Comment envoyer une carte de groupe à ses collègues (et envoyer la carte terminée par e-mail)

Réponse rapide : Pour envoyer une carte de groupe à vos collègues, créez une carte collective en ligne, puis partagez son lien de signature par e-mail, Teams ou Slack pour qu'ils ajoutent leurs messages. Quand tout le monde a signé, scellez la carte et envoyez le lien de la carte terminée au destinataire, soit par e-mail depuis le site, soit dans votre propre message.

« Envoyer une carte de groupe » recouvre deux tâches distinctes. D'abord, vous envoyez la carte à vos collègues pour qu'ils la signent. Ensuite, vous envoyez la carte terminée à la personne à qui elle est destinée. C'est en confondant les deux qu'on gâche les surprises. Ce guide détaille les deux étapes, avec des conseils de timing pour les équipes chargées et hybrides.

Vous découvrez les cartes numériques ? Notre guide pas à pas pour créer une carte de groupe en ligne explique la mise en place depuis le début.

Comment envoyer une carte de groupe à faire signer aux collègues ?

Copiez le lien de signature de la carte et publiez-le là où votre équipe échange : e-mail, Teams, Slack ou WhatsApp. Toute personne disposant du lien peut signer, et sur SignThisCard, elle n'a pas besoin de compte.

Avant de partager, vous devez créer un compte organisateur gratuit et vérifier votre adresse e-mail. Ensuite :

1. Ouvrez les options de partage de votre carte.
2. Choisissez comment partager :
   • Lien de signature général : un seul lien pour tout le monde. Idéal pour les chats d'équipe et les listes de diffusion.
   • Liens d'invitation individuels : un lien personnel par personne, chacun acceptant une signature. Idéal quand vous devez suivre des personnes précises.
   • Invitations par e-mail : envoyées aux adresses e-mail des collègues.
   • QR code : pratique sur l'écran d'une salle de réunion ou sur un mot imprimé dans la cuisine.
3. Rédigez un court message d'invitation avec l'occasion, l'échéance et une mention indiquant qu'aucun compte n'est nécessaire.
4. Publiez-le là où le destinataire ne le verra pas.

Pour le détail canal par canal, consultez où publier le lien de signature.

Exemple de message d'invitation

Bonjour à tous, vendredi c'est le dernier jour de Thomas. J'ai créé une carte de départ que nous pouvons tous signer en ligne (pas besoin de compte, ça prend deux minutes) : [lien]. Merci d'ajouter votre message avant jeudi 15 h. Et surtout, ne le transférez pas à Thomas !

S'il y a un cadeau, ajoutez une ligne à ce sujet. SignThisCard ne collecte pas d'argent : collez un lien de cagnotte séparé ou des coordonnées bancaires dans le même message.

Comment envoyer une carte de groupe par e-mail ?

Une fois les signatures terminées, scellez la carte, puis saisissez l'adresse e-mail du destinataire et utilisez le bouton d'envoi par e-mail, ou copiez le lien de la carte terminée dans votre propre e-mail. Le destinataire n'a pas besoin de compte pour l'ouvrir.

Voici comment se passe l'envoi sur SignThisCard :

1. Prévisualisez la carte. Lisez chaque message, vérifiez les noms et regardez les photos.
2. Supprimez ce qui n'a pas sa place. En tant qu'organisateur, vous pouvez supprimer des messages, comme des doublons ou des tests.
3. Scellez la carte. Sceller ferme les signatures. On ne peut pas rouvrir la carte : ne scellez que lorsque vous êtes sûr.
4. Envoyez-la :
   • Option A : saisissez l'adresse e-mail du destinataire et utilisez le bouton d'envoi par e-mail.
   • Option B : copiez le lien de la carte terminée et collez-le dans votre propre e-mail, chat Teams ou message.

Le destinataire clique sur Ouvrir votre carte, et la carte s'ouvre comme un livre : d'abord la couverture, puis les pages de messages, de signatures et de photos, avec la musique si vous en avez ajouté.

Quelle option choisir ?

À notre avis, copier le lien dans votre propre message est préférable pour les cartes professionnelles. Un petit mot du responsable d'équipe (« Tu vas nous manquer, Thomas, de la part de toute l'équipe finance ») rend le moment plus personnel.

Quel est le meilleur moment pour envoyer la carte ?

Envoyez-la quand le destinataire a un moment pour en profiter : le matin de son anniversaire, ou quelques heures avant les adieux d'une personne qui part. Évitez les dix dernières minutes de son dernier jour, quand elle rend son ordinateur.

SignThisCard n'envoie pas les cartes automatiquement à une date donnée. La date que vous saisissez enregistre la date d'envoi prévue. Vous pouvez programmer un rappel par e-mail de 0 à 365 jours avant cette date, qui arrive vers 9 h (heure du Royaume-Uni), puis envoyer la carte vous-même. Notre article sur le calendrier et la programmation d'une carte de groupe présente des solutions de contournement, dont l'envoi d'e-mail programmé.

Si vous voulez que le message arrive à une heure précise, scellez la carte, copiez le lien de la carte terminée et utilisez la fonction de programmation de votre propre outil :

• Outlook propose une option d'envoi programmé / de remise différée.
• Gmail propose « Programmer l'envoi » via la flèche à côté du bouton Envoyer.
• Microsoft Teams permet de programmer des messages de chat.
• Slack permet de programmer un message via la flèche à côté du bouton d'envoi.

Vérifiez le fonctionnement de la version utilisée par votre entreprise, car les menus varient.

Comment préserver la surprise ?

Tenez le lien de signature à l'écart de tous les canaux, listes de diffusion et conversations de groupe dont le destinataire fait partie. Il ne voit la carte que lorsque vous lui envoyez le lien de la carte terminée.

Bonnes habitudes :

• Créez une conversation ou un fil d'e-mails séparé, sans le destinataire.
• Vérifiez les listes de diffusion avant d'envoyer. « Tout le service finance » inclut probablement la personne à l'honneur.
• Demandez aux gens de ne pas transférer le lien.
• Donnez au fil un titre discret.

Notre guide pour garder une carte de groupe secrète jusqu'au jour J aborde les cas délicats, par exemple quand le destinataire est votre manager ou l'administrateur de l'équipe.

Erreurs fréquentes en envoyant une carte de groupe à des collègues

• Publier le lien de signature dans le canal d'équipe dont le destinataire fait partie. C'est la façon la plus courante de gâcher une surprise.
• Sceller trop tôt. Les retardataires ne peuvent plus être ajoutés ensuite.
• Envoyer par erreur le lien de signature au destinataire. Vérifiez quel lien vous avez copié : le lien de signature et le lien de la carte terminée sont différents.
• Envoyer au mauvais moment. Une carte reçue le samedi pour une personne partie le vendredi a l'air d'un oubli rattrapé.
• Oublier les personnes hors de votre équipe, comme les anciens collègues ou d'autres services.
• Négliger la limite de l'offre gratuite. La carte gratuite accepte jusqu'à 15 signataires ; pour une grande équipe, la carte unique à 1,99 £ permet un nombre illimité de signataires.

Remarques selon les pays

En France, en Belgique, en Suisse comme au Canada, les cartes les plus courantes au travail sont les cartes de départ, les cartes d'anniversaire et les cartes de départ à la retraite. Le processus est le même partout. Si votre équipe est répartie sur plusieurs fuseaux horaires, envoyez la carte terminée pendant les heures de travail du destinataire, pas les vôtres.

Points clés à retenir

• Envoyer une carte de groupe à ses collègues se fait en deux temps : partager le lien de signature avec les collègues, puis envoyer la carte terminée au destinataire.
• Les signataires peuvent signer via un lien général, des liens d'invitation individuels, des invitations par e-mail ou un QR code.
• La carte terminée peut être envoyée par e-mail depuis le site ou sous forme de lien dans votre propre e-mail ou chat.
• Sceller ferme définitivement les signatures et la carte ne peut pas être rouverte.
• SignThisCard n'envoie pas les cartes automatiquement à une date ; il propose plutôt un e-mail de rappel.

Questions fréquentes

Puis-je envoyer la carte de groupe via Microsoft Teams ?

Oui. Copiez le lien de signature dans un chat ou un canal Teams pour que les collègues signent. Une fois la carte scellée, collez le lien de la carte terminée dans une conversation privée avec le destinataire. Assurez-vous qu'il ne fait pas partie du chat où vous avez partagé le lien de signature, sinon il risque de l'ouvrir trop tôt.

Le destinataire a-t-il besoin d'un compte pour ouvrir la carte ?

Non. Le destinataire clique sur le lien de la carte terminée, puis sur « Ouvrir votre carte », et la carte s'ouvre comme un livre dans son navigateur. Il tourne les pages avec les flèches, le clavier ou en balayant l'écran. Seul l'organisateur a besoin d'un compte gratuit ; les signataires non plus n'en ont pas besoin.

Puis-je envoyer la carte à l'adresse e-mail personnelle du destinataire ?

Oui. Vous pouvez saisir n'importe quelle adresse e-mail, ce qui est utile pour une personne qui part et va bientôt perdre l'accès à sa messagerie professionnelle. Demandez-lui son accord ou vérifiez d'abord auprès d'un collègue proche, et ne publiez jamais cette adresse dans un canal partagé.

Puis-je envoyer la carte à plusieurs destinataires ?

Chaque carte est conçue pour un seul destinataire. Si un couple ou une petite équipe partage la même occasion, vous pouvez envoyer vous-même le même lien de carte terminée à chacun. N'oubliez pas que toute personne disposant de ce lien peut ouvrir la carte : ne le partagez qu'avec les personnes concernées.

Que faire si quelqu'un veut signer après l'envoi ?

Une fois la carte scellée, les signatures sont closes et ne peuvent pas être rouvertes. C'est pourquoi une échéance claire et une prévisualisation sont importantes. Si quelqu'un a manqué le coche, il peut envoyer son propre message séparément, ou vous pouvez le mentionner dans votre mot d'accompagnement au moment de l'envoi.

Puis-je imprimer la carte pour quelqu'un qui préfère le papier ?

Oui. Ouvrez la vue d'impression pour imprimer la carte ou télécharger un PDF. Les copies imprimées et PDF ne jouent ni musique ni animations, mais elles conservent chaque message : un joli souvenir pour un départ à la retraite ou un collègue de longue date.

Conclusion

Pour envoyer une carte de groupe à vos collègues, partagez le lien de signature avec eux (pas avec le destinataire), fixez une échéance claire, puis scellez la carte et envoyez-la par e-mail ou par lien au bon moment. Deux liens, deux publics, un collègue ravi.

Quand vous êtes prêt, créez la carte de votre équipe et partagez le lien en quelques minutes.