ग्रुप कार्ड का लिंक कैसे शेयर करें (ईमेल, Teams, Slack, WhatsApp और QR कोड)

संक्षिप्त उत्तर: ग्रुप कार्ड का लिंक शेयर करने के लिए कार्ड का साइनिंग लिंक कॉपी करें और उसे डेडलाइन और एक छोटे नोट के साथ ईमेल, Microsoft Teams या Slack मैसेज, या WhatsApp चैट में पेस्ट करें। आप QR कोड भी दिखा सकते हैं या अलग-अलग निमंत्रण लिंक भेज सकते हैं। लिंक कभी ऐसी जगह शेयर न करें जहां पाने वाला उसे देख सके।

कार्ड तैयार है, कवर शानदार दिख रहा है, और अब आपको गुरुवार तक 30 लोगों से साइन करवाने हैं। आप लिंक कैसे शेयर करते हैं, यही तय करता है कि आपको 30 मैसेज मिलेंगे या आठ। इस गाइड में शेयर करने का हर विकल्प, किस टीम के लिए कौन-सा सही है, और वे छोटी बातें शामिल हैं जो सरप्राइज़ को लीक होने से बचाती हैं।

अगर आपने अभी कार्ड नहीं बनाया है, तो हमारी ऑनलाइन ग्रुप कार्ड कैसे काम करता है वाली गाइड से शुरुआत करें।

ग्रुप कार्ड का लिंक कैसे शेयर करें?

अपने कार्ड से साइनिंग लिंक कॉपी करें और उसे वहां पेस्ट करें जहां आपका ग्रुप पहले से बात करता है। SignThisCard पर पहले आपको वेरिफाइड ईमेल पते वाला फ्री ऑर्गनाइज़र अकाउंट चाहिए; फिर शेयरिंग के विकल्प मिल जाते हैं।

1. अपना कार्ड खोलें और शेयरिंग विकल्पों पर जाएं।
2. तरीका चुनें: आम साइनिंग लिंक, अलग-अलग निमंत्रण लिंक, ईमेल निमंत्रण या QR कोड।
3. एक छोटा निमंत्रण मैसेज लिखें जिसमें हो कि कार्ड किसके लिए है, डेडलाइन क्या है, और "अकाउंट की ज़रूरत नहीं"।
4. देख लें कि किसे भेज रहे हैं। पक्का करें कि पाने वाला उस चैट, चैनल या मेलिंग लिस्ट में नहीं है।
5. भेजें, फिर ट्रैक करें: कार्ड के मैनेजमेंट पेज पर साइन की गिनती देखें।

साइन करने वालों को अकाउंट नहीं चाहिए। जिसके पास साइनिंग लिंक है, वह "अपना संदेश जोड़ें" दबाकर साइन कर सकता है। यही इसे ऐसा कार्ड बनाता है जिसे पूरी टीम ऑनलाइन साइन कर सके, चाहे लोग ऑफिस में हों या नहीं।

कौन-सा शेयरिंग तरीका इस्तेमाल करूं?

ग्रुप और टीम चैट के लिए आम लिंक, जब ठीक-ठीक जानना हो कि किसने साइन किया तब अलग-अलग लिंक, और ऑफिस में मौजूद लोगों के लिए QR कोड इस्तेमाल करें।

अलग-अलग निमंत्रण हर व्यक्ति को इंतज़ार में, खोला हुआ या साइन किया हुआ दिखाते हैं। एक ईमानदार चेतावनी: अगर निजी निमंत्रण पाने वाला कोई व्यक्ति आम शेयर किए गए लिंक से साइन कर दे, तो उसके निमंत्रण का स्टेटस शायद अपडेट न हो। अगर ट्रैकर किसी ऐसे व्यक्ति के लिए "इंतज़ार में" दिखाए जिसके बारे में आपको लगता है कि उसने साइन कर दिया है, तो याद दिलाने से पहले कार्ड पर उसका मैसेज देख लें।

हर चैनल में लिंक कैसे शेयर करें?

ईमेल (Outlook, Gmail)

मिले-जुले ग्रुप, दूसरे विभागों और संस्था के बाहर के लोगों के लिए ईमेल सबसे अच्छा है। सब्जेक्ट लाइन में मौका और डेडलाइन लिखें, जैसे "रोहन का फेयरवेल कार्ड – कृपया गुरुवार दोपहर 3 बजे तक साइन करें"। बड़ी बाहरी लिस्ट के लिए BCC इस्तेमाल करें ताकि सबके ईमेल पते शेयर न हों।

Microsoft Teams

लिंक ऐसी ग्रुप चैट या चैनल में पोस्ट करें जिसमें पाने वाला नहीं है। अगर आपके आम टीम चैनल में वह है, तो नई ग्रुप चैट शुरू करें। Microsoft Teams में चैट और चैनल मैसेज शेड्यूल भी किए जा सकते हैं, जो डेडलाइन से एक दिन पहले के रिमाइंडर के लिए उपयोगी है।

Slack

पाने वाले के बिना एक प्राइवेट चैनल या ग्रुप डायरेक्ट मैसेज इस्तेमाल करें। Slack में मैसेज शेड्यूल किया जा सकता है, इसलिए आप अपना रिमाइंडर पहले से लगा सकते हैं। लिंक को चैनल में पिन कर दें ताकि बाद में आने वाले उसे ढूंढ सकें।

WhatsApp

परिवार और दोस्तों के कार्ड के लिए, या उन सहकर्मियों के लिए जो हमेशा WhatsApp पर रहते हैं, बिल्कुल सही। पाने वाले के बिना एक ग्रुप बनाएं, या जो लोग उसके साथ किसी ग्रुप में हैं उन्हें लिंक अलग-अलग भेजें।

QR कोड

ऑफिस में मौजूद टीमों और कार्यक्रमों के लिए बढ़िया। स्टैंड-अप की शुरुआत में मीटिंग रूम की स्क्रीन पर QR कोड दिखाएं, या स्टाफ रूम में एक नोट पर प्रिंट करके लगाएं (पाने वाले की डेस्क से काफी दूर)। लोग फोन कैमरे से स्कैन करके तुरंत साइन कर देते हैं।

निमंत्रण मैसेज में क्या लिखें?

कार्ड किसके लिए है, मौका क्या है, डेडलाइन, कितना समय लगेगा, और यह कि अकाउंट की ज़रूरत नहीं। छोटे मैसेज पर ज़्यादा साइन आते हैं।

नमस्ते सबको। सुनीता जी 22 साल बाद इस महीने के आखिर में रिटायर हो रही हैं। मैंने एक कार्ड बनाया है जिसे हम सब ऑनलाइन साइन कर सकते हैं (अकाउंट की ज़रूरत नहीं, दो मिनट लगेंगे): [लिंक]। कृपया बुधवार शाम 5 बजे तक मैसेज जोड़ दें, और इसे सरप्राइज़ ही रहने दें!

कुछ और बातें जो मदद करती हैं:

• खुद को ऑर्गनाइज़र के रूप में बताएं। लोग अनजान लिंक से सही ही सावधान रहते हैं। आप कौन हैं और क्यों भेज रहे हैं, यह बताने से भरोसा बनता है।
• फोटो का ज़िक्र करें। साइन करने वाले फोटो जोड़ सकते हैं और हाथ से सिग्नेचर बना सकते हैं, जिससे अक्सर ज़्यादा सोच-समझकर लिखे मैसेज आते हैं।
• अगर गिफ्ट है तो उसका लिंक जोड़ें। SignThisCard पैसे इकट्ठा नहीं करता, इसलिए ग्रुप गिफ्ट के लिए अलग कलेक्शन लिंक या बैंक डिटेल शामिल करें।

शेयर किए गए लिंक को सरप्राइज़ कैसे रखें?

साइनिंग लिंक को हर उस जगह से दूर रखें जहां पाने वाला देख सकता है, और लोगों से कहें कि इसे फॉरवर्ड न करें। पाने वाला तैयार कार्ड तभी देखता है जब आप उसे तैयार कार्ड का लिंक भेजते हैं।

• भेजने से पहले डिस्ट्रिब्यूशन लिस्ट जांचें। "पूरा स्टाफ" में जन्मदिन वाला व्यक्ति भी शामिल है।
• ऐसे साझा मेलबॉक्स या चैनलों का ध्यान रखें जिन पर पाने वाला नज़र रखता है।
• अगर पाने वाला आपका मैनेजर या टीम का एडमिन है, तो चैट खुद बनाएं और उसे छोटा रखें।

कार्ड को पाने वाले से छिपाकर रखने पर हमारी खास गाइड में ज़्यादा मुश्किल स्थितियां भी शामिल हैं।

रिमोट टीम के साथ कार्ड का लिंक कैसे शेयर करें?

वह टूल इस्तेमाल करें जिसे आपकी रिमोट टीम सबसे ज़्यादा देखती है, एक टाइम ज़ोन में डेडलाइन दें, और एक रिमाइंडर भेजें। बिखरी हुई टीमों के लिए यह आमतौर पर Microsoft Teams या Slack चैट, और छुट्टी पर गए लोगों को एक ईमेल होता है।

रिमोट टीमें अक्सर देर से साइन करती हैं क्योंकि मैसेज नीचे दब जाते हैं। लिंक पिन करने और रिमाइंडर शेड्यूल करने से फर्क पड़ता है। जन्मदिन से जुड़े आइडिया के लिए रिमोट टीम के जन्मदिन कार्ड पर हमारे सुझाव देखें।

क्या ग्रुप कार्ड का लिंक शेयर करना सुरक्षित है?

हां, जब तक आप इसे सिर्फ उन्हीं लोगों के साथ शेयर करते हैं जिन्हें साइन करना है। साइनिंग या तैयार कार्ड के लिंक वाला कोई भी व्यक्ति उसे खोल सकता है, इसलिए लिंक को सार्वजनिक पोस्ट नहीं, निमंत्रण की तरह समझें।

• साइनिंग लिंक सिर्फ उन लोगों के साथ शेयर करें जिनसे आप साइन करवाना चाहते हैं।
• मैनेजमेंट लिंक निजी रखें। यह ऑर्गनाइज़र के लिए है।
• लिंक सार्वजनिक सोशल मीडिया पर पोस्ट न करें।
• याद रखें कि साइनिंग लिंक और तैयार कार्ड का लिंक अलग-अलग हैं। दोबारा देखें कि आप कौन-सा कॉपी कर रहे हैं।

SignThisCard ऑर्गनाइज़र के लिए HTTPS, reCAPTCHA v3 और ईमेल वेरिफिकेशन इस्तेमाल करता है। इसकी प्राइवेसी नोटिस में बताया गया है कि डेटा कैसे संभाला जाता है।

कार्ड का लिंक शेयर करते समय होने वाली आम गलतियां

• उस टीम चैनल में पोस्ट करना जिसमें पाने वाला है।
• बिना डेडलाइन के शेयर करना।
• एक ईमेल भेजकर कभी याद न दिलाना।
• पार्ट-टाइम, छुट्टी पर गए और पुराने सहकर्मियों को भूल जाना।
• तैयार कार्ड का लिंक साइनिंग निमंत्रण में कॉपी कर देना (या इसका उल्टा)।
• बड़े ग्रुप के लिए फ्री कार्ड इस्तेमाल करना। फ्री प्लान में 15 लोग तक साइन कर सकते हैं; £1.99 वाला Single Card असीमित साइन करने वालों की सुविधा देता है।

मुख्य बातें

• ग्रुप कार्ड का लिंक ईमेल, Microsoft Teams, Slack, WhatsApp या QR कोड से शेयर किया जा सकता है।
• अलग-अलग निमंत्रण लिंक पर एक-एक साइन होता है और वे इंतज़ार में, खोला हुआ या साइन किया हुआ दिखाते हैं।
• आम लिंक से जोड़े गए साइन से अलग निमंत्रण का स्टेटस शायद अपडेट न हो।
• साइन करने वालों को अकाउंट नहीं चाहिए; शेयर करने के लिए ऑर्गनाइज़र को फ्री, वेरिफाइड अकाउंट चाहिए।
• साइनिंग लिंक वाला कोई भी साइन कर सकता है, इसलिए इसे कभी वहां शेयर न करें जहां पाने वाला देख सके।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

क्या मैं सबके साथ एक ही लिंक शेयर कर सकता हूं?

हां। आम साइनिंग लिंक सबके लिए काम करता है, इसलिए आप इसे एक साथ ईमेल, Microsoft Teams चैट और WhatsApp ग्रुप में पेस्ट कर सकते हैं। सारे मैसेज एक ही कार्ड पर आते हैं। अगर खास लोगों का स्टेटस ट्रैक करना हो, तो साथ में अलग-अलग निमंत्रण लिंक भी इस्तेमाल करें।

क्या मैं ग्रुप कार्ड का लिंक WhatsApp पर शेयर कर सकता हूं?

हां। साइनिंग लिंक कॉपी करें और उसे WhatsApp चैट या ग्रुप में पेस्ट करें। यह परिवार के कार्ड और दोस्तों के ग्रुप के लिए बहुत अच्छा है। पक्का करें कि पाने वाला उस ग्रुप में नहीं है, और लोगों से कहें कि इसे उसे फॉरवर्ड न करें। साइन करने वाले बिना अकाउंट बनाए अपने फोन पर साइन कर सकते हैं।

साइनिंग लिंक और तैयार कार्ड के लिंक में क्या फर्क है?

साइनिंग लिंक से लोग कार्ड खुला रहने तक मैसेज जोड़ सकते हैं। तैयार कार्ड का लिंक वह है जो आप सील करने के बाद पाने वाले को भेजते हैं, और इससे पूरा कार्ड खुलता है। इन्हें मिला देने से सरप्राइज़ खराब हो सकता है, इसलिए हर बार देख लें कि आप कौन-सा लिंक कॉपी कर रहे हैं।

क्या मैं देख सकता हूं कि किसने लिंक खोला?

अलग-अलग निमंत्रण लिंक के साथ हां: हर एक इंतज़ार में, खोला हुआ या साइन किया हुआ दिखाता है। आम लिंक सिर्फ कुल साइन की संख्या में जुड़ता है। अगर किसी ने अपने निजी लिंक के बजाय आम लिंक से साइन किया, तो उसके निमंत्रण का स्टेटस शायद न बदले, इसलिए कार्ड पर मैसेज खुद देख लें।

जो लोग Microsoft Teams या Slack इस्तेमाल नहीं करते, उनके साथ लिंक कैसे शेयर करें?

उन्हें ईमेल निमंत्रण भेजें, या ईमेल या SMS से निजी निमंत्रण लिंक भेजें। ऑफिस में मौजूद उन सहकर्मियों के लिए जो मैसेज कम देखते हैं, स्क्रीन या प्रिंटेड नोट पर QR कोड अच्छा काम करता है। कोई भी बिना अकाउंट ब्राउज़र में साइन कर सकता है।

क्या लिंक शेयर करने के बाद मैं लोगों को साइन करने से रोक सकता हूं?

हां। जब आप कार्ड सील करते हैं, तो साइन करना बंद हो जाता है। सील करना वापस नहीं होता, इसलिए तभी सील करें जब सब ज़रूरी लोगों ने साइन कर दिया हो और आपने कार्ड का प्रीव्यू देख लिया हो। सील करने के बाद तैयार कार्ड का लिंक कॉपी करें या कार्ड पाने वाले को ईमेल करें।

निष्कर्ष

ग्रुप कार्ड का लिंक अच्छे से शेयर करने के लिए वह चैनल चुनें जिसे आपका ग्रुप सच में पढ़ता है, साफ डेडलाइन के साथ छोटा निमंत्रण लिखें, पाने वाले को इससे दूर रखें और एक रिमाइंडर भेजें। अलग-अलग निमंत्रण और QR कोड ट्रैकिंग और ऑफिस में मौजूद टीमों के लिए मददगार हैं।

शेयर करने के हर विकल्प के स्क्रीन-दर-स्क्रीन निर्देशों के लिए हमारी हेल्प गाइड देखें।