So verschicken Sie eine Gruppenkarte an Kollegen (und mailen die fertige Karte)

Kurze Antwort: Um eine Gruppenkarte an Kolleginnen und Kollegen zu schicken, erstellen Sie eine Gruppenkarte online und teilen den Link zum Unterschreiben per E-Mail, Teams oder Slack, damit alle Nachrichten hinzufügen können. Wenn alle unterschrieben haben, versiegeln Sie die Karte und schicken den Link zur fertigen Karte an die beschenkte Person, per E-Mail über die Website oder in Ihrer eigenen Nachricht.

„Eine Gruppenkarte verschicken“ umfasst zwei getrennte Aufgaben. Erst schicken Sie die Karte an Ihre Kolleginnen und Kollegen, damit sie unterschreiben. Dann schicken Sie die fertige Karte an die Person, für die sie gedacht ist. Wer beides verwechselt, verdirbt die Überraschung. Dieser Ratgeber geht beide Schritte durch, mit Tipps zum Timing für volle Kalender und hybride Teams.

Neu bei digitalen Karten? Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen einer Gruppenkarte online erklärt die Einrichtung von Grund auf.

Wie schicke ich eine Gruppenkarte zum Unterschreiben an Kollegen?

Kopieren Sie den Link zum Unterschreiben und posten Sie ihn dort, wo Ihr Team kommuniziert: E-Mail, Teams, Slack oder WhatsApp. Jede Person mit dem Link kann unterschreiben, und bei SignThisCard braucht dafür niemand ein Konto.

Vor dem Teilen legen Sie ein kostenloses Konto an und bestätigen Ihre E-Mail-Adresse. Dann:

1. Öffnen Sie die Optionen zum Teilen Ihrer Karte.
2. Wählen Sie, wie Sie teilen:
   • Allgemeiner Link zum Unterschreiben: ein Link für alle. Ideal für Team-Chats und Verteiler.
   • Persönliche Einladungslinks: ein eigener Link pro Person, der je eine Unterschrift annimmt. Ideal, wenn Sie bestimmte Personen im Blick behalten wollen.
   • E-Mail-Einladungen: werden an die E-Mail-Adressen der Kolleginnen und Kollegen geschickt.
   • QR-Code: praktisch auf dem Bildschirm im Besprechungsraum oder als ausgedruckter Zettel in der Küche.
3. Schreiben Sie eine kurze Einladung mit Anlass, Frist und dem Hinweis, dass kein Konto nötig ist.
4. Posten Sie sie dort, wo die beschenkte Person sie nicht sieht.

Einen Überblick nach Kanälen finden Sie unter Wo poste ich den Link zum Unterschreiben?

Eine Beispiel-Einladung

Hallo zusammen, am Freitag ist Thomas' letzter Tag. Ich habe eine Abschiedskarte angelegt, die wir alle online unterschreiben können (kein Konto nötig, dauert zwei Minuten): [Link]. Bitte schreibt eure Nachricht bis Donnerstag, 15 Uhr. Und bitte nicht an Thomas weiterleiten!

Gibt es ein Geschenk, ergänzen Sie eine Zeile dazu. SignThisCard sammelt kein Geld; fügen Sie also einen separaten Sammel-Link oder Ihre Bankverbindung in dieselbe Nachricht ein.

Wie verschicke ich eine Gruppenkarte per E-Mail?

Wenn das Unterschreiben abgeschlossen ist, versiegeln Sie die Karte, geben die E-Mail-Adresse der beschenkten Person ein und nutzen den E-Mail-Versand, oder Sie kopieren den Link zur fertigen Karte in Ihre eigene E-Mail. Die beschenkte Person braucht zum Öffnen kein Konto.

So läuft der Versand bei SignThisCard:

1. Vorschau ansehen. Lesen Sie jede Nachricht, prüfen Sie die Namen und sehen Sie sich die Fotos an.
2. Entfernen, was nicht hineingehört. Als organisierende Person können Sie Nachrichten entfernen, etwa doppelte Einträge oder Testnachrichten.
3. Karte versiegeln. Das Versiegeln beendet das Unterschreiben. Es lässt sich nicht wieder öffnen, versiegeln Sie also erst, wenn Sie sicher sind.
4. Versenden:
   • Option A: E-Mail-Adresse der beschenkten Person eingeben und den E-Mail-Versand nutzen.
   • Option B: Link zur fertigen Karte kopieren und in Ihre eigene E-Mail, Ihren Teams-Chat oder Ihre Nachricht einfügen.

Die beschenkte Person klickt auf Karte öffnen, und die Karte öffnet sich wie ein Buch: zuerst das Deckblatt, dann Seiten mit Nachrichten, Unterschriften und Fotos, dazu Musik, falls Sie welche hinzugefügt haben.

Welche Option sollte ich wählen?

Aus unserer Sicht ist es bei Karten im Job besser, den Link in eine eigene Nachricht zu kopieren. Ein kurzer Satz der Teamleitung („Du wirst uns fehlen, Thomas – deine Buchhaltung“) macht den Moment persönlich.

Wann ist der beste Zeitpunkt zum Versenden?

Verschicken Sie die Karte, wenn die beschenkte Person einen Moment Zeit dafür hat: morgens am Geburtstag oder ein paar Stunden vor dem endgültigen Abschied. Vermeiden Sie die letzten zehn Minuten des letzten Arbeitstags, wenn gerade der Laptop abgegeben wird.

SignThisCard verschickt Karten nicht automatisch an einem festgelegten Datum. Das eingetragene Datum hält nur den geplanten Versandtag fest. Sie können eine E-Mail-Erinnerung 0 bis 365 Tage vorher einstellen, die gegen 9 Uhr britischer Zeit ankommt, und verschicken die Karte dann selbst. Unser Beitrag zum Timing und Planen einer Gruppenkarte erklärt Alternativen, etwa zeitgesteuerte E-Mails.

Soll die Nachricht zu einer genauen Uhrzeit ankommen, versiegeln Sie die Karte, kopieren den Link zur fertigen Karte und nutzen die Planungsfunktion Ihres eigenen Programms:

• Outlook bietet „Senden planen“ bzw. „Übermittlung verzögern“.
• Gmail hat „Senden planen“ hinter dem Pfeil neben „Senden“.
• Microsoft Teams erlaubt geplante Chatnachrichten.
• Slack erlaubt das Planen einer Nachricht über den Pfeil neben dem Senden-Button.

Prüfen Sie, wie das in der Version Ihres Unternehmens funktioniert, denn die Menüs unterscheiden sich.

Wie bleibt die Karte eine Überraschung?

Halten Sie den Link zum Unterschreiben aus allen Kanälen, Verteilern und Gruppenchats heraus, in denen die beschenkte Person ist. Sie sieht die Karte erst, wenn Sie ihr den Link zur fertigen Karte schicken.

Praktische Gewohnheiten:

• Einen separaten Chat oder E-Mail-Verlauf ohne die beschenkte Person anlegen.
• Verteiler vor dem Absenden prüfen. „Alle Buchhaltung“ enthält vermutlich genau die Person, die Sie feiern.
• Alle bitten, den Link nicht weiterzuleiten.
• Dem Verlauf einen unauffälligen Namen geben.

Unser Ratgeber, wie eine Gruppenkarte bis zum großen Tag geheim bleibt, behandelt knifflige Fälle, etwa wenn die beschenkte Person Ihre Führungskraft oder die Team-Assistenz ist.

Häufige Fehler beim Verschicken einer Gruppenkarte an Kollegen

• Den Link im Teamkanal posten, in dem die beschenkte Person ist. Der häufigste Grund für verdorbene Überraschungen.
• Zu früh versiegeln. Nachzügler lassen sich danach nicht mehr hinzufügen.
• Der beschenkten Person versehentlich den Link zum Unterschreiben schicken. Prüfen Sie, welchen Link Sie kopiert haben: Link zum Unterschreiben und Link zur fertigen Karte sind verschieden.
• Im falschen Moment versenden. Eine Karte am Samstag für jemanden, der am Freitag gegangen ist, wirkt wie ein Nachgedanke.
• Personen außerhalb Ihres Teams vergessen, etwa Ehemalige oder andere Abteilungen.
• Die Grenze des Gratis-Tarifs übersehen. Die Gratis-Karte erlaubt bis zu 15 Unterschriften; für ein großes Team erlaubt die Einzelkarte für £1,99 unbegrenzt viele.

Hinweise zu Anlässen und Zeitzonen

Im deutschsprachigen Raum sind die häufigsten Karten im Job Abschiedskarten, Geburtstagskarten und Karten zum Ruhestand. Im Vereinigten Königreich spricht man von „leaving cards“, in den USA von „farewell cards“ oder „going-away cards“. Der Ablauf ist derselbe. Arbeitet Ihr Team über Zeitzonen hinweg, verschicken Sie die fertige Karte während der Arbeitszeit der beschenkten Person, nicht während Ihrer.

Das Wichtigste in Kürze

• Eine Gruppenkarte an Kollegen zu verschicken heißt zwei Schritte: den Link zum Unterschreiben im Team teilen, dann die fertige Karte an die beschenkte Person schicken.
• Unterschrieben wird über einen allgemeinen Link, persönliche Einladungslinks, E-Mail-Einladungen oder einen QR-Code.
• Die fertige Karte lässt sich über die Website mailen oder als Link in Ihrer eigenen E-Mail oder Ihrem Chat verschicken.
• Das Versiegeln beendet das Unterschreiben dauerhaft und lässt sich nicht wieder öffnen.
• SignThisCard verschickt Karten nicht automatisch an einem Datum, bietet aber eine Erinnerungs-E-Mail.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich die Gruppenkarte über Microsoft Teams verschicken?

Ja. Kopieren Sie den Link zum Unterschreiben in einen Teams-Chat oder -Kanal für die Kolleginnen und Kollegen. Nach dem Versiegeln fügen Sie den Link zur fertigen Karte in einen privaten Chat mit der beschenkten Person ein. Achten Sie darauf, dass sie nicht in dem Chat ist, in dem Sie den Link zum Unterschreiben geteilt haben, sonst öffnet sie ihn womöglich zu früh.

Braucht die beschenkte Person ein Konto, um die Karte zu öffnen?

Nein. Sie klickt auf den Link zur fertigen Karte, tippt auf „Karte öffnen“, und die Karte öffnet sich im Browser wie ein Buch. Geblättert wird mit Pfeilen, Tastatur oder per Wischen. Nur die organisierende Person braucht ein kostenloses Konto; auch Unterzeichnende brauchen keins.

Kann ich die Karte an die private E-Mail-Adresse schicken?

Ja. Sie können jede E-Mail-Adresse eintragen, was praktisch ist, wenn jemand bald keinen Zugriff mehr auf das dienstliche Postfach hat. Fragen Sie vorher um Erlaubnis oder klären Sie es mit einer vertrauten Kollegin oder einem vertrauten Kollegen, und posten Sie die Adresse nie in einem gemeinsamen Kanal.

Kann ich die Karte an mehrere Personen schicken?

Jede Karte ist für eine Empfängerin oder einen Empfänger gedacht. Teilen sich ein Paar oder ein kleines Team einen Anlass, können Sie denselben Link zur fertigen Karte selbst an alle schicken. Denken Sie daran: Jede Person mit dem Link kann die Karte öffnen. Teilen Sie ihn also nur mit den richtigen Leuten.

Was, wenn jemand nach dem Versand noch unterschreiben möchte?

Nach dem Versiegeln ist das Unterschreiben geschlossen und lässt sich nicht wieder öffnen. Deshalb sind eine klare Frist und eine Vorschau so wichtig. Wer es verpasst hat, kann eine eigene Nachricht schicken, oder Sie erwähnen die Person in Ihrer Begleitnachricht beim Versand.

Kann ich die Karte für jemanden drucken, der lieber Papier mag?

Ja. Öffnen Sie die Druckansicht, um die Karte zu drucken oder ein PDF herunterzuladen. Gedruckte Karten und PDFs spielen keine Musik und keine Animationen ab, enthalten aber jede Nachricht und sind ein schönes Andenken zum Ruhestand oder für langjährige Kolleginnen und Kollegen.

Fazit

Um eine Gruppenkarte an Kollegen zu verschicken, teilen Sie den Link zum Unterschreiben mit dem Team (nicht mit der beschenkten Person), nennen eine klare Frist, versiegeln die Karte und mailen sie oder schicken den Link im richtigen Moment. Zwei Links, zwei Zielgruppen, eine glückliche Kollegin oder ein glücklicher Kollege.

Wenn Sie so weit sind, erstellen Sie die Karte Ihres Teams und teilen Sie den Link in wenigen Minuten.