So erstellen Sie eine Abschiedskarte für eine Kollegin oder einen Kollegen

Kurze Antwort: Für eine Abschiedskarte starten Sie eine Online-Gruppenkarte, sobald das Ausscheidedatum bekannt ist, schicken den Link zum Unterschreiben an alle, mit denen die Person zusammengearbeitet hat (nicht an sie selbst), und schließen die Unterschriftenphase ein bis zwei Tage vor dem letzten Arbeitstag. Dann versiegeln Sie die Karte und senden den Link, bevor das dienstliche E-Mail-Konto abgeschaltet wird.

Abschiedskarten kommen schneller, als man denkt. Eben hat Thomas noch gekündigt, schon ist Freitagnachmittag und jemand fragt: „Hat eigentlich jemand eine Karte besorgt?“ Dieser Ratgeber begleitet Sie durch alles: Timing, Teilen, den letzten Schliff und die kleinen Details, die einen Abschied rund machen.

Was ist eine Abschiedskarte für Kollegen?

Eine Karte, die das Team unterschreibt, um sich zu verabschieden und Danke zu sagen, wenn jemand geht. Im Englischen heißt sie im Vereinigten Königreich „leaving card“, in den USA „farewell card“ oder „going-away card“.

Papierkarten funktionieren für kleine Büroteams nach wie vor. Für hybride und Remote-Teams ist eine Online-Karte oft einfacher: Alle unterschreiben über einen Link, und die scheidende Person bekommt eine Karte mit allen Nachrichten. Unser Schritt-für-Schritt-Ratgeber zu Gruppenkarten online erklärt das Prinzip. Wenn Sie zwischen Papier und digital abwägen, vergleicht unser Beitrag zu digitalen Abschiedskarten beide Varianten.

Wann sollte ich mit der Abschiedskarte beginnen?

Sobald das Ausscheidedatum öffentlich ist – und schließen Sie die Unterschriftenphase ein bis zwei Arbeitstage vor dem letzten Tag. Wer einen Job verlässt, hat meist eine Kündigungsfrist. Im Vereinigten Königreich müssen Beschäftigte laut Acas nach mindestens einem Monat Betriebszugehörigkeit mindestens eine Woche Kündigungsfrist einhalten, viele Verträge sehen mehr vor. Auch in Deutschland, Österreich und der Schweiz bleibt oft weniger Zeit, als man denkt – warten Sie also nicht.

Halten Sie den letzten Tag für die Übergabe frei. Wer am letzten Nachmittag noch Unterschriften hinterherjagt, hat Stress – und verpasst leicht den Moment.

Tipp: Als Organisation können Sie eine E-Mail-Erinnerung 0 bis 365 Tage vor dem geplanten Versanddatum einstellen. Sie erinnert Sie selbst – der Versand erfolgt nicht automatisch.

Wie erstelle ich eine Abschiedskarte online Schritt für Schritt?

Karte anlegen, Link mit dem Team teilen, am letzten Tag versiegeln und senden. So funktioniert es bei SignThisCard.

1. Anlass und Titelbild wählen

Wählen Sie den Anlass Abschied und ein Motiv. Sie können auch ein eigenes Foto hochladen (JPG, PNG oder WebP bis 10 MB; ideal ist ein Hochformat von etwa 960×1280), etwa ein Teamfoto vom Sommerfest. Fügen Sie eine Titelnachricht wie „Alles Gute, Thomas!“ hinzu und wählen Sie eine Farbe.

Sie brauchen ein kostenloses Konto als Organisatorin oder Organisator und müssen Ihre E-Mail-Adresse bestätigen, bevor Sie teilen oder senden.

2. Link zum Unterschreiben teilen

Kopieren Sie den Link in eine Gruppen-E-Mail, einen Microsoft-Teams- oder Slack-Kanal oder in WhatsApp. Ist das Team überwiegend im Büro, funktioniert ein QR-Code am schwarzen Brett in der Küche gut. Unterzeichnende brauchen kein Konto.

Denken Sie über das eigene Team hinaus. Scheidende arbeiten oft eng mit anderen Abteilungen, Ansprechpartnern bei Lieferanten oder ehemaligen Kolleginnen und Kollegen zusammen. Fragen Sie die direkte Führungskraft, wen Sie noch einladen sollten.

3. Nachrichten, Unterschriften und Fotos sammeln

Unterzeichnende klicken auf „Nachricht hinzufügen“, schreiben ihren Text, ergänzen ihren Namen und wählen eine Notizfarbe. Sie können eine handschriftliche Unterschrift zeichnen und ein Foto hinzufügen – bei Abschiedskarten besonders schön: alte Teamfotos oder Bilder von der Weihnachtsfeier. Eine Schreibhilfe schlägt Text vor, den man anpassen kann.

4. Musik oder Video hinzufügen

Die Organisation kann einen Titel aus der Musikbibliothek hinzufügen oder ein kurzes Video hochladen, etwa einen Clip vom winkenden Team. GIFs sind keine aufgeführte Funktion – schlagen Sie stattdessen Fotos vor.

5. Prüfen, versiegeln, senden

Sehen Sie sich die Karte in der Vorschau an und entfernen Sie unpassende Nachrichten. Dann versiegeln Sie sie. Das Versiegeln beendet die Unterschriftenphase und lässt sich nicht rückgängig machen – stellen Sie sicher, dass auch die Nachzügler dabei sind. Kopieren Sie den Link zur fertigen Karte oder geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein und nutzen Sie den E-Mail-Versand. Mit einem Klick auf „Karte öffnen“ öffnet sie sich wie ein Buch, Seite für Seite.

Wohin sollte ich die Abschiedskarte senden?

Am besten an eine E-Mail-Adresse, die die Person auch nach dem letzten Tag noch hat. Dienstliche Konten werden beim Ausscheiden oft abgeschaltet, manchmal noch am selben Abend. Landet die Karte um 17 Uhr im dienstlichen Postfach, sieht sie die Person womöglich nie.

Zwei Möglichkeiten:

• Fragen Sie diskret nach einer privaten E-Mail-Adresse „um in Kontakt zu bleiben“ – oder fragen Sie eine enge Kollegin, die sie schon hat.
• Senden Sie den Link während der Abschiedsfeier oder im letzten Videocall, damit die Person ihn öffnet, während alle dabei sind.

Die fertige Karte lässt sich auch drucken. In der Druckansicht können Sie sie ausdrucken oder ein PDF herunterladen und so zusätzlich ein Papierexemplar überreichen. Ausdrucke und PDFs spielen keine Musik und keine Animationen ab.

Wie bleibt die Abschiedskarte eine Überraschung?

Halten Sie den Link aus Kanälen heraus, in denen die scheidende Person ist. Legen Sie einen eigenen Verlauf oder Chat an, bitten Sie darum, die Karte im Haupt-Teamkanal nicht zu erwähnen, und behalten Sie den Verwaltungslink für sich. Die Person sieht die Karte erst, wenn Sie den Link zur fertigen Karte senden.

Sollte man Geld für ein Abschiedsgeschenk sammeln?

Das entscheidet das Team – SignThisCard sammelt jedoch kein Geld. Wenn Sie zusammenlegen, nutzen Sie einen separaten Weg wie Überweisung, einen Dienst für Geldsammlungen oder einen Gutschein, und fügen Sie diesen Link in dieselbe Nachricht wie den Link zum Unterschreiben ein. Unser Ratgeber zum Organisieren einer Geldsammlung für ein Gruppengeschenk hat praktische Tipps – auch dazu, wie Beiträge freiwillig bleiben.

Ideen für Nachrichten auf der Abschiedskarte

Danken Sie für etwas Konkretes und wünschen Sie dann alles Gute. Ein paar Anregungen für die Unterzeichnenden:

• „Danke für deine Hilfe beim Budget, Quartal für Quartal. Dein neues Team kann sich glücklich schätzen.“
• „Ohne dich wird es nicht dasselbe sein. Viel Glück – und lass von dir hören!“
• „Danke, dass du so geduldig mit mir warst, als ich neu war. Ich habe viel von dir gelernt.“
• „Viel Erfolg in der neuen Position. Vergiss uns nicht!“

Weitere Ideen – auch für Führungskräfte oder Menschen, die Sie kaum kennen – finden Sie in unserem Ratgeber, was man in eine Abschiedskarte schreibt.

Häufige Fehler bei Abschiedskarten

• Bis zum letzten Tag warten. Kündigungsfristen können kurz sein.
• Nur das eigene Team einladen. Scheidende haben oft abteilungsübergreifend gearbeitet.
• An ein dienstliches Postfach senden, das bald geschlossen wird. Nutzen Sie wenn möglich eine private Adresse.
• Versiegeln, bevor die Nachzügler unterschrieben haben. Das Versiegeln lässt sich nicht rückgängig machen.
• Karte und Geldsammlung vermischen. Halten Sie das Finanzielle getrennt und freiwillig.

Das Wichtigste in Kürze

• Starten Sie die Abschiedskarte, sobald das Ausscheidedatum bekannt ist; im Vereinigten Königreich kann die Kündigungsfrist nur eine Woche betragen.
• Schließen Sie die Unterschriftenphase ein bis zwei Arbeitstage vor dem letzten Tag.
• Senden Sie die fertige Karte an eine Adresse, die die Person auch nach dem Ausscheiden noch hat.
• Unterzeichnende brauchen kein Konto, nur die Organisation.
• SignThisCard sammelt kein Geld – organisieren Sie eine Geschenksammlung separat.

Häufig gestellte Fragen

Wann sollte ich die Abschiedskarte an die Kollegin oder den Kollegen senden?

Am letzten Tag oder kurz davor, am besten während der Abschiedsfeier oder im letzten Team-Call, damit alle den Moment miterleben. Senden Sie sie nicht erst, wenn die Person schon weg ist und das dienstliche Postfach womöglich geschlossen ist. Schicken Sie den Link wenn möglich an eine private E-Mail-Adresse, die die Person weiter nutzt.

Wie lange sollte die Karte zum Unterschreiben offen sein?

So lange, wie die Kündigungsfrist es zulässt – schließen Sie aber ein bis zwei Arbeitstage vor dem letzten Tag. So bleibt Zeit, Nachrichten zu prüfen, Musik oder ein Video hinzuzufügen und die Karte in Ruhe zu versiegeln. Ist die Frist kurz, nennen Sie in der Einladung eine klare Deadline, damit niemand es aufschiebt.

Können ehemalige Kolleginnen und Kollegen die Karte unterschreiben?

Ja, wenn Sie ihnen den Link schicken. Unterzeichnende brauchen kein Konto, also können auch ehemalige Kolleginnen und Kollegen, Freiberufler oder Kontakte in anderen Organisationen eine Nachricht hinzufügen. Teilen Sie den Link nur mit Menschen, die die Karte sehen sollen – jede Person mit dem Link kann sie öffnen und unterschreiben.

Ist eine Abschiedskarte kostenlos?

Das kann sie sein. Der Free-Tarif von SignThisCard umfasst eine Karte mit bis zu 15 Unterschriften, die sich einmal nutzen lässt. Für größere Abschiedskarten kostet eine Single Card £1,99 mit unbegrenzten Unterschriften und ohne Abo. Monatstarife lohnen sich für alle, die regelmäßig Karten organisieren.

Kann ich die Abschiedskarte ausdrucken?

Ja. Über die Druckansicht drucken Sie die Karte oder laden ein PDF herunter. Viele Teams überreichen bei der Abschiedsfeier ein gedrucktes Exemplar und schicken zusätzlich den Online-Link. Ausdruck und PDF spielen keine Musik und keine Animationen ab – die Online-Karte bleibt die vollständige Version.

Kann ich Teamfotos zur Abschiedskarte hinzufügen?

Ja. Unterzeichnende können zu ihrer Nachricht ein Foto hinzufügen, und die Organisation kann ein eigenes Titelfoto hochladen. Außerdem kann die Organisation Musik oder ein kurzes Video ergänzen. GIFs sind keine aufgeführte Funktion – schlagen Sie statt eines animierten Clips ein Lieblingsfoto vor.

Fazit

Eine gute Abschiedskarte für Kollegen ist vor allem eine Frage des Timings: starten, sobald die Nachricht raus ist, eine klare Frist setzen und senden, bevor der letzte Tag endet. Dann verlässt Thomas das Büro mit einer Karte voller ehrlicher Dankeschöns statt ein paar hastiger Zeilen.

Bereit? Erstellen Sie eine Abschiedskarte für Ihre Kollegin oder Ihren Kollegen und teilen Sie den Link mit dem Team. Für andere Anlässe stöbern Sie in unseren Gruppenkarten-Ideen nach Anlass.