ساتھیوں کو گروپ کارڈ کیسے بھیجیں (اور مکمل کارڈ ای میل کیسے کریں)
اس صفحے پر
مختصر جواب: ساتھیوں کو گروپ کارڈ بھیجنے کے لیے ایک آن لائن گروپ کارڈ بنائیں، پھر اس کا دستخط والا لنک ای میل، Microsoft Teams یا Slack پر ساتھیوں کے ساتھ شیئر کریں تاکہ وہ پیغامات شامل کر سکیں۔ جب سب دستخط کر چکیں تو کارڈ مہربند کریں اور مکمل کارڈ کا لنک وصول کنندہ کو بھیجیں، چاہے سائٹ سے ای میل کے ذریعے یا اپنے پیغام میں۔
"گروپ کارڈ بھیجنا" دراصل دو الگ کام ہیں۔ پہلے آپ کارڈ اپنے ساتھیوں کو بھیجتے ہیں تاکہ وہ دستخط کریں۔ پھر مکمل کارڈ اس شخص کو بھیجتے ہیں جس کے لیے یہ بنایا گیا ہے۔ ان دونوں کو گڈمڈ کرنے سے ہی سرپرائز خراب ہوتے ہیں۔ یہ گائیڈ دونوں مراحل سمجھاتی ہے، مصروف اور ہائبرڈ ٹیموں کے لیے وقت کے مشوروں کے ساتھ۔
ڈیجیٹل کارڈز میں نئے ہیں؟ ہماری آن لائن گروپ کارڈ بنانے کی مرحلہ وار گائیڈ شروع سے پوری تیاری سمجھاتی ہے۔
ساتھیوں کو دستخط کے لیے گروپ کارڈ کیسے بھیجوں؟
کارڈ کا دستخط والا لنک کاپی کریں اور وہاں پوسٹ کریں جہاں آپ کی ٹیم بات کرتی ہے: ای میل، Microsoft Teams، Slack یا WhatsApp۔ جس کے پاس بھی لنک ہو وہ دستخط کر سکتا ہے، اور SignThisCard پر انہیں اکاؤنٹ کی ضرورت نہیں۔
شیئر کرنے سے پہلے آپ کو منتظم کا مفت اکاؤنٹ بنانا اور اپنی ای میل کی تصدیق کرنی ہو گی۔ پھر:
- اپنے کارڈ کے شیئرنگ آپشنز کھولیں۔
- شیئر کرنے کا طریقہ چنیں:
- عام دستخط کا لنک: سب کے لیے ایک لنک۔ ٹیم چیٹس اور ای میل لسٹس کے لیے بہترین۔
- الگ دعوتی لنکس: ہر شخص کے لیے ایک ذاتی لنک، ہر لنک پر ایک دستخط۔ جب مخصوص لوگوں کا حساب رکھنا ہو تو بہترین۔
- ای میل دعوت نامے: ساتھیوں کے ای میل پتوں پر بھیجے جاتے ہیں۔
- QR کوڈ: میٹنگ روم کی اسکرین پر یا کچن میں چسپاں پرچی پر کارآمد۔
- ایک مختصر دعوتی پیغام لکھیں جس میں موقع، ڈیڈ لائن اور یہ بات ہو کہ اکاؤنٹ کی ضرورت نہیں۔
- اسے ایسی جگہ پوسٹ کریں جہاں وصول کنندہ نہ دیکھ سکے۔
ہر چینل کی تفصیل کے لیے دیکھیں دستخط کا لنک کہاں پوسٹ کریں۔
دعوتی پیغام کا ایک نمونہ
السلام علیکم سب کو، جمعہ کو عمران کا آخری دن ہے۔ میں نے ایک الوداعی کارڈ بنایا ہے جس پر ہم سب آن لائن دستخط کر سکتے ہیں (اکاؤنٹ کی ضرورت نہیں، بس دو منٹ لگیں گے): [link]۔ براہِ کرم جمعرات سہ پہر 3 بجے تک اپنا پیغام شامل کر دیں۔ اور ہاں، یہ لنک عمران کو آگے نہ بھیجیں!
اگر تحفہ بھی دینا ہے تو اس بارے میں ایک سطر شامل کر دیں۔ SignThisCard پیسے جمع نہیں کرتا، اس لیے تحفے کے لیے رقم جمع کرنے کا الگ لنک یا بینک کی تفصیلات اسی پیغام میں ڈال دیں۔
گروپ کارڈ ای میل سے کیسے بھیجوں؟
دستخط مکمل ہونے پر کارڈ مہربند کریں، پھر وصول کنندہ کا ای میل پتہ درج کر کے ای میل سے بھیجنے کا بٹن استعمال کریں، یا مکمل کارڈ کا لنک اپنی ای میل میں کاپی کر دیں۔ وصول کنندہ کو کارڈ کھولنے کے لیے اکاؤنٹ کی ضرورت نہیں۔
SignThisCard پر بھیجنے کا طریقہ یہ ہے:
- کارڈ کا پیش منظر دیکھیں۔ ہر پیغام پڑھیں، نام جانچیں اور تصاویر دیکھیں۔
- جو چیز نہیں ہونی چاہیے اسے ہٹا دیں۔ بطور منتظم آپ پیغامات ہٹا سکتے ہیں، جیسے دہرائے گئے یا آزمائشی نوٹس۔
- کارڈ مہربند کریں۔ مہربند کرنے سے دستخط بند ہو جاتے ہیں۔ یہ دوبارہ نہیں کھلتا، اس لیے تبھی مہربند کریں جب آپ کو یقین ہو۔
- بھیج دیں:
- آپشن A: وصول کنندہ کا ای میل پتہ درج کریں اور ای میل سے بھیجنے کا بٹن استعمال کریں۔
- آپشن B: مکمل کارڈ کا لنک کاپی کر کے اپنی ای میل، Microsoft Teams چیٹ یا پیغام میں پیسٹ کریں۔
وصول کنندہ اپنا کارڈ کھولیں پر کلک کرتا ہے اور کارڈ کتاب کی طرح کھلتا ہے: پہلے کور، پھر پیغامات، دستخطوں اور تصاویر کے صفحات، اور اگر آپ نے شامل کی ہو تو موسیقی بھی۔
کون سا آپشن چنوں؟
| سائٹ سے ای میل | لنک خود کاپی کریں | |
|---|---|---|
| محنت | سب سے کم | ایک منٹ زیادہ |
| ذاتی انداز | معیاری | آپ اپنا نوٹ شامل کر سکتے ہیں |
| وقت پر اختیار | بٹن دبانے پر چلا جاتا ہے | آپ اپنی ای میل یا چیٹ ایپ کی شیڈولنگ استعمال کر سکتے ہیں |
| کس کے لیے بہترین | فوری بھیجنا | الوداعی کارڈز، مینیجر کا نوٹ، شیڈول کر کے بھیجنا |
ہماری رائے میں دفتری کارڈز کے لیے لنک اپنے پیغام میں کاپی کرنا بہتر ہے۔ ٹیم لیڈ کا ایک مختصر نوٹ ("عمران، آپ بہت یاد آئیں گے، فنانس ٹیم کی طرف سے") اس لمحے کو ذاتی بنا دیتا ہے۔
کارڈ بھیجنے کا بہترین وقت کون سا ہے؟
تب بھیجیں جب وصول کنندہ کے پاس اس سے لطف اٹھانے کا وقت ہو: سالگرہ کی صبح، یا جانے والے کے آخری الوداع سے چند گھنٹے پہلے۔ کسی کے آخری دن کے آخری دس منٹ سے بچیں، جب وہ لیپ ٹاپ واپس کر رہا ہوتا ہے۔
SignThisCard کسی مقررہ تاریخ پر کارڈ خود بخود نہیں بھیجتا۔ آپ جو تاریخ درج کرتے ہیں وہ بھیجنے کی ارادی تاریخ کے طور پر محفوظ ہوتی ہے۔ آپ اس تاریخ سے 0 سے 365 دن پہلے کی ای میل یاد دہانی مقرر کر سکتے ہیں، جو برطانوی وقت کے مطابق تقریباً صبح 9 بجے پہنچتی ہے، اور پھر کارڈ خود بھیجتے ہیں۔ ہمارا مضمون گروپ کارڈ کا وقت اور شیڈولنگ متبادل طریقے بتاتا ہے، بشمول شیڈول شدہ ای میل۔
اگر آپ چاہتے ہیں کہ پیغام بالکل مقررہ وقت پر پہنچے تو کارڈ مہربند کریں، مکمل کارڈ کا لنک کاپی کریں اور اپنے ٹول کی شیڈولنگ استعمال کریں:
- Outlook میں شیڈول سینڈ / ڈیلے ڈیلیوری کا آپشن ہے۔
- Gmail میں Send کے ساتھ والے تیر کے پیچھے Schedule send ہے۔
- Microsoft Teams میں چیٹ پیغامات شیڈول کیے جا سکتے ہیں۔
- Slack میں بھیجنے کے بٹن کے ساتھ والے تیر سے پیغام شیڈول کیا جا سکتا ہے۔
دیکھ لیں کہ آپ کی کمپنی کا ورژن کیسے کام کرتا ہے، کیونکہ مینیو مختلف ہو سکتے ہیں۔
کارڈ کو سرپرائز کیسے رکھوں؟
دستخط کا لنک ہر اس چینل، ای میل لسٹ اور گروپ چیٹ سے دور رکھیں جس میں وصول کنندہ شامل ہو۔ وصول کنندہ کارڈ تبھی دیکھتا ہے جب آپ اسے مکمل کارڈ کا لنک بھیجیں۔
عملی عادتیں:
- وصول کنندہ کے بغیر الگ چیٹ یا ای میل تھریڈ بنائیں۔
- بھیجنے سے پہلے ڈسٹری بیوشن لسٹس جانچ لیں۔ "پوری فنانس ٹیم" والی لسٹ میں شاید وہی شخص بھی ہو جس کی خوشی منائی جا رہی ہے۔
- لوگوں سے کہیں کہ لنک آگے نہ بھیجیں۔
- تھریڈ کا نام کچھ سادہ سا رکھیں۔
ہماری گائیڈ گروپ کارڈ کو اہم دن تک راز کیسے رکھیں مشکل صورتوں پر بات کرتی ہے، جیسے جب وصول کنندہ آپ کا مینیجر یا ٹیم کا ایڈمن ہو۔
ساتھیوں کو گروپ کارڈ بھیجتے وقت عام غلطیاں
- دستخط کا لنک اس ٹیم چینل میں پوسٹ کرنا جس میں وصول کنندہ ہو۔ سرپرائز خراب ہونے کی سب سے عام وجہ۔
- بہت جلدی مہربند کرنا۔ بعد میں دیر سے آنے والوں کو شامل نہیں کیا جا سکتا۔
- غلطی سے دستخط کا لنک وصول کنندہ کو بھیج دینا۔ دوبارہ دیکھ لیں کہ آپ نے کون سا لنک کاپی کیا: دستخط کا لنک اور مکمل کارڈ کا لنک الگ الگ ہیں۔
- غلط وقت پر بھیجنا۔ جو جمعہ کو چلا گیا اسے ہفتے کو کارڈ ملے تو یہ بعد کی سوچ لگتی ہے۔
- اپنی ٹیم سے باہر کے لوگوں کو بھول جانا، جیسے سابق ساتھی یا دوسرے شعبے۔
- مفت پلان کی حد نظر انداز کرنا۔ مفت کارڈ پر 15 دستخط کنندگان تک کی گنجائش ہے؛ بڑی ٹیم کے لیے £1.99 کا سنگل کارڈ لامحدود دستخط کنندگان کی اجازت دیتا ہے۔
برطانیہ اور امریکہ کے حوالے سے نوٹ
برطانیہ میں دفتر کے سب سے عام کارڈ الوداعی (leaving) کارڈ، سالگرہ کارڈ اور ریٹائرمنٹ کارڈ ہیں۔ امریکہ میں لوگ اکثر فیئرویل کارڈ، گوئنگ اوے کارڈ یا ساتھی کا سالگرہ کارڈ کہتے ہیں۔ طریقہ ایک ہی ہے۔ اگر آپ کی ٹیم مختلف ٹائم زونز میں پھیلی ہوئی ہے تو مکمل کارڈ وصول کنندہ کے کام کے اوقات میں بھیجیں، اپنے نہیں۔
اہم نکات
- ساتھیوں کو گروپ کارڈ بھیجنے کے دو مرحلے ہیں: دستخط کا لنک ساتھیوں کے ساتھ شیئر کرنا، پھر مکمل کارڈ وصول کنندہ کو بھیجنا۔
- دستخط کرنے والے عام لنک، الگ دعوتی لنکس، ای میل دعوت ناموں یا QR کوڈ کے ذریعے دستخط کر سکتے ہیں۔
- مکمل کارڈ سائٹ سے ای میل کیا جا سکتا ہے یا اپنی ای میل یا چیٹ میں لنک کے طور پر بھیجا جا سکتا ہے۔
- مہربند کرنے سے دستخط مستقل طور پر بند ہو جاتے ہیں اور دوبارہ نہیں کھلتے۔
- SignThisCard کسی تاریخ پر کارڈ خود بخود نہیں بھیجتا؛ اس کے بجائے یاد دہانی کی ای میل دیتا ہے۔
اکثر پوچھے جانے والے سوالات
کیا میں گروپ کارڈ Microsoft Teams کے ذریعے بھیج سکتا ہوں؟
جی ہاں۔ دستخط کا لنک Microsoft Teams چیٹ یا چینل میں کاپی کریں تاکہ ساتھی دستخط کر سکیں۔ کارڈ مہربند کرنے کے بعد مکمل کارڈ کا لنک وصول کنندہ کے ساتھ نجی چیٹ میں پیسٹ کریں۔ یقینی بنائیں کہ وصول کنندہ اس چیٹ میں نہ ہو جہاں آپ نے دستخط کا لنک شیئر کیا تھا، ورنہ وہ اسے پہلے ہی کھول سکتا ہے۔
کیا وصول کنندہ کو کارڈ کھولنے کے لیے اکاؤنٹ چاہیے؟
نہیں۔ وصول کنندہ مکمل کارڈ کے لنک پر کلک کر کے "اپنا کارڈ کھولیں" دباتا ہے اور کارڈ اس کے براؤزر میں کتاب کی طرح کھل جاتا ہے۔ وہ تیروں، کی بورڈ کی کیز یا سوائپ سے صفحات پلٹ سکتا ہے۔ صرف منتظم کو مفت اکاؤنٹ چاہیے، اور دستخط کرنے والوں کو بھی اس کی ضرورت نہیں۔
کیا میں کارڈ وصول کنندہ کی ذاتی ای میل پر بھیج سکتا ہوں؟
جی ہاں۔ آپ وصول کنندہ کا کوئی بھی ای میل پتہ درج کر سکتے ہیں، جو ان جانے والوں کے لیے مفید ہے جن کی دفتری ای میل تک رسائی ختم ہونے والی ہو۔ پہلے ان سے اجازت لیں یا کسی قریبی ساتھی سے پوچھ لیں، اور وہ پتہ کبھی کسی مشترکہ چینل میں نہ ڈالیں۔
کیا میں کارڈ ایک سے زیادہ وصول کنندگان کو بھیج سکتا ہوں؟
ہر کارڈ ایک وصول کنندہ کے لیے بنایا گیا ہے۔ اگر کسی جوڑے یا چھوٹی ٹیم کا موقع مشترکہ ہے تو آپ وہی مکمل کارڈ کا لنک ان میں سے ہر ایک کو خود بھیج سکتے ہیں۔ یاد رکھیں کہ جس کے پاس بھی مکمل کارڈ کا لنک ہو وہ کارڈ کھول سکتا ہے، اس لیے اسے صرف مطلوبہ لوگوں کے ساتھ شیئر کریں۔
اگر کوئی کارڈ بھیجنے کے بعد دستخط کرنا چاہے تو؟
کارڈ مہربند ہونے کے بعد دستخط بند ہو جاتے ہیں اور دوبارہ نہیں کھلتے۔ اسی لیے واضح ڈیڈ لائن اور پیش منظر اہم ہیں۔ اگر کوئی رہ جائے تو وہ اپنا پیغام الگ سے بھیج سکتا ہے، یا آپ کارڈ بھیجتے وقت اپنے ساتھ والے نوٹ میں اس کا ذکر کر سکتے ہیں۔
کیا کاغذ پسند کرنے والے کے لیے کارڈ پرنٹ ہو سکتا ہے؟
جی ہاں۔ کارڈ پرنٹ کرنے یا PDF ڈاؤن لوڈ کرنے کے لیے پرنٹ ویو کھولیں۔ پرنٹ اور PDF کاپیوں میں موسیقی یا اینیمیشن نہیں چلتی، لیکن ہر پیغام محفوظ رہتا ہے، جو ریٹائرمنٹ یا طویل عرصے سے ساتھ کام کرنے والے ساتھی کے لیے ایک خوبصورت یادگار بن جاتا ہے۔
نتیجہ
ساتھیوں کو گروپ کارڈ بھیجنے کے لیے دستخط کا لنک اپنے ساتھیوں کے ساتھ شیئر کریں (وصول کنندہ کے ساتھ نہیں)، واضح ڈیڈ لائن دیں، پھر کارڈ مہربند کر کے صحیح وقت پر ای میل کریں یا لنک بھیج دیں۔ دو لنک، دو طرح کے لوگ، اور ایک خوش ساتھی۔
جب آپ تیار ہوں تو اپنی ٹیم کا کارڈ بنائیں اور چند منٹوں میں لنک شیئر کریں۔