرز اور ٹیم لیڈز۔ فی نشست قیمت اس درجے پر منحصر ہے جس میں آپ کا آرڈر آتا ہے، اور پلانز کے صفحے پر درج ہے۔

کیا ٹیم ایڈمن مزید نشستیں خرید سکتے ہیں؟

نہیں۔ نشستیں صرف مالک خریدتا ہے اور بلنگ بھی وہی سنبھالتا ہے۔ ٹیم ایڈمن لوگوں کو مدعو کر سکتے ہیں اور ہٹا سکتے ہیں، لیکن نشستیں ختم ہو جائیں تو مالک کو ٹیم کے صفحے پر مزید نشستیں شامل کرنی ہوں گی۔ ادائیگی کی تصدیق ہوتے ہی نئی نشستیں کام کرنے لگتی ہیں۔

اگر دعوتی لنک کی میعاد ختم ہو جائے تو کیا کریں؟

ہر دعوتی لنک ایک بار کام کرتا ہے اور 14 دن تک چلتا ہے۔ میعاد ختم ہو گئی ہو تو مالک یا ایڈمن اسی ای میل پتے پر نئی دعوت بھیج دے۔ متعلقہ شخص کو بتا دیں کہ دعوت آ رہی ہے تاکہ وہ اس کی میعاد دوبارہ ختم ہونے سے پہلے کھول لیں۔

کیا ہم لوگوں کو اپنی کمپنی ڈومین سے شامل ہونے سے روک سکتے ہیں؟

ڈومین شمولیت کی اجازت دینا مالک کا اختیار ہے، اس لیے اگر آپ چاہتے ہیں کہ ہر رکن کو الگ سے مدعو کیا جائے تو اسے بند رکھیں۔ آن ہونے پر صرف مالک کی اپنی کمپنی ڈومین کی تصدیق شدہ ای میلز شامل ہو سکتی ہیں، اور صرف تب جب نشستیں خالی ہوں۔

کسی کو ہٹانے پر کارڈز کا کیا ہوتا ہے؟

ان کے کارڈز ان کے اپنے اکاؤنٹ میں رہتے ہیں اور وہ اپنے انفرادی پلان پر واپس چلے جاتے ہیں۔ کوئی اور ان کارڈز کو سنبھال یا منظم نہیں کر سکتا۔ اگر ان کا کوئی کارڈ زیرِ تکمیل ہے تو ان سے کہیں کہ اسے سیل کر کے بھیج دیں، یا طے کر لیں کہ نیا کارڈ کون شروع کرے گا۔

کیا ٹیم اکاؤنٹ سنگل سائن آن (SSO) کو سپورٹ کرتا ہے؟

نہیں۔ SAML، Microsoft یا Google کے ساتھ کوئی SSO نہیں ہے۔ لوگ ای میل اور پاس ورڈ سے، یا ای میل پر بھیجے گئے سائن اِن لنک اور کوڈ سے سائن اِن کرتے ہیں۔ اگر آپ کی کمپنی کے لیے SSO لازمی شرط ہے تو انٹرپرائز شناختی انتظام کے لیے بنا پلیٹ فارم زیادہ موزوں رہے گا۔

نتیجہ

کمپنی کا گروپ کارڈ اکاؤنٹ چلانا تین عادتوں پر منحصر ہے: نشستیں ان لوگوں کو دیں جو واقعی کارڈز کا انتظام کرتے ہیں، ایک بیک اپ ایڈمن رکھیں، اور لوگوں کے جانے پر اراکین کی فہرست صاف رکھیں۔ باقی سب مفت دستخط کرتے ہیں۔ جب آپ تیار ہوں تو SignThisCard کے ٹیم صفحے پر اپنی ٹیم شروع کریں اور اپنے پہلے منتظمین کو مدعو کریں۔