So erstellen Sie eine Willkommenskarte für neue Mitarbeitende

Kurze Antwort: Für eine Willkommenskarte legen Sie eine Woche vor dem ersten Arbeitstag eine Online-Gruppenkarte an, teilen den Link mit dem Team und bitten alle um ein kurzes Hallo plus einen nützlichen Tipp. Versiegeln Sie die Karte und senden Sie sie am ersten Morgen – so findet die neue Person freundliche Namen statt eines leeren Postfachs vor.

Erste Arbeitstage sind ein Wirbel aus Logins, Richtlinien und Gesichtern. Eine Willkommenskarte vom ganzen Team gibt neuen Kolleginnen und Kollegen etwas Herzliches zum Lesen – und eine Liste von Menschen, die schon Hallo gesagt haben. So organisieren Sie die Karte, das schreiben Sie, wenn noch niemand die Person kennt, und so passt das Timing.

Warum eine Willkommenskarte an neue Kolleginnen und Kollegen?

Sie zeigt der neuen Person, dass sich das Team freut – noch bevor sie sich fragen kann, ob das so ist. Außerdem bekommt sie Namen zu Gesichtern, was gerade in hybriden und Remote-Teams hilfreich ist.

Eine Willkommenskarte ergänzt eine gute Einarbeitung. Die britische Schlichtungsstelle Acas empfiehlt, den ersten Tag auf das Wesentliche und das Kennenlernen von Führungskraft und Team zu konzentrieren, statt neue Mitarbeitende mit Informationen zu überhäufen. Eine kurze Karte passt dazu: Sie ist freundlich, schnell gelesen und verlangt der neuen Person nichts ab.

Unserer Erfahrung nach kommen Willkommenskarten mit kleinen praktischen Hinweisen am besten an: wen man zur Reisekostenabrechnung fragt, wo es den guten Kaffee gibt, in welchem Slack-Kanal die Hundefotos landen.

Wie erstelle ich eine Willkommenskarte für neue Mitarbeitende?

Karte anlegen, das Team einladen, am ersten Tag senden. Wenn Sie noch nie eine Online-Karte organisiert haben, erklärt unser Schritt-für-Schritt-Ratgeber zu Gruppenkarten online die Grundlagen; die folgenden Schritte sind auf neue Kolleginnen und Kollegen zugeschnitten.

1. Eine Woche vorher einrichten

Wählen Sie bei SignThisCard den Anlass Willkommen und ein Motiv oder laden Sie ein eigenes Bild hoch, etwa ein Team- oder Bürofoto (JPG, PNG oder WebP bis 10 MB, ideal im Hochformat 960×1280). Fügen Sie eine Titelnachricht wie „Willkommen im Team, Aylin!“ hinzu und wählen Sie eine Farbe.

Sie brauchen ein kostenloses Konto und müssen Ihre E-Mail-Adresse bestätigen, bevor Sie die Karte teilen oder senden.

2. Die Menschen einladen, mit denen sie arbeiten wird

Fügen Sie den Link in Ihren Teamkanal in Microsoft Teams oder Slack, in eine Gruppen-E-Mail oder in WhatsApp ein. Bei Büroteams bringt ein QR-Code auf dem Bildschirm beim Stand-up schnell viele Unterschriften.

Möchten Sie nachverfolgen, wer unterschrieben hat, verschicken Sie stattdessen persönliche Einladungslinks oder E-Mail-Einladungen. Jeder persönliche Link nimmt eine Unterschrift an, und die Verwaltungsseite zeigt jede Einladung als wartend, geöffnet oder unterschrieben. Unterschriften über den allgemeinen Link aktualisieren den Status einer persönlichen Einladung möglicherweise nicht – entscheiden Sie sich daher wenn möglich für einen Weg.

3. Um ein Hallo und einen Tipp bitten

Unterzeichnende brauchen kein Konto. Sie klicken auf „Nachricht hinzufügen“, schreiben einen Gruß, ergänzen ihren Namen, wählen eine Notizfarbe und können eine Unterschrift zeichnen oder ein Foto hinzufügen. Eine Schreibhilfe macht Textvorschläge, die sich anpassen lassen.

Eine Vorgabe hilft enorm. Probieren Sie in Ihrer Einladung: „Bitte schreibt ein kurzes Hallo, eure Rolle und eine Sache, die ihr in eurer ersten Woche gern gewusst hättet.“

4. Etwas vom Team ergänzen

Als Organisation können Sie einen Musiktitel aus der Bibliothek hinzufügen oder ein kurzes Video hochladen, zum Beispiel ein 20-sekündiges „Hallo“ aller aus einem Team-Call. Öffnungseffekte richten sich nach dem Anlass und berücksichtigen Einstellungen für reduzierte Bewegung.

5. Am ersten Morgen versiegeln und senden

Einen automatischen, zeitgesteuerten Versand gibt es nicht. Stellen Sie eine E-Mail-Erinnerung ein (0 bis 365 Tage vor dem geplanten Datum, Versand gegen 9 Uhr britischer Zeit), sehen Sie sich die Karte in der Vorschau an, versiegeln Sie sie und senden Sie sie selbst. Das Versiegeln beendet die Unterschriftenphase endgültig – warten Sie also, bis die wichtigsten Unterschriften da sind.

Senden Sie den Link zur fertigen Karte per E-Mail oder als Direktnachricht, sobald die Zugänge der neuen Person funktionieren. Sie klickt auf Karte öffnen und die Karte öffnet sich wie ein Buch. Ein Konto ist nicht nötig.

Was schreibt man in eine Willkommenskarte für neue Mitarbeitende?

Kurz, freundlich und praktisch. Sie kennen die Person vermutlich noch nicht – stellen Sie sich also vor und bieten Sie etwas Nützliches an. Zwei, drei Sätze reichen völlig; unser Ratgeber zur Länge einer Nachricht auf der Gruppenkarte erklärt, warum kurz oft am besten ankommt.

Was Sie vermeiden sollten:

• Witze darüber, wie stressig der Job ist oder wie viele schon gegangen sind
• Annahmen über das Privatleben
• Druck („hoffentlich packst du das“)
• Lange Nachrichten, in denen das Willkommen untergeht

Wenn Sie für jemanden unterschreiben, über den Sie nichts wissen, helfen unsere Ideen zum Schreiben an jemanden, den man kaum kennt.

Wie begrüße ich neue Kolleginnen und Kollegen remote oder hybrid?

Bei Remote-Starts hilft eine Gruppenkarte sogar noch mehr, denn sie ersetzt den Rundgang durchs Büro. Bitten Sie die Unterzeichnenden, ein Foto hinzuzufügen, damit die neue Person schon vor dem ersten Videocall Namen und Gesichter zuordnen kann.

Ein paar zusätzliche Tipps:

• Beziehen Sie Menschen an anderen Standorten und in anderen Zeitzonen ein und geben Sie ihnen ein, zwei Tage Zeit.
• Bitten Sie alle zu erwähnen, in welchem Kanal oder Meeting sie die neue Person sehen werden.
• Senden Sie die Karte an eine private E-Mail-Adresse, falls das dienstliche Postfach noch nicht eingerichtet ist – aber nur, wenn die Person sie Ihnen für berufliche Zwecke gegeben hat.

Derselbe Ansatz funktioniert auch bei anderen Remote-Anlässen – sehen Sie, wie ein Remote-Team eine Geburtstagskarte unterschreibt.

Was kostet eine Willkommenskarte?

Ein kleines Team kommt kostenlos aus. Der Free-Tarif von SignThisCard erlaubt eine Karte mit bis zu 15 Unterschriften. Diese kostenlose Karte lässt sich nur einmal nutzen; Versiegeln oder Löschen gibt sie nicht zurück.

Für größere Teams oder regelmäßige Neueinstellungen:

• Single Card – £1,99: eine Karte, unbegrenzte Unterschriften, kein Abo
• Plus – £4,99/Monat (oder £47,90/Jahr): bis zu 5 Karten pro Kalendermonat, bis zu 10 aktive Karten
• Unlimited – £9,99/Monat (oder £95,90/Jahr): kein festes Kartenlimit, Fair Use gilt

Personalabteilungen, die jeden Monat mehrere Neue einarbeiten, finden einen Monatstarif womöglich einfacher. Monatstarife sind jederzeit kündbar, der Zugang bleibt bis zum Ende des bezahlten Zeitraums bestehen.

Das Wichtigste in Kürze

• Eine Willkommenskarte für neue Mitarbeitende wirkt am besten, wenn sie am ersten Morgen ankommt.
• Beginnen Sie etwa eine Woche vor dem ersten Arbeitstag mit dem Sammeln.
• Bitten Sie um ein kurzes Hallo, die eigene Rolle und einen praktischen Tipp.
• Unterzeichnende brauchen kein Konto; nur die Organisation braucht ein kostenloses Konto mit bestätigter E-Mail-Adresse.
• SignThisCard versendet Karten nicht automatisch, aber Sie können vor dem geplanten Datum eine E-Mail-Erinnerung einstellen.
• Fotos der Unterzeichnenden helfen Neuen in Remote- und Hybrid-Teams, Namen und Gesichter zuzuordnen.

Häufig gestellte Fragen

Wann sollten neue Mitarbeitende die Willkommenskarte bekommen?

Idealerweise am ersten Morgen, sobald sie ihre E-Mails öffnen können. Manche Teams senden sie schon am Freitag davor, damit sich die neue Person erwartet fühlt. Beides funktioniert. Senden Sie sie aber nicht erst Wochen später, wenn sich das Willkommen nicht mehr wie eines anfühlt. Stellen Sie eine Erinnerung ein, damit der Termin nicht verrutscht.

Wer sollte eine Willkommenskarte unterschreiben?

Das direkte Team, die Führungskraft und die Menschen, mit denen die neue Person am häufigsten zu tun hat – etwa der Onboarding-Buddy oder Ansprechpersonen aus IT und Personal. In kleinen Firmen kann das ganze Unternehmen unterschreiben. Beschränken Sie sich auf Menschen, die tatsächlich mit ihr arbeiten werden, damit jeder Name etwas bedeutet.

Was, wenn ich die neue Person überhaupt nicht kenne?

Das ist bei einer Willkommenskarte normal. Stellen Sie sich vor, sagen Sie, was Sie machen, und bieten Sie Hilfe an: „Hallo, ich bin Jan aus der IT. Willkommen! Schreib mir, wenn dein Laptop zickt.“ Eine klare, freundliche Vorstellung ist nützlicher als ein origineller Spruch – und die Person hat gleich eine Ansprechperson.

Kann man die Karte mit dem Handy unterschreiben?

Ja. Der Link funktioniert auf Handy, Tablet und Computer, und für Treffen vor Ort gibt es einen QR-Code. Man kann eine Nachricht tippen, mit dem Finger eine Unterschrift zeichnen und ein Foto hinzufügen. Zum Unterschreiben sind weder Konto noch App nötig.

Kann ich ein Teamfoto als Titelbild verwenden?

Ja. Sie können ein eigenes Titelbild im Format JPG, PNG oder WebP mit bis zu 10 MB hochladen. Ein Hochformat von etwa 960×1280 Pixeln passt am besten. Ein aktuelles Teamfoto oder eine Aufnahme vom Büro macht eine Willkommenskarte sofort persönlich.

Kann die neue Person die Karte behalten?

Ja. Sie kann die fertige Karte über den Link öffnen, und es gibt eine Druckansicht mit der Option „PDF herunterladen“. Das PDF enthält Nachrichten, Unterschriften und Fotos, spielt aber keine Musik und keine Animationen ab. Eine Kopie zu speichern ist sinnvoll, da für die Online-Verfügbarkeit der Karte keine feste Dauer veröffentlicht ist.

Fazit

Eine Willkommenskarte für neue Mitarbeitende ist einer der schnellsten Wege, einen ersten Arbeitstag menschlich zu machen. Starten Sie eine Woche vorher, bitten Sie um kurze Grüße mit praktischen Tipps, ergänzen Sie Fotos für Remote-Teams und senden Sie die Karte am ersten Morgen. Weitere Anlässe, die es wert sind, finden Sie in unseren Ideen für Gruppenkarten nach Anlass.

Bereit, die nächste neue Kollegin oder den nächsten neuen Kollegen zu begrüßen? Erstellen Sie eine Willkommenskarte bei SignThisCard und teilen Sie den Link mit Ihrem Team.