सहकर्मियों को ग्रुप कार्ड कैसे भेजें (और तैयार कार्ड ईमेल कैसे करें)

संक्षिप्त उत्तर: सहकर्मियों को ग्रुप कार्ड भेजने के लिए एक ऑनलाइन ग्रुप कार्ड बनाएं, फिर उसका साइनिंग लिंक ईमेल, Microsoft Teams या Slack से सहकर्मियों के साथ शेयर करें ताकि वे मैसेज जोड़ सकें। जब सब साइन कर दें, तो कार्ड सील करें और तैयार कार्ड का लिंक पाने वाले को भेजें, या तो साइट से ईमेल करके या अपने मैसेज में।

"ग्रुप कार्ड भेजना" दो अलग काम हैं। पहले आप कार्ड अपने सहकर्मियों को भेजते हैं ताकि वे साइन कर सकें। फिर तैयार कार्ड उस व्यक्ति को भेजते हैं जिसके लिए वह है। इन दोनों में गड़बड़ होने से ही सरप्राइज़ खराब होते हैं। यह गाइड दोनों काम समझाती है, व्यस्त और हाइब्रिड टीमों के लिए सही समय के सुझावों के साथ।

डिजिटल कार्ड में नए हैं? हमारी ऑनलाइन ग्रुप कार्ड बनाने की स्टेप-बाय-स्टेप गाइड में शुरू से सेटअप समझाया गया है।

सहकर्मियों को साइन करने के लिए ग्रुप कार्ड कैसे भेजें?

कार्ड का साइनिंग लिंक कॉपी करें और जहां आपकी टीम बात करती है वहां पोस्ट करें: ईमेल, Microsoft Teams, Slack या WhatsApp। जिसके पास लिंक है वह साइन कर सकता है, और SignThisCard पर उन्हें अकाउंट की ज़रूरत नहीं।

शेयर करने से पहले आपको एक फ्री ऑर्गनाइज़र अकाउंट बनाकर अपना ईमेल पता वेरिफाई करना होगा। फिर:

1. अपने कार्ड के शेयरिंग विकल्प खोलें।
2. शेयर करने का तरीका चुनें:
   • आम साइनिंग लिंक: सबके लिए एक लिंक। टीम चैट और ईमेल लिस्ट के लिए सबसे अच्छा।
   • अलग-अलग निमंत्रण लिंक: हर व्यक्ति के लिए एक निजी लिंक, जिस पर एक ही साइन हो सकता है। तब सबसे अच्छा जब खास लोगों को ट्रैक करना हो।
   • ईमेल निमंत्रण: सहकर्मियों के ईमेल पते पर भेजे जाते हैं।
   • QR कोड: मीटिंग रूम की स्क्रीन पर या पैंट्री में लगे प्रिंटेड नोट पर काम का।
3. एक छोटा निमंत्रण मैसेज लिखें जिसमें मौका, डेडलाइन और यह बात हो कि अकाउंट की ज़रूरत नहीं है।
4. इसे ऐसी जगह पोस्ट करें जहां पाने वाला न देख सके।

हर चैनल की अलग जानकारी के लिए देखें साइनिंग लिंक कहां पोस्ट करें।

निमंत्रण मैसेज का एक नमूना

नमस्ते सबको, शुक्रवार को रोहन का आखिरी दिन है। मैंने एक फेयरवेल कार्ड बनाया है जिसे हम सब ऑनलाइन साइन कर सकते हैं (अकाउंट की ज़रूरत नहीं, दो मिनट लगेंगे): [लिंक]। कृपया गुरुवार दोपहर 3 बजे तक अपना मैसेज जोड़ दें। और हां, इसे रोहन को फॉरवर्ड मत करना!

अगर गिफ्ट भी है, तो उसके बारे में एक लाइन जोड़ दें। SignThisCard पैसे इकट्ठा नहीं करता, इसलिए गिफ्ट के लिए अलग कलेक्शन लिंक या बैंक डिटेल उसी मैसेज में डालें।

ग्रुप कार्ड ईमेल से कैसे भेजें?

साइन करना पूरा होने पर कार्ड सील करें, फिर पाने वाले का ईमेल पता डालकर ईमेल से भेजने वाला बटन इस्तेमाल करें, या तैयार कार्ड का लिंक अपने ईमेल में कॉपी करें। पाने वाले को इसे खोलने के लिए अकाउंट नहीं चाहिए।

SignThisCard पर भेजने की प्रक्रिया यह है:

1. कार्ड का प्रीव्यू देखें। हर मैसेज पढ़ें, नाम जांचें और फोटो देखें।
2. जो नहीं होना चाहिए उसे हटाएं। ऑर्गनाइज़र के रूप में आप मैसेज हटा सकते हैं, जैसे डुप्लिकेट या टेस्ट नोट।
3. कार्ड सील करें। सील करने से साइन करना बंद हो जाता है। यह दोबारा नहीं खुलता, इसलिए तभी सील करें जब पक्का हो।
4. भेजें:
   • विकल्प A: पाने वाले का ईमेल पता डालें और ईमेल से भेजने वाला बटन इस्तेमाल करें।
   • विकल्प B: तैयार कार्ड का लिंक कॉपी करें और उसे अपने ईमेल, Microsoft Teams चैट या मैसेज में पेस्ट करें।

पाने वाला अपना कार्ड खोलें पर क्लिक करता है, और कार्ड किताब की तरह खुलता है: पहले कवर, फिर मैसेज, सिग्नेचर और फोटो वाले पन्ने, और अगर आपने जोड़ा हो तो म्यूज़िक भी।

कौन-सा विकल्प चुनूं?

हमारी राय में ऑफिस कार्ड के लिए लिंक को अपने मैसेज में कॉपी करना बेहतर है। टीम लीड का एक छोटा नोट ("रोहन, आपकी बहुत याद आएगी, फाइनेंस टीम की ओर से") उस पल को निजी बना देता है।

कार्ड भेजने का सबसे अच्छा समय कब है?

तब भेजें जब पाने वाले के पास इसका आनंद लेने का समय हो: जन्मदिन की सुबह, या जाने वाले के आखिरी अलविदा से कुछ घंटे पहले। किसी के आखिरी दिन के आखिरी दस मिनट से बचें, जब वह लैपटॉप जमा कर रहा हो।

SignThisCard तय तारीख पर कार्ड अपने आप नहीं भेजता। आप जो तारीख डालते हैं, वह भेजने की इच्छित तारीख के रूप में दर्ज होती है। आप उस तारीख से 0 से 365 दिन पहले का ईमेल रिमाइंडर सेट कर सकते हैं, जो UK समय के अनुसार करीब सुबह 9 बजे आता है, और फिर कार्ड खुद भेजते हैं। ग्रुप कार्ड का समय तय करने और शेड्यूल करने वाले हमारे लेख में शेड्यूल्ड ईमेल समेत दूसरे तरीके बताए गए हैं।

अगर आप चाहते हैं कि मैसेज ठीक किसी तय समय पर पहुंचे, तो कार्ड सील करें, तैयार कार्ड का लिंक कॉपी करें और अपने टूल की शेड्यूलिंग इस्तेमाल करें:

• Outlook में schedule send / delay delivery का विकल्प है।
• Gmail में Send के बगल वाले तीर के पीछे Schedule send है।
• Microsoft Teams में चैट मैसेज शेड्यूल किए जा सकते हैं।
• Slack में भेजने वाले बटन के बगल वाले तीर से मैसेज शेड्यूल किया जा सकता है।

अपनी कंपनी का वर्ज़न कैसे काम करता है, यह जांच लें, क्योंकि मेन्यू अलग-अलग होते हैं।

कार्ड को सरप्राइज़ कैसे रखें?

साइनिंग लिंक को हर उस चैनल, ईमेल लिस्ट और ग्रुप चैट से दूर रखें जिसमें पाने वाला है। पाने वाला कार्ड तभी देखता है जब आप उसे तैयार कार्ड का लिंक भेजते हैं।

व्यावहारिक आदतें:

• पाने वाले के बिना एक अलग चैट या ईमेल थ्रेड बनाएं।
• भेजने से पहले डिस्ट्रिब्यूशन लिस्ट जांचें। "पूरी फाइनेंस टीम" में शायद वही व्यक्ति है जिसका आप जश्न मना रहे हैं।
• लोगों से कहें कि लिंक फॉरवर्ड न करें।
• थ्रेड का नाम साधारण रखें।

ग्रुप कार्ड को खास दिन तक सीक्रेट रखने वाली हमारी गाइड में मुश्किल स्थितियां भी शामिल हैं, जैसे जब पाने वाला आपका मैनेजर या टीम का एडमिन हो।

सहकर्मियों को ग्रुप कार्ड भेजते समय होने वाली आम गलतियां

• साइनिंग लिंक उस टीम चैनल में पोस्ट करना जिसमें पाने वाला है। सरप्राइज़ खराब होने की सबसे आम वजह।
• बहुत जल्दी सील करना। बाद में देर से साइन करने वालों को नहीं जोड़ा जा सकता।
• गलती से साइनिंग लिंक पाने वाले को भेज देना। दोबारा देखें कि आपने कौन-सा लिंक कॉपी किया: साइनिंग लिंक और तैयार कार्ड का लिंक अलग-अलग हैं।
• गलत समय पर भेजना। शुक्रवार को गए व्यक्ति को शनिवार को कार्ड मिलना बाद में याद आई चीज़ जैसा लगता है।
• अपनी टीम के बाहर के लोगों को भूल जाना, जैसे पुराने सहकर्मी या दूसरे विभाग।
• फ्री प्लान की सीमा न देखना। फ्री कार्ड पर 15 लोग तक साइन कर सकते हैं; बड़ी टीम के लिए £1.99 वाला Single Card असीमित साइन करने वालों की सुविधा देता है।

UK, US और भारत के लिए नोट्स

UK में सबसे आम ऑफिस कार्ड हैं फेयरवेल (leaving) कार्ड, जन्मदिन कार्ड और रिटायरमेंट कार्ड। US में लोग अक्सर farewell card, going-away card या coworker birthday card कहते हैं। भारत में फेयरवेल कार्ड, विदाई कार्ड और जन्मदिन कार्ड सबसे आम हैं। प्रक्रिया हर जगह एक जैसी है। अगर आपकी टीम अलग-अलग टाइम ज़ोन में है, तो तैयार कार्ड पाने वाले के कामकाजी घंटों में भेजें, अपने नहीं।

मुख्य बातें

• सहकर्मियों को ग्रुप कार्ड भेजने में दो स्टेप हैं: सहकर्मियों के साथ साइनिंग लिंक शेयर करना, फिर तैयार कार्ड पाने वाले को भेजना।
• लोग आम लिंक, अलग-अलग निमंत्रण लिंक, ईमेल निमंत्रण या QR कोड से साइन कर सकते हैं।
• तैयार कार्ड साइट से ईमेल किया जा सकता है या अपने ईमेल या चैट में लिंक के रूप में भेजा जा सकता है।
• सील करने से साइन करना हमेशा के लिए बंद हो जाता है और दोबारा नहीं खुलता।
• SignThisCard तय तारीख पर कार्ड अपने आप नहीं भेजता; इसके बजाय यह रिमाइंडर ईमेल देता है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

क्या मैं ग्रुप कार्ड Microsoft Teams से भेज सकता हूं?

हां। सहकर्मियों के साइन करने के लिए साइनिंग लिंक को Microsoft Teams चैट या चैनल में कॉपी करें। कार्ड सील करने के बाद तैयार कार्ड का लिंक पाने वाले के साथ निजी चैट में पेस्ट करें। ध्यान रखें कि पाने वाला उस चैट में न हो जहां आपने साइनिंग लिंक शेयर किया था, वरना वह इसे पहले ही खोल सकता है।

क्या पाने वाले को कार्ड खोलने के लिए अकाउंट चाहिए?

नहीं। पाने वाला तैयार कार्ड के लिंक पर क्लिक करता है, "अपना कार्ड खोलें" दबाता है और कार्ड उसके ब्राउज़र में किताब की तरह खुलता है। वह तीर के निशान, कीबोर्ड की कुंजियों या स्वाइप से पन्ने पलट सकता है। सिर्फ ऑर्गनाइज़र को फ्री अकाउंट चाहिए, और साइन करने वालों को भी नहीं।

क्या मैं कार्ड पाने वाले के निजी ईमेल पर भेज सकता हूं?

हां। आप पाने वाले के लिए कोई भी ईमेल पता डाल सकते हैं, जो उन लोगों के लिए उपयोगी है जिनका ऑफिस इनबॉक्स जल्द बंद होने वाला है। पहले उनकी अनुमति लें या किसी करीबी सहकर्मी से पूछ लें, और वह पता कभी किसी साझा चैनल में न डालें।

क्या मैं कार्ड एक से ज़्यादा लोगों को भेज सकता हूं?

हर कार्ड एक पाने वाले के लिए बना है। अगर किसी दंपती या छोटी टीम का मौका साझा है, तो आप वही तैयार कार्ड का लिंक हर एक को खुद भेज सकते हैं। याद रखें कि तैयार कार्ड के लिंक वाला कोई भी व्यक्ति कार्ड खोल सकता है, इसलिए इसे सिर्फ सही लोगों के साथ शेयर करें।

अगर भेजने के बाद कोई साइन करना चाहे तो क्या करें?

कार्ड सील होने के बाद साइन करना बंद हो जाता है और दोबारा नहीं खुलता। इसीलिए साफ डेडलाइन और प्रीव्यू ज़रूरी हैं। अगर कोई छूट जाए, तो वह अपना मैसेज अलग से भेज सकता है, या आप कार्ड भेजते समय अपने साथ के नोट में उसका ज़िक्र कर सकते हैं।

क्या मैं कागज़ पसंद करने वाले किसी व्यक्ति के लिए कार्ड प्रिंट कर सकता हूं?

हां। कार्ड प्रिंट करने या PDF डाउनलोड करने के लिए प्रिंट व्यू खोलें। प्रिंट और PDF कॉपी में म्यूज़िक या एनिमेशन नहीं चलते, लेकिन हर मैसेज रहता है, जो रिटायरमेंट या लंबे समय से साथ रहे सहकर्मी के लिए एक अच्छी यादगार बनता है।

निष्कर्ष

सहकर्मियों को ग्रुप कार्ड भेजने के लिए साइनिंग लिंक अपने सहकर्मियों के साथ शेयर करें (पाने वाले के साथ नहीं), साफ डेडलाइन दें, फिर कार्ड सील करें और सही समय पर ईमेल करें या लिंक भेजें। दो लिंक, दो तरह के लोग, एक खुश सहकर्मी।

जब तैयार हों, अपनी टीम का कार्ड बनाएं और कुछ ही मिनटों में लिंक शेयर करें।