So gestalten Sie eine Beileidskarte vom Team für eine Kollegin oder einen Kollegen

Kurze Antwort: Klären Sie für eine Beileidskarte vom Team zuerst behutsam, ob die Kollegin oder der Kollege eine Karte begrüßen würde. Legen Sie dann eine schlichte Online-Karte an, teilen Sie den Link nur mit Menschen, die die Person kennen, und lassen Sie zwei bis vier Tage Zeit zum Unterschreiben. Lesen Sie jede Nachricht, versiegeln Sie die Karte und senden Sie sie innerhalb von ein bis zwei Wochen.

Wenn jemand im Team einen geliebten Menschen verliert, möchten die meisten etwas sagen – und haben Angst, das Falsche zu sagen. Eine gemeinsame Beileidskarte zeigt in einer behutsamen Geste, dass das Team Anteil nimmt, ohne dass jede Person den richtigen Moment finden muss. Dieser Ratgeber erklärt, wann Sie die Karte senden, wie Sie einfühlsam einladen und wo Betroffene weitere Unterstützung finden.

Was ist eine Beileidskarte vom Team?

Eine einzelne Trauer- oder Kondolenzkarte, die mehrere Menschen – meist Kolleginnen und Kollegen – unterschreiben, um jemanden nach einem Todesfall zu unterstützen. Im Englischen spricht man von „sympathy card“ oder „condolence card“ from work.

Eine Online-Version funktioniert wie eine Papierkarte, die herumgereicht wird – nur dass alle über einen Link unterschreiben. Das hilft, wenn Menschen im Homeoffice, in Teilzeit oder in unterschiedlichen Schichten arbeiten. Wenn Sie noch nie eine eingerichtet haben, erklärt unser Ratgeber zum Erstellen einer Gruppenkarte online den allgemeinen Ablauf.

Sollte ich vorher nachfragen?

Ja – eine kurze, behutsame Rückfrage ist rücksichtsvoll und vermeidet Überraschungen. Die meisten freuen sich über eine Karte vom Team, manche wünschen sich aber Privatsphäre, und kulturelle oder familiäre Umstände sind verschieden.

Bitten Sie am besten die Führungskraft oder eine enge Kollegin, vorsichtig nachzufragen, oder richten Sie sich danach, was die Person selbst dazu gesagt hat, wie die Nachricht geteilt werden soll. Verwenden Sie nur Informationen, die sie selbst weitergegeben hat. Nennen Sie in Ihrer Einladung keine Details zum Tod oder zu den Umständen.

Wann sollte die Beileidskarte verschickt werden?

Idealerweise innerhalb von ein bis zwei Wochen, nachdem Sie die Nachricht erhalten haben. Die ersten Tage sind oft überwältigend, doch eine Karte in der Woche danach zeigt: Du bist nicht vergessen. Eine feste Regel gibt es nicht, und auch eine später ankommende Karte ist willkommen.

Halten Sie die Unterschriftenphase kurz:

Ein kurzes Zeitfenster verhindert, dass die Karte auf To-do-Listen liegen bleibt, und sorgt dafür, dass sie ankommt, wenn Anteilnahme am meisten zählt. Kehrt die Person bald an die Arbeit zurück, kann eine Karte vor dem ersten Arbeitstag diesen Tag etwas leichter machen.

Wie gestalte ich eine Beileidskarte vom Team online?

Eine schlichte Karte anlegen, einen kleinen, vertrauten Kreis einladen, jede Nachricht lesen, dann versiegeln und senden. Bei SignThisCard gibt es keine eigene Anlassseite für Beileid. Starten Sie daher über die allgemeine Seite zum Erstellen einer Karte und wählen Sie ein ruhiges Design.

1. Ein ruhiges, schlichtes Titelbild wählen

Wählen Sie ein sanftes Motiv oder laden Sie ein eigenes Bild hoch (JPG, PNG oder WebP bis 10 MB; ideal im Hochformat von etwa 960×1280), etwa ein schlichtes Foto von Blumen oder einer Landschaft. Halten Sie die Titelnachricht kurz, zum Beispiel „In Gedanken bei dir, Sabine“ oder „In stiller Anteilnahme – dein Team“. Wählen Sie eine sanfte Farbe.

Sie brauchen ein kostenloses Konto als Organisatorin oder Organisator und müssen Ihre E-Mail-Adresse bestätigen, bevor Sie teilen oder senden.

2. Den Link mit Bedacht teilen

Schicken Sie den Link nur an Menschen, die Ihre Kollegin oder Ihren Kollegen kennen – per E-Mail, Microsoft Teams, Slack oder in einer privaten WhatsApp-Gruppe. Meiden Sie große, unternehmensweite Kanäle. Jede Person mit dem Link kann die Karte öffnen und eine Nachricht hinzufügen, halten Sie ihn also im richtigen Kreis.

Unterzeichnende brauchen kein Konto. Sie klicken auf „Nachricht hinzufügen“, schreiben einige Worte, ergänzen ihren Namen und wählen eine Notizfarbe. Sie können auch eine handschriftliche Unterschrift zeichnen – viele empfinden das bei einer Beileidskarte als persönlicher.

3. Extras auf ein Minimum beschränken

Die Organisation kann Musik oder ein kurzes Video hinzufügen, Unterzeichnende können Fotos ergänzen. Bei einer Beileidskarte ist weniger meist mehr. Musik ist kein Muss. Fotos können viel bedeuten, wenn das Team die verstorbene Person kannte – aber nur, wenn Sie sicher sind, dass Ihre Kollegin oder Ihr Kollege das begrüßen würde.

Die Öffnungseffekte unterscheiden sich je nach Anlass. Sehen Sie sich die Karte daher vor dem Versiegeln in der Vorschau an, um sicherzugehen, dass sie sich stimmig anfühlt.

4. Jede Nachricht vor dem Versiegeln lesen

Dieser Schritt ist der wichtigste. Lesen Sie jede Nachricht und entfernen Sie alles, was verletzen könnte, so gut es auch gemeint ist: Witze, Vergleiche, religiöse Formulierungen, die nicht passen, oder Fragen danach, was passiert ist. Die Organisation kann Nachrichten entfernen. Unser Artikel, was man nicht in eine Gruppenkarte schreiben sollte, nennt typische Stolperfallen.

5. Behutsam versiegeln und senden

Das Versiegeln beendet die Unterschriftenphase und lässt sich nicht rückgängig machen. Kopieren Sie danach den Link zur fertigen Karte oder geben Sie die E-Mail-Adresse Ihrer Kollegin oder Ihres Kollegen ein und nutzen Sie den E-Mail-Versand. Ein kurzer, einfühlsamer Begleittext hilft, zum Beispiel: „Wir haben eine Karte vom Team für dich gestaltet. Du musst nicht antworten.“

Möchten Sie zusätzlich ein Papierexemplar schicken, drucken Sie die Karte über die Druckansicht aus oder laden Sie ein PDF herunter. Ausdrucke spielen keine Musik und keine Animationen ab.

Auf welche Unterstützung kann ich hinweisen?

Erwähnen Sie Unterstützungsangebote behutsam, einmal und ohne Druck. Eine Karte ist eine Geste, keine Beratung. Hat Ihr Unternehmen ein Employee Assistance Programme (EAP) oder eine Mitarbeiterberatung, gibt es dort oft vertrauliche Gespräche; die Personalabteilung weiß, was verfügbar ist. Viele Arbeitgeber haben zudem Regelungen für Sonderurlaub im Trauerfall.

Im Vereinigten Königreich bieten diese Organisationen kostenlose Unterstützung:

• Cruse Bereavement Support begleitet Trauernde, unter anderem mit einer kostenlosen landesweiten Helpline unter 0808 808 1677 (Vereinigtes Königreich), und informiert auf seiner Website über Trauer und Arbeit.
• Samaritans ist rund um die Uhr unter 116 123 (Vereinigtes Königreich) für alle da, denen es schlecht geht.

In Deutschland ist die TelefonSeelsorge kostenfrei und rund um die Uhr unter 0800 111 0 111 oder 0800 111 0 222 erreichbar.

Am besten gibt eine Führungskraft oder die Personalabteilung diese Informationen persönlich weiter, statt sie auf die Karte selbst zu schreiben.

Ideen für Nachrichten auf der Beileidskarte

Kurz, aufrichtig und auf die Person bezogen. Ein paar behutsame Anregungen:

• „Mein herzliches Beileid. Ich denke an dich und deine Familie.“
• „Ich wünsche dir in dieser schweren Zeit viel Kraft.“
• „Es gibt keine richtigen Worte – aber wir sind alle für dich da.“
• „Nimm dir alle Zeit, die du brauchst. Wir denken an dich.“

Wer nicht weiß, was er schreiben soll, findet in unserem Ratgeber zu Beileidsworten für Kollegen weitere Beispiele. Wenn Sie die Person nicht gut kannten, lesen Sie unsere Tipps zum Schreiben einer Karte für jemanden, den man kaum kennt.

Das Wichtigste in Kürze

• Klären Sie behutsam, ob eine trauernde Kollegin oder ein trauernder Kollege eine Beileidskarte vom Team begrüßen würde, bevor Sie starten.
• Halten Sie die Unterschriftenphase bei zwei bis vier Arbeitstagen und senden Sie innerhalb von ein bis zwei Wochen.
• Teilen Sie den Link nur mit Menschen, die die Person kennen – nie unternehmensweit.
• Lesen Sie die Nachrichten vor dem Versiegeln und entfernen Sie bei Bedarf einzelne; das Versiegeln ist endgültig.
• Weisen Sie privat und behutsam auf Unterstützung hin, etwa ein Employee Assistance Programme oder – im Vereinigten Königreich – Cruse Bereavement Support und Samaritans.

Häufig gestellte Fragen

Ist eine Beileidskarte von der Arbeit angemessen?

In der Regel ja. Die meisten Menschen sind berührt, wenn sie wissen, dass ihr Team an sie denkt. Da Umstände und Wünsche verschieden sind, bitten Sie die Führungskraft oder eine enge Kollegin, vorher behutsam nachzufragen. Halten Sie die Karte schlicht, nennen Sie keine Details zum Tod und fügen Sie den Hinweis hinzu, dass keine Antwort nötig ist.

Wie schnell sollte eine Beileidskarte verschickt werden?

Innerhalb von ein bis zwei Wochen nach der Nachricht ist ein gutes Ziel. Lassen Sie zwei bis vier Arbeitstage zum Unterschreiben, damit die Karte nicht liegen bleibt. Eine feste Frist gibt es aber nicht – auch eine später ankommende Karte ist eine liebevolle Geste, besonders rund um die Beerdigung oder die Rückkehr an den Arbeitsplatz.

Wer sollte eine Beileidskarte vom Team unterschreiben?

Menschen, die Ihre Kollegin oder Ihren Kollegen kennen: das eigene Team, enge Kooperationspartner und die Führungskraft. Teilen Sie den Link nicht in großen Kanälen, denn jede Person mit dem Link kann die Karte öffnen und unterschreiben. Möchte jemand dabei sein, kann aber nicht selbst unterschreiben, fragen Sie, bevor Sie den Namen ergänzen, und vermerken Sie, wer ihn eingetragen hat.

Sollte eine Beileidskarte Musik oder Fotos enthalten?

Das entscheiden Sie – schlicht ist aber meist am besten. Die Organisation kann Musik oder ein kurzes Video hinzufügen und Unterzeichnende können Fotos ergänzen, nichts davon ist Pflicht. Fügen Sie Fotos der verstorbenen Person nur hinzu, wenn Sie sicher sind, dass Ihre Kollegin oder Ihr Kollege das möchte. Sehen Sie sich die Karte vor dem Versiegeln in der Vorschau an.

Gibt es bei SignThisCard einen Anlass „Beileid“?

Eine eigene Anlassseite für Beileid gibt es nicht. Starten Sie über die Seite zum Erstellen einer Karte, wählen Sie ein ruhiges Motiv oder laden Sie ein eigenes Bild hoch und schreiben Sie eine kurze, einfühlsame Titelnachricht. Alles andere funktioniert wie gewohnt: ein Link zum Unterschreiben, kein Konto für Unterzeichnende, und die Organisation versiegelt und sendet.

Wo finden Trauernde im Vereinigten Königreich Unterstützung?

Cruse Bereavement Support betreibt eine kostenlose landesweite Helpline unter 0808 808 1677 und bietet Informationen zu Trauer und Arbeit. Samaritans ist jederzeit unter 116 123 erreichbar. Viele Arbeitgeber bieten außerdem ein Employee Assistance Programme mit vertraulicher Beratung an – die Personalabteilung kann erklären, was verfügbar ist.

Fazit

Eine Beileidskarte vom Team muss nicht aufwendig sein. Klären Sie, ob sie willkommen ist, laden Sie die richtigen Menschen ein, halten Sie die Nachrichten kurz und warmherzig, lesen Sie alles vor dem Versiegeln und senden Sie die Karte innerhalb von ein, zwei Wochen. Für Ihre Kollegin oder Ihren Kollegen kann es viel bedeuten zu wissen, dass das Team an sie oder ihn denkt.

Wenn Sie bereit sind, können Sie eine schlichte Karte für Ihre Kollegin oder Ihren Kollegen starten. Für andere Anlässe sehen Sie sich unseren Ratgeber zu Gruppenkarten nach Anlass an.