كيف تدير حساب البطاقات الجماعية لشركتك

إجابة سريعة: لإدارة حساب البطاقات الجماعية لشركتك على SignThisCard، يُنشئ المالك فريقًا من صفحة الفريق ويدفع ثمن المقاعد. كل مقعد يتيح لشخص واحد إنشاء البطاقات على خطة Unlimited. ويدعو المالك ومشرفو الفريق ما يصل إلى 25 شخصًا في المرة الواحدة، ويزيلون الأعضاء، ويمكنهم السماح للزملاء بالانضمام ببريد العمل.

إدارة حساب الشركة تدور في الغالب حول سؤال واحد: من يحق له إنشاء البطاقات؟ يشرح هذا الدليل المقاعد، والأدوار الثلاثة، وطريقة إضافة الأشخاص وإزالتهم، وحدود الانضمام ببريد العمل، لتتمكن من إعداد كل شيء في جلسة واحدة. وللصورة الأشمل عن استخدام الشركات للبطاقات الجماعية، راجع دليلنا حول البطاقات الجماعية للشركات.

هل يستطيع كل موظف إنشاء البطاقات على خطة الشركة؟

لا، وحدهم أصحاب المقاعد يستطيعون إنشاء البطاقات على خطة الفريق. أما التوقيع فمجاني للجميع. وهذه هي النقطة الأهم عند وضع الميزانية.

يتيح المقعد لشخص واحد إنشاء البطاقات على خطة Unlimited طوال السنة المدفوعة. التوقيع على البطاقة لا يحتاج إلى مقعد أبدًا، ولا يحتاج الموقّعون إلى حساب أصلًا. لذلك قد يحتاج مكتب يضم 300 شخص إلى مقاعد لعدد قليل فقط ممن ينظّمون البطاقات فعلًا: الموارد البشرية ومديرو المكاتب وقادة الفرق والمساعدون التنفيذيون.

يشغل المالك دائمًا مقعدًا واحدًا. وعند توزيع المقاعد، تذهب أولًا إلى المالك، ثم إلى مشرفي الفريق، ثم إلى الأعضاء بحسب ترتيب انضمامهم. وتتوقف الدعوات الجديدة والانضمام عبر نطاق الشركة ما دامت المقاعد كلها مشغولة. وإذا خفّضت عدد المقاعد عند التجديد وكان عدد الأعضاء أكبر من المقاعد، فإن آخر المنضمين هم من يبقون بلا مقعد، لذا اشترِ مقاعد كافية قبل دعوة المزيد. ويشرح دليلنا حول إضافة مقاعد إلى خطة الفريق كيفية زيادتها في منتصف السنة.

ومن لا يملك مقعدًا في الفريق يمكنه مع ذلك استخدام SignThisCard بخطته الفردية الخاصة، مثل الخطة المجانية (بطاقة واحدة، حتى 15 موقّعًا).

ما الذي يستطيع المالك والمشرفون والأعضاء فعله؟

المالك يتحكم في الفوترة، والمالك والمشرفون يديرون الأشخاص، والأعضاء ينشئون البطاقات. إليك تقسيم الصلاحيات.

في رأينا، وجود مشرفَين اثنين عدد مناسب لمعظم الشركات: يكفي لتغطية الإجازات، وقليل بما يكفي ليعرف الجميع إلى من يتوجهون.

كيف أُعدّ حساب الفريق وأديره خطوة بخطوة؟

أنشئ الفريق، وادفع ثمن المقاعد، ثم ادعُ الأشخاص. تبقى الدعوات مقفلة إلى أن تُدفع المقاعد.

1. أنشئ الفريق. سجّل الدخول ببريد مؤكَّد، وافتح صفحة الفريق، وأدخل اسم شركتك أو فريقك. ستصبح أنت المالك. ولا يكون الفريق الجديد نشطًا بعد.
2. اشترِ المقاعد. بصفتك المالك، اختر عدد المقاعد (ثلاثة على الأقل) وادفع ببطاقة عبر Stripe. إنها دفعة سنوية واحدة للفريق كله. أسعار المقاعد حسب الفئة موجودة في صفحة الخطط.
3. ادعُ زملاءك. أدخل ما يصل إلى 25 عنوان بريد إلكتروني في كل مرة. كل رابط دعوة يعمل مرة واحدة ويبقى صالحًا 14 يومًا.
4. دع المدعوين ينضمون. يفتح الشخص الجديد الرابط وينشئ حسابًا في خطوة واحدة: الاسم وكلمة المرور. تؤكد الدعوة بريده، فينضم فورًا. أما من لديه حساب بالفعل فيسجّل الدخول وينقر على زر الانضمام.
5. رقِّ المشرفين. اختر عضوًا أو اثنين لترقيتهم إلى مشرف فريق، حتى لا تعتمد الدعوات والإزالات كلها عليك.
6. قرّر بشأن الانضمام ببريد العمل. إن أردت، اسمح للزملاء الذين يملكون بريدًا مؤكدًا على نطاق شركتك بالانضمام دون دعوة (انظر أدناه).
7. راجع القائمة بانتظام. أزل من لم يعودوا ينظّمون البطاقات أو من غادروا، حتى تذهب المقاعد إلى الأشخاص المناسبين.

نصائح للدعوات

• قسّم قائمتك إلى دفعات. بما أن الحد 25 عنوانًا في كل جولة، فإن قائمة من 60 منظّمًا تحتاج إلى ثلاث جولات.
• أخبر الناس مسبقًا. رسالة قصيرة في Slack أو Microsoft Teams تمنع اعتبار الدعوة رسالة مزعجة.
• أعد الدعوة بعد 14 يومًا. الرابط المنتهي لن يعمل، فأرسل دعوة جديدة.

هل يمكن للموظفين الانضمام تلقائيًا ببريد العمل؟

نعم، إذا فعّل المالك الانضمام عبر نطاق الشركة، لكن لهذه الميزة حدود. إنها وسيلة تسهيل، وليست تزويدًا تلقائيًا كاملًا بالحسابات.

عند تفعيل الانضمام عبر النطاق، يستطيع أي شخص يملك بريدًا مؤكدًا على نطاق شركة المالك نفسها (مثل ‎@acme.co.uk) الانضمام إلى الفريق دون دعوة، ما دامت هناك مقاعد شاغرة. وضع هذه الحدود في اعتبارك:

• مزوّدو البريد الشخصي لا يُحتسبون. لا يمكن استخدام عناوين Gmail وOutlook وHotmail وYahoo وiCloud وما شابهها للانضمام عبر النطاق.
• يطابق نطاق المالك فقط. الزملاء على نطاق مختلف، كشركة شقيقة، ما زالوا بحاجة إلى دعوة.
• يتوقف عند نفاد المقاعد. الانضمام عبر النطاق يعمل فقط ما دامت هناك مقاعد شاغرة.
• لا مزامنة مع الدليل. لا يوجد أي تزويد تلقائي آخر بالحسابات: لا SSO، ولا تكامل مع نظام الموارد البشرية (HRIS)، ولا استيراد للموظفين من ملف CSV.

إذا كان فريق تقنية المعلومات لديك يتوقع ظهور الموظفين الجدد تلقائيًا من Microsoft Entra ID أو Okta أو نظام للموارد البشرية، فإن SignThisCard ليس مصممًا لذلك حاليًا. الخياران المتاحان هما الدعوات أو الانضمام عبر النطاق.

كيف أزيل شخصًا من الفريق؟

يزيله المالك أو مشرف الفريق من قائمة الأعضاء في صفحة الفريق. ويمكن للأعضاء أيضًا المغادرة بأنفسهم.

ما يحدث بعد ذلك مهم لاستمرارية العمل:

• بطاقاته تبقى معه. البطاقات ملك لمن أنشأها وتبقى في حسابه الخاص. ويعود هو ببساطة إلى خطته الفردية.
• لا أحد يستطيع تولّي بطاقاته. لا توجد طريقة تتيح لمشرف أو زميل إدارة بطاقة شخص آخر. يمكن للموقّعين مواصلة التوقيع عبر رابط التوقيع، لكن المنشئ وحده يستطيع ختم البطاقة وإرسالها.
• يتحرر مقعده لشخص آخر في الفريق.

لذلك، قبل أن تزيل منظّمًا نشطًا، تحقق مما إذا كانت لديه بطاقة قيد الإعداد. ويتناول دليلنا حول ما يحدث عندما يغادر موظف خطط التسليم بالتفصيل.

هل يمكن أن ينتمي الشخص إلى أكثر من فريق؟

لا. يمكن للشخص أن يكون في فريق واحد فقط في الوقت نفسه. فإذا كان أحدهم في فريق آخر، فعليه مغادرته قبل أن ينضم إلى فريقك.

نادرًا ما يهم هذا داخل شركة واحدة، لكنه قد يفاجئ المتعاقدين أو من أنشؤوا فريقًا صغيرًا خاصًا بهم أثناء التجربة. ولاحظ أيضًا أن المالك لا يستطيع مغادرة فريقه؛ ولتسليم الحساب لشخص آخر، تواصل معنا لنقل الملكية.

هل يستطيع المشرفون رؤية كل البطاقات التي ينشئها الفريق؟

لا. لا توجد لوحة تحكم للبطاقات على مستوى الشركة. يرى المشرفون قائمة الأعضاء، ويرى المالك المقاعد وتاريخ التجديد والفواتير، لكن كل بطاقة يديرها منشئها وحده. وإن كنت تحتاج إلى رقابة أو تقارير عن التقدير، فاقرأ نظرتنا الصريحة إلى لوحات تحكم المشرفين وتقارير البطاقات الجماعية.

أهم النقاط

• في فريق SignThisCard، وحدهم أصحاب المقاعد ينشئون البطاقات على خطة Unlimited؛ والتوقيع مجاني ولا يحتاج إلى حساب.
• تذهب المقاعد أولًا إلى المالك، ثم إلى مشرفي الفريق، ثم إلى الأعضاء بحسب ترتيب انضمامهم.
• يدعو المالك والمشرفون ما يصل إلى 25 عنوان بريد في المرة الواحدة؛ وكل رابط دعوة يعمل مرة واحدة لمدة 14 يومًا.
• الانضمام ببريد العمل يعمل فقط مع نطاق شركة المالك، ولا يعمل أبدًا مع مزوّدي البريد الشخصي، وفقط ما دامت هناك مقاعد شاغرة.
• يمكن للشخص أن يكون في فريق واحد فقط في الوقت نفسه، ويحتفظ الأعضاء الذين تُزال عضويتهم ببطاقاتهم.
• المالك وحده يشتري المقاعد ويدير الفوترة.

الأسئلة الشائعة

هل يحتاج الموقّعون إلى مقعد أو حساب؟

لا. التوقيع على البطاقة لا يحتاج إلى مقعد أبدًا وهو مجاني. يستطيع أي شخص لديه رابط التوقيع إضافة رسالة دون إنشاء حساب. المقاعد مخصصة فقط لمن ينشئون البطاقات على خطة Unlimited الخاصة بالفريق، فتدفع مقابل المنظّمين، لا مقابل كل من يوقّع.

ما الحد الأدنى لعدد المقاعد التي نحتاجها؟

الحد الأدنى ثلاثة مقاعد، ويشغل المالك واحدًا منها. احسب عدد الأشخاص الذين ينظّمون البطاقات بانتظام، مثل الموارد البشرية ومديري المكاتب وقادة الفرق، بدلًا من إجمالي عدد الموظفين. ويعتمد سعر المقعد على الفئة التي يقع فيها طلبك، وهو مذكور في صفحة الخطط.

هل يستطيع مشرفو الفريق شراء مقاعد إضافية؟

لا. المالك وحده يشتري المقاعد ويدير الفوترة. يستطيع مشرفو الفريق دعوة الأشخاص وإزالتهم، لكن إذا نفدت المقاعد فعلى المالك إضافة المزيد من صفحة الفريق. وتعمل المقاعد الجديدة فور تأكيد الدفع.

ماذا لو انتهت صلاحية رابط الدعوة؟

كل رابط دعوة يعمل مرة واحدة ويبقى صالحًا 14 يومًا. إذا انتهت صلاحيته، يرسل المالك أو المشرف ببساطة دعوة جديدة إلى العنوان نفسه. أخبر الشخص بأنها في الطريق حتى يفتحها قبل أن تنتهي صلاحيتها مجددًا.

هل يمكننا منع الانضمام عبر نطاق شركتنا؟

الانضمام عبر النطاق خيار يقرر المالك السماح به، فاتركه معطّلًا إذا أردت دعوة كل عضو على حدة. وعند تفعيله، لا ينضم إلا أصحاب البريد المؤكد على نطاق شركة المالك نفسها، وفقط ما دامت هناك مقاعد شاغرة.

ماذا يحدث للبطاقات عندما نزيل شخصًا؟

تبقى بطاقاته في حسابه الخاص، ويعود هو إلى خطته الفردية. لا يستطيع أحد غيره تولّي تلك البطاقات أو إدارتها. وإن كانت لديه بطاقة قيد الإعداد، فاطلب منه ختمها وإرسالها، أو اتفقوا على من سيبدأ بطاقة جديدة.

هل يدعم حساب الفريق تسجيل الدخول الموحّد؟

لا. لا يوجد SSO عبر SAML أو Microsoft أو Google. يسجّل الأشخاص الدخول بالبريد الإلكتروني وكلمة المرور، أو برابط ورمز دخول يُرسلان بالبريد. وإذا كان SSO شرطًا لا غنى عنه في شركتك، فالمنصة المصممة لإدارة الهويات في المؤسسات الكبيرة هي الخيار الأنسب.

الخلاصة

إدارة حساب البطاقات الجماعية لشركتك تتلخص في ثلاث عادات: امنح المقاعد لمن ينظّمون البطاقات فعلًا، واحتفظ بمشرف احتياطي، ونظّف قائمة الأعضاء عندما ينتقل الأشخاص. أما بقية الموظفين فيوقّعون مجانًا. وعندما تكون جاهزًا، أنشئ فريقك من صفحة الفريق في SignThisCard وادعُ أول المنظّمين.